Biblioteca

A BCZM é Unidade Suplementar, vinculada à Reitoria, diretamente subordinada ao Reitor. É órgão central executivo, responsável pela administração, planejamento, coordenação e fiscalização das atividades do Sistema de Bibliotecas-SISBI da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. A BCZM é composta pelas divisões:

• Diretoria. Administra e orienta as atividades do SISBI, assessora o Reitor em assuntos específicos, elabora planos, projetos e relatórios técnicos administrativos e outras atividades afins.
• Vice-Diretoria. Assessora o diretor; substitui o diretor nas suas ausências e impedimentos legais e desempenha outras atividades afins.
• Comitê de usuários. Exerce o papel de órgão deliberativo junto à BCZM; acompanha a política de formação e desenvolvimento de coleções do SISBI/UFRN; media o processo de compras do material bibliográfico junto aos Departamentos; analisa e propõe sanções disciplinares a usuário infrator das normas do SISBI/UFRN.
• Assessoria técnica. Presta assessoramento específico à Diretoria da BCZM em assuntos técnicos de planejamento, projetos, programas, organização e métodos e controle de qualidade das atividades do SISBI/UFRN.
• Secretaria. Realiza serviços de natureza administrativa: controlar e distribuir material de consumo, supervisionar os serviços de portaria, auditório, segurança, reprografia, conservação da estrutura física, limpeza e transporte da BCZM; Agenda compromissos administrativos da Diretoria e outras atividades afins.
• Coordenação das bibliotecas setoriais. Coordena e orienta a organização e o funcionamento das Bibliotecas Setoriais e Bibliotecas Setoriais Especializadas em cumprimento às diretrizes técnicas estabelecidas pela BCZM e outras atividades afins.
• Divisão de serviços técnicos. Gerencia as atividades de formação, desenvolvimento, preservação e tratamento técnico do acervo informacional do SISBI/UFRN, através das suas Seções.

1. Seção de processos técnicos. Classifica o material informacional seguindo um sistema de classificação com padrão internacional; define os assuntos relativos a cada obra, observando o tesaurus e cabeçalho de assuntos; participa de programas cooperativos de processamento técnico; cataloga o material informacional em padrões internacionais; prepara o material informacional para consulta e empréstimo; supervisiona os serviços de pequenos reparos e encadernação de publicações danificadas e outras atividades afins.
2. Seção de compras. Solicita às Unidades Acadêmicas listas do material informacional a ser adquirido; recebe as solicitações de compra enviadas pelas Unidades Acadêmicas; organiza e mantém atualizados os catálogos das editoras e livrarias; encaminha as listagens do material selecionado e aprovado a ser adquirido para o setor licitante; recebe e confere o material adquirido e o encaminha para registro, além de outras atividades afins.
3. Seção de seleção e intercâmbio. Promove o intercâmbio de material informacional editado ou produzido pela Universidade e organiza o estoque deste material na Seção; organiza e mantém atualizado o fichário de Instituições com as quais a Biblioteca mantém intercâmbio; recebe e seleciona o material informacional adquirido por doação ou permuta, além de outras atividades afins.

• Divisão de apoio ao usuário

1. Seção de informação e referência. Orienta o uso, fontes e recursos de recuperação da informação; normaliza as publicações editadas pela Editora Universitária e da comunidade acadêmica da UFRN; coordena o empréstimo entre bibliotecas; organiza e executa programas de treinamento e sensibilização dos usuários; coordena o Serviço de Disseminação Seletiva da Informação; permite acessar as bases de dados e redes de informação disponibilizadas eletronicamente; participa de programas de comutação bibliográfica, em linha e acesso eletrônico; atende pedidos de buscas bibliográficas sobre temas especializados e outras atividades afins.
2. Seção de coleções especiais. Recebe e organiza as coleções especiais: Referência, Periódicos, folhetos, Publicações da UFRN, NorteRiograndense, ObrasRaras, Teses e Monografias, Brasiliana, Reserva, Discoteca, Videoteca, Multimeios; auxilia o usuário no uso das coleções; controla o registro de informações sobre o fascículos e volumes dos periódicos e outras atividades afins.
3. Seção de circulação. Promove o uso da informação registrada, em todos os formatos, para a clientela; organiza as estantes das coleções disponíveis para consulta e empréstimo dos usuários; cumpre as normas relativas ao empréstimo, cobrança de multas e sanções; separa o material para encadernação e pequenos reparos; fornece declaração de quitação para usuários sem débito com a BCZM e outras atividades afins.

• Seção de comunicação e programação visual. Divulga produtos e serviços do SISBI/UFRN; programa e organiza exposições e exibições de filmes; mantém atualizados os quadros de divulgação e outras atividades afins.
• Seção de estatística e automação. Define instrumentos de coletas de dados; padroniza conceitos, procedimentos e métodos do sistema estatístico; estabelece indicadores quantitativos e qualitativos do desempenho do SISBI/UFRN; operacionaliza o Sistema de Automação de Bibliotecas em parceria com o órgão de Competência Técnica na área de informática; controla a utilização dos equipamentos eletrônicos da BCZM; executa rotinas de operação, backup e carga de fitas e outras atividades afins.

As áreas que utilizarão o novo sistema são as realçadas em rosa. “Processos técnicos” e “Circulação” por utilizarem o Aleph e “Informação e referência” por ter sido solicitado pelos seus responsáveis.

Nesta seção estão descritas, de forma mais detalhada, os setores da Biblioteca que participarão da análise do novo sistema. Vale dizer que são as seções em rosa na figura acima

1. Classificar o material informacional, seguindo um sistema de classificação com padrão internacional, visando futuras consultas.
2. Definir os assuntos relativos a cada obra, observando o tesaurus e cabeçalho de assuntos. Após a definição dos assuntos, os livros são registrados no sistema seguindo padrões de classificação que permitirão consultas por área do conhecimento humano, por exemplo.
3. Corrigir erros nos registros de livros catalogados no sistema. Os bibliotecários deste setor devem garantir a consistência dos registros armazenados no sistema, garantindo os padrões que permitem a troca de informações com entidades informacionais do mundo todo.
4. Cooperar com as instituições conveniadas para manter uma catalogação coletiva consistente das obras. Os bibliotecários, ao criarem novos registros, podem cooperar com outras instituições, enviando arquivos que serão lidos por elas afim de coletarem informações que foram catalogadas aqui.
5. Catalogar Coleções Especiais. Catalogação pode ser feita também pela seção de Coleções Especiais.

1. Acesso fácil ao catálogo geral dos materiais do acervo
2. Troca de informações de catalogação de material com outras instituições
3. Módulos de Pesquisa que facilitem manter a consistência das informações do acervo. Neste caso, refere-se a um módulo no sistema que permita uma pesquisa bastante flexível afim de identificar se um material que chega ao setor já não se encontra cadastrado no sistema;

1. Cadastrar título. Ocorre quando um bibliotecário cadastra um novo material informacional no sistema. O sistema deverá obedecer a padrões internacionais de armazenamento destas informações afim de permitir o intercâmbio de informações entre instituições conveniadas.
2. Incluir item. Atividade de registrar no sistema a chegada de um material que já se encontra cadastrado. Exemplo: Um professor solicita 20 exemplares de um livro que já existe e o bibliotecário irá registrar apenas o acréscimo destas unidades no acervo existente.
3. Importar título. Coleta de arquivos gerados (geralmente em sites de internet) por outras instituições, contendo informações de material informacional. Esta atividade evita que o bibliotecário tenha que catalogar um material que já foi catalogado por outro bibliotecário em outra instituição.
4. Gerar arquivo de exportação. Ocorre quando o bibliotecário deseja gerar arquivo com informações sobre material catalogado. Este arquivo poderá ser enviado a outras instituições, aproveitando a catalogação realizada.
5. Pesquisar título. Atividade de pesquisar a existência de um material no acervo da biblioteca. Este caso de uso será bastante utilizado uma vez que é realizado antes de outros, como Incluir itens no acervo e Cadastrar novo título, garantindo a não duplicidade de registros, por exemplo.

A Figura abaixo mostra o diagrama de casos de uso da Seção de Processos Técnicos.

A figura abaixo mostra o diagrama de atividades, envolvendo um material informacional, executadas pela divisão de processos técnicos. Os passos seguintes a explicam:

1. Material informacional recebe um número de patrimônio (fornecido pela seção de compras, se tiver sido comprado; ou fornecido pela seção de doação e intercâmbio, se tiver sido doado ou objeto de intercâmbio);
2. Material vai para seção de processos técnicos;
3. Bibliotecário da seção de processos técnicos pesquisa na base se título já existe;

• Se já existir, cadastrar apenas novo item;
• Se não existir:
• Pesquisar no acervo de outras instituições
• Se encontrar, importar registro e cadastrar novo item;
• Se não encontrar, cadastrar título, gerar arquivo de exportação (opcional) e cadastrar novo item.

Esta seção é voltada para o atendimento ao público no sentido de orientar e realizar empréstimo dos seguintes materiais: Referência, Periódicos, folhetos, Publicações da UFRN, NorteRiograndense, ObrasRaras, Teses e Monografias, Brasiliana, Reserva, Discoteca, Videoteca, Multimeios (CD, DVD, Disquete, Fita VHS etc.).

Esses multimeios poderão acompanhar livro (mesma duração do empréstimo do livro) ou serem emprestados individualmente (empréstimo por 24h). No caso de acompanharem livro, esse livro será emprestado pela seção de circulação normalmente.

A seção de Coleções Especiais só trabalha com periódicos doados, portanto usa o módulo Catalogação para catalogação propriamente dita e inclusão de itens. Itens oriundos de compra são trabalhados no módulo Aquisição e Periódicos pela seção de Processos Técnicos.

1. Receber e organizar as coleções especiais: Referência, Periódicos, folhetos, Publicações da UFRN, NorteRiograndense, ObrasRaras, Teses e Monografias, Brasiliana, Reserva, Discoteca, Videoteca, Multimeios;
2. Auxiliar o usuário no uso das coleções;
3. Controlar o registro de informações sobre os fascículos e volumes dos periódicos.

• Bibliotecário (funcionário da biblioteca que recebe um material da Coleção Especial no ato da devolução, registra o empréstimo de material, orienta bolsistas, dentre outros);
• Bolsista (recebe material no ato da devolução, registra empréstimo, etc);
• Chefe do setor (responsável pela gerência da seção e também por dirimir questões relativas aos empréstimos e devoluções de exemplares);
• Cliente (usuário que realiza empréstimo, devolução, informa perda de material ou solicita declaração de quitação, etc.

1. wesco

1. Catalogar periódicos. Atividade de responsabilidade da seção de Processos técnicos, porém para auxiliar na atualização do sistema, quanto aos periódicos antigos, CE os cataloga. Além disso, também utiliza o módulo de Circulação para realizar empréstimos de multimeios.

Esta seção serve de fronteira entre as informações disponíveis na biblioteca e os usuários que as solicitam. É nesta seção que o usuário pode encontrar orientações diversas, por exemplo, como elaborar uma ficha bibliográfica para um trabalho de fim de curso ou ainda onde se encontra a parte do acervo que trata de determinado assunto.

1. Orientar o uso, fontes e recursos de recuperação da informação. Orientação do usuário da biblioteca quanto a sua utilização, fornecendo informações de natureza bibliográfica.
2. Normalizar publicações editadas pela Editora Universitária e pela comunidade acadêmica da UFRN;
3. Coordenar empréstimo entre bibliotecas (requer melhor explicação);
4. Organizar e executar programas de treinamento e sensibilização de usuários;
5. Coordenar o Serviço de Disseminação Seletiva da Informação;
6. Permitir acessar as bases de dados e redes de informação disponibilizadas eletronicamente;
7. Participar de programas de comutação bibliográfica, em linha e acesso eletrônico;
8. Atender pedidos de buscas bibliográficas sobre temas especializados e outras atividades afins.
9. Controlar terminais de acesso à internet. Controle dos terminais com acesso a internet nas dependências da biblioteca. Esta atividade inclui o levantamento diário de dados estatísticos desta utilização. Atualmente este controle é feito manualmente através de planilha de papel, dificultando a contabilização de uso para fins estatísticos e atrasando o bom andamento das atividades do setor.

Bibliotecário (Funcionário da biblioteca que executa a atividade de orientar o usuário) e Bolsista (realiza atividades corriqueiras como por exemplo, controlar o acesso aos terminais de internet).

1. Atender solicitações de levantamentos bibliográficos. É preciso ter o levantamento bibliográfico com informações de totais de títulos e exemplares para uma área do conhecimento. Estas informações são solicitadas pelo MEC ou ainda pela CAPES.
2. Controle de solicitações de revisão de trabalhos acadêmicos. É preciso ter controle eficaz de quem fez solicitação de revisão de trabalhos acadêmicos, permitindo que o bibliotecário, por intermédio do sistema, possa se comunicar com o solicitante do serviço.
3. Controle dos terminais de acesso a internet. É preciso executar esta atividade de maneira mais eficiente. Hoje, este controle é feito manualmente, trazendo aborrecimento aos usuário e provocando a confecção de longa planilha diariamente. Ocasionando, ainda, a necessidade da automatização do levantamento estatístico da utilização destes terminais.

1. Registrar estatística de material consultado. Registro, através do sistema, da quantidade de documentos consultados, por classes (classe da CDU, explicada neste ADN) e por usuários, observando o turno em que está sendo feito o registro. Será útil na geração de relatórios estatísticos de material consultado;
2. Registrar estatística de crescimento da coleção. Registro mensal do crescimento do acervo para uma determinada classe da CDU (Catalogação Decimal Universal);
3. Solicitar revisão de trabalho acadêmico. Usuário solicitar, através do sistema, a revisão do seu trabalho acadêmico. O usuário terá um período para apresentar o trabalho a ser corrigido. A solicitação feita pelo sistema evita que o usuário tenha que se deslocar até a biblioteca;
4. Manter solicitações de revisão de trabalhos acadêmicos. É a atividade de alterar o status de uma solicitação de revisão de trabalho ou ainda colocar no sistema uma observação para quem a solicitou.
5. Realizar levantamento bibliográfico. Gerar relatório com totais de títulos e exemplares existentes no acervo bibliográfico para uma determinada classe do conhecimento. Estes relatórios são freqüentemente solicitados por outras instituições como o MEC ou ainda a CAPES.

A seguir, a visualização do diagrama de casos de uso identificados para a Seção de informação e referência.

1. Disponibilização de informações registradas e catalogadas (livros, exemplares…) para a clientela da biblioteca (alunos, professores, funcionários…);
2. Organização das estantes para consulta e empréstimos pelos usuários;
3. Cumprimento das normas relativas ao empréstimo e devolução de exemplares;
4. Cobrança de multas e sanções;
5. Separação de material para pequenos reparos;
6. Fornecimento de declaração de quitação. É a emissão de documento que comprova que o cliente da biblioteca não tem registro de pendência de devolução de item da biblioteca;
7. Inclusão de alunos de cursos temporários e alunos de intercâmbio no sistema da biblioteca para que possam realizar empréstimos e devoluções.
8. Controle estatístico de crescimento da coleção;
9. Controle estatístico dos materiais consultados;

Bibliotecário (funcionário da biblioteca que recebe um livro no ato da devolução, registra o empréstimo de livro, orienta bolsistas, dentre outros); Bolsista (recebe livro no ato da devolução, registra empréstimo, etc); Chefe do setor (responsável pela gerência da seção e também por dirimir questões relativas aos empréstimos e devoluções de exemplares); Cliente (usuário que realiza empréstimo, devolução, informa perda de livro ou solicita declaração de quitação, etc. Exemplos de clientes: Alunos de graduação, alunos de cursos técnicos, alunos de instituições conveniadas, alunos de pós-graduação, professores e outros).

Obs.: Além desta classificação, os alunos podem ser de Iniciação Científica e/ou Mobilidade Estudantil.

1. Controle do empréstimo e devolução de exemplares. É necessário ter o controle de quais exemplares estão atualmente emprestados e a quem, quais alunos possuem pendências de devolução de exemplares, quantos exemplares estão disponíveis na prateleira para empréstimos;
2. Comunicação direta do Setor de Circulação com os Clientes. O setor de circulação necessita ter um meio de comunicação (pelo próprio sistema) com os clientes da biblioteca, o que será útil para mandar mensagens individuais e em massa para seus clientes. Esta necessidade aparece constantemente no dia-dia do setor. O sistema deve também emitir mensagens automáticas para os clientes que estão em atraso informando-os esta situação, por exemplo.
3. Controle estatístico da coleção. O setor de circulação precisa ter agilidade na emissão de relatórios estatísticos de crescimento da coleção ou ainda de materiais consultados nas estantes. Atividade, atualmente, realizada manualmente. Relatórios esses utilizados para que o MEC avalie a situação da biblioteca e disponibilize os recursos necessários todo o ano.

1. Registrar empréstimo. Registro de empréstimo solicitado por cliente. Este caso de uso cobrirá os vários tipos de empréstimo realizados pela seção de circulação, inclusive empréstimos para fotocópias, empréstimos especiais e outros que serão descritos no documento de especificação deste caso de uso;
2. Registrar renovação de empréstimo. Renovação de empréstimo de exemplar;
3. Cadastrar usuário. Cadastro de usuários ainda não cadastrados por outros sistemas. Exemplo: Um aluno (caso excepcional) que ainda não foi cadastrado no SIGAA. (Obs: Este caso de uso está aqui apenas para levantar a discussão de sua necessidade ou não, é provável que os usuários da biblioteca já tenham sido cadastrados em outras ocasiões);
4. Verificar situação de usuário. Pesquisa no sistema de quais exemplares estão emprestados a um usuário ou ainda se este está em atraso, permitindo acesso a todo o histórico de empréstimos do mesmo;
5. Registrar devolução de material. Atividade realizada pelo funcionário da seção de circulação da biblioteca ao receber de um cliente exemplar que estava emprestado.
6. Emitir quitação. Emissão de documento que comprove que o usuário não tem pendências devido a atrasos na devolução de material ou devido a extravios de material;
7. Informar perda ou dano de material. Usuário informa que perdeu ou danificou um material que estava sob seus cuidados por ocasião de empréstimo;
8. Visualizar estatísticas de crescimento de novas aquisições. Ocorre quando se deseja visualizar as novas aquisições feitas pela biblioteca, é útil para se ter controle de quais materiais serão expostos nas prateleiras de novas aquisições para fins de divulgação;
9. Registrar estatísticas de movimento diário de usuários. Registro dos dados estatísticos colhidos nos sensores instalados nos principais acessos da biblioteca. Este caso de uso é útil para geração de relatórios estatísticos do fluxo de usuários;
10. Registrar estatística de material consultado. Registro da quantidade de documentos consultados por classes (classe da CDU, explicada neste ADN) pelos usuários, observando o turno em que está sendo feito este registro. Isto será útil para a geração de relatórios estatísticos do material que esta sendo consultado;
11. Emitir relatório de usuários com atrasos. Este caso de uso descreverá a atividade que consiste em solicitar ao sistema uma listagem dos usuários que possuem empréstimos em atraso. Isto é útil para se mandar mensagem de cobrança aos usuários inadimplentes;
12. Emitir relatório estatístico (listagem das seguintes estatísticas para um determinado período):

a.Materiais Consultados (registro feito no UC – Registrar estatísticas de material consultado) ;
b.Materiais Emprestados (registro gerado automaticamente no UC – Realizar empréstimo de exemplar);
c.Materiais especiais emprestados. Estatística dos materiais especiais que foram emprestados no período informado (registro gerado automaticamente no UC – Realizar empréstimo de exemplar);
d. Empréstimos para fotocópia. Informação estatística dos materiais que foram emprestados para fotocópia (o registro destes empréstimos é feito no UC – Realizar empréstimo de material);

1. Enviar mensagem a usuário. Ocorre quando o funcionário da seção de circulação deseja enviar uma mensagem para um usuário ou grupo de usuários que preencham certos requisitos. Exemplos: Enviar uma mensagem para os usuários que estão com mais de 20 dias de atraso ou ainda para os usuários que estão com limite de cinco dias para repor um material perdido ou danificado;

A seguir, a visualização do diagrama de casos de uso identificados para a Seção de Circulação.

A classificação documentária tem como principal objetivo organizar os documentos nas bibliotecas e centros de documentação e informação segundo assuntos de que tratam. Os sistemas de classificação documentária mais conhecidos são: Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU). Os dois sistemas dividem o conhecimento em dez grandes classes de zero a nove, que por sua vez são subdivididas em outras dez subclasses. No contexto da BCZM, o sistema de Classificação Decimal Universal auxilia na correta alocação dos livros nas estantes e ainda na separação dos materiais informacionais por áreas do conhecimento humano em relatórios estatísticos. O sistema não precisa se ater aos detalhes da CDU, bastando contemplar campos que serão preenchidos pelos bibliotecários. [http://www.bib.ualg.pt/bibliotecas/cdu.htm]. Vale comentar que com relação a CDU, o sistema deverá apenas fornecer um campo que aceite os caracteres e números usados na CDU e que tenha no banco as classes e subclasses da CDU para fins de relatórios por classes da CDU, deixando a correta elaboração dos números CDU a cargo dos bibliotecários.

Alguns relatórios gerados para o MEC devem ser divididos em Áreas do CNPQ. Estas áreas são agrupamentos de Classes CDU.

Para Dentre todas as áreas do CNPQ, se destacam as Grandes Áreas do CNPQ, que são as áreas “mãe” de todas as óutras áreas. Para identificá-las no banco, basta buscar as áreas cuja id_grande_area = id_area_conhecimento_cnpq, na tabela sigaa.public.area_conhecimento_cnpq.

A classificação Black é uma classificação similar a CDU, mas específica para a área de odontologia. Dividem os materiais em dez classes, que diferenciam os materiais dentre os vários assuntos do conhecimento de odontologia. As classe iniciam com um “D”, que é seguido por um número de um a nove.

       Existem 11 valores possíveis para esse campo:
      null =  Black não foi informado na hora da catalogação.
      D1/9  =  Generalidades, nehuma área específica da odontologia
       D1    =  alguma área específica da odontologia
       D2    =  alguma área específica da odontologia
       D3    =  alguma área específica da odontologia
       D4    =  alguma área específica da odontologia
       D5    =  alguma área específica da odontologia
       D6    =  alguma área específica da odontologia
       D7    =  alguma área específica da odontologia 
       D8    =  alguma área específica da odontologia
       D9    =  alguma área específica da odontologia

Tabela de códigos que indicam a autoria literária, utilizada para classificar livros em uma biblioteca. O número de chamada local (090), campo MARC, é composto da seguinte forma: (1) Inicial do sobrenome do autor em maiúscula; (2) Número atribuído ao sobrenome na Tabela de Cutter (será o código correspondente ao nome mais aproximado do sobrenome) e (3) Inicial da primeira palavra do título em minúscula [Adaptado de Wikipedia]. Exemplo: F866q (F de Freire, Freir = 866 na Tabela Cutter e q do título “Que fazer”). Consulte http://librarian.or.kr/reference/mark/cutter1.htm para ver Tabela completa.

O Aleph é o atual sistema de informatização de atividades da Biblioteca como: cadastro, catalogação, empréstimo, devoluções, etc. Apesar de prover essas funcionalidades, ele apresenta módulos passíveis de melhorias. Além disso, algumas das funcionalidades necessárias ao sistema da Biblioteca são inexistentes no Aleph, sendo realizadas manualmente por alguns setores.

1. Inexistência de mecanismo de comunicação do bibliotecário com o usuário. Não permite o envio de mensagens a um usuário, seria útil para informá-lo sobre evento do seu interesse ou necessidade. Exemplo de mensagem: informar ao usuário que ele possui material em atraso, ultrapassando certo limite ou, ainda, que o tempo para repor um material que foi perdido ou danificado expirou;
2. Exibição ineficiente das telas. Ocorre a inconveniência do sistema, no meio de um cadastro, por exemplo, solicitar uma informação que só pode ser obtida em outra tela e mesmo assim não permitir que o operador a abra com a tela do cadastro inicial aberta, obrigando o operador a fechar o cadastro e a anotar a informação antes de precisar dela;
3. O sistema não permite desfazer operação de devolução. Um erro que gera muitos inconvenientes para o setor e que ocorre com freqüência é quando um usuário deseja renovar o empréstimo de um material e o bibliotecário, que o atende no balcão de atendimento, entende que ele quer devolver. O sistema atual obedece à regra de negócio que diz que um material, após ser devolvido, só pode ser emprestado novamente a um mesmo usuário após um período de 24 horas, obrigando o preenchimento manual de um empréstimo chamado ‘especial’ para resolver o problema.
4. O sistema informa ao usuário a data limite que ele está suspenso por ter atraso na devolução de material;

A catalogação dos materiais bibliográficos é realizada utilizando-se o padrão MARC. Esta é a sigla para Machine Readable Cataloging que quer dizer catalogação legível por computador. Para o computador processar os dados catalogados é necessário colocá-los em forma legível pela máquina, identificando os elementos de forma clara, para que possa ler e interpretar os dados de um registro catalográfico.

O principal objetivo do Marc é servir como formato padrão para o intercâmbio de registros bibliográficos e catalográficos e servir de base para a definição de formatos de entrada entre as instituições que o utilizam.

A sua estrutura é a moldura básica do formato, contém certas informações de controle, necessárias para transmissões de informações e define “layout” dos campos de dados. A estrutura é genérica e dá para usá-la em qualquer tipo de dados bibliográficos. Esta foi adotada como padrão internacional pela ISO 2709. A estrutura do formato de comunicação pode ser adaptada às necessidades de processamentos e à configuração de equipamento de cada biblioteca em particular.

A figura abaixo apresenta os principais campos MARC presentes numa planilha do Aleph. São eles:

1. Campo: Líder, 001, 008, 245, 511, 886, etc.
2. Indicador: 2 primeiras posições no início de cada campo de dados variáveis, interpretam ou complementam os dados contidos no campo. Os indicadores são interpretados independentemente. Alguns aparecem nas etiquetas definindo o conteúdo do campo de modo mais minucioso, outros dão informações sobre a fonte dos dados ou especificam o texto a preceder o campo quando este é exibido ou impresso [FERREIRA p.18].
3. Subcampo: representam o nível inferior de designação de conteúdo no MARC. São os 2 caracteres que precedem cada dado dentro do campo, que requerem tratamento separado. O delimitador pode variar conforme a base de dados: \, #, $ ou ≠. Os identificadores são letras minúsculas ou números. Os subcampos são definidos separadamente para cada campo, embora significados paralelos sejam possíveis. A ordem dos subcampos geralmente é especificada pelos padrões de conteúdo dos dados [FERREIRA, p.19].
4. Etiqueta: LDR, 008, 001, 245, etc.
5. Repetição de campos e subcampos: NR = não repetível e R = repetível [FERREIRA, p.19].
6. Nível de exigência de conteúdo: M = obrigatório, A = obrigatório, se necessário, O = opcional e U = não aplicável [FERREIRA, p.19].
7. Título: Poderá haver 10 livros com o nome do título “Iniciação a Informática”, porém só haverá um Título cadastrado no sistema. Nesse caso, haverá um Titulo e 10 Itens cadastrados. Caracterizam um Título na base: nome do título, autor, ano e edição.
8. Item: item é, por exemplo, cada um dos volumes de um livro. O cadastro de um registro, seja ele de livro, periódico, etc, só estará completo se o título e o item estiverem cadastrados. Este UC só se refere ao cadastro de título.

A catalogação é realizada com base no formato MARC21, no qual um registro é composto por: Líder, Diretório e campos variáveis (campos de controle e campos de dados) [MARC21, v.1, p. vi.]. A Figura abaixo contém um exemplo de registro MARC.

• Líder: dados que fornecem informações para o registro, contendo números ou códigos identificados pela sua posição relativa. Possui 24 caracteres (posições 00-23) e é o primeiro campo do registro MARC [MARC21, v.1, p. vi]. No exemplo da Figura acima, vai até 4500. Ver anexo para entendimento detalhado desse campo.
• Diretório: série de entradas que contém a localização e o tamanho de cada campo (3 caracteres) dentro do registro. Cada notação possui 12 caracteres. Inicialmente, estão às informações de controle variáveis com etiquetas em ordem crescente, depois as informações de dados variáveis, também com etiquetas em ordem crescente. Diretório termina com um caractere finalizador [MARC21, v.1, p. vi]. Explicando os campos de diretório, considerando a Figura acima, tem-se [http://www.loc.gov/marc/umb/um11to12.html]:

Each individual tag directory is 12 characters long. The first tag is 001. Following each tag, the next four positions show the length of the field. The data in the 001 field (control number) in this record is 20 characters long. The next 5 positions tell the starting point for this field within the data string that follows the directory. The 001 field begins at the 00000 position (the first position is position 0). The next tag is 003, which is 4 characters long and begins at the 20th position (the length of the previous position – 20 – added to its starting spot – 00000 – equals 20). The next tag is 005. It is 17 characters long and begins at the 24th spot (4 + 20 = 24). This directory tells us:

• Campos de controle: Há campos de controle variáveis e fixos, são os campos 00X,identificados por etiqueta no diretório, mas não contendo indicadores, nem subcampos. São fixos o 007 e o 008.

• Campo 001: Número de controle (NR = não repetível): contém o número de controle atribuído pela instituição criadora usuária ou distribuidora do registro. A instituição que recebe o registro, em caso de intercâmbio, pode transferir o número de controle do sistema distribuidor, do campo 001 para o campo 035, e colocar seu próprio número de controle no 001 [MARC21, v.1, p. 3].
• Campo 003: Identificador do número de controle (NR): contém o código MARC da instituição cujo número de controle está presente no campo 001 [MARC21, v.1, p. 3].
• Campo 005: Data e hora da última intervenção (NR): contém 16 caracteres que especificam data e hora da última intervenção no registro. A data requer 8 caracteres numéricos no formato padrão “aaaammdd”. A hora requer 8 caracteres numéricos no formato “hhmmss.f”. São usadas as 24 horas do relógio (00 a 23). A data da primeira entrada do registro na máquina, está contida no campo 008/05, não muda nunca [MARC21, v.1, p. 3].
• Campo 006: Campo de ligação (NR): contém 18 posições (00 – 17) que fornecem informação codificada sobre aspectos especiais do item que está sendo catalogado, que não podem ser codificados no campo 008. Usado quando itens possuem muitas características [MARC21, v.1, p. 4-22]. Possuem especificidades para cada tipo de material: livro, arquivo de computador, mapa, música, periódicos, material visual e material misto, conforme [MARC21, v.1, sumário].
• Campo 007: contém as características físicas de um item, de forma codificada, é não repetível (NR). Possuem especificidades para cada tipo de material: livro, arquivo de computador, mapa, música, periódicos, material visual e material misto, conforme [MARC21, v.1, sumário].
• Campo 008: 40 posições fixas de caracteres que contém informações sobre o registro como um todo ou sobre aspectos específicos do item que está sendo catalogado. Esses dados podem ser usados na recuperação e gerenciamento de dados. Possuem especificidades para cada tipo de material: livro, arquivo de computador, mapa, música, periódicos, material visual e material misto, conforme [MARC21, v.1, sumário].
• Campos de dados: identificados por etiqueta no diretório, possuem 2 posições para indicadores, localizadas no começo de cada campo, e 2 caracteres para o subcampo, precedendo cada dado dentro do campo. São agrupados em blocos, conforme primeiro caractere da etiqueta. Ex: Etiqueta 2XX indica que são títulos e tópicos do título (título, edição…) [MARC21, v.1, p. vi].

A página http://www.loc.gov/marc/bibliographic/bdsummary.html contém detalhes sobre todos os campos MARC.

Exemplo de registro em formato MARC Vale comentar que a partir do diretório, o registro da Figura “Exemplo de registro em formato MARC” contém apenas o conteúdo dos campos identificados no diretório, separados por ^, os espaços em branco são representados por #.

Os formatos de materiais utilizados hoje na biblioteca são: livro, arquivo de computador, mapa, música, periódico, material visual e material misto. As principais diferenças entre a catalogação de livro e de não-livro são [http://www.loc.gov/marc/umb/um11to12.html]:

São os materiais que podem ser emprestados, são de dois tipos: Exemplares ou Fascículos (pertencem a títulos que têm formato de material = periódico). Quando não estão mais ativos no sistema, sua situação é mudada para a situação “BAIXA” (É a única situação no sistema que possui a variável situacaoDeBaixa com valor true). Estando nessa situação eles não aparecem nem nas pesquisas nem podem ser emprestados.

As bibliotecas, ao utilizarem o padrão MARC, estão adotando uma padronização e assim possibilitando a compatibilidade entre os sistemas automatizados. Dessa forma, as bibliotecas poderão compartilhar os dados bibliográficos reduzindo a duplicação de trabalho.

Para compartilhar dados bibliográficos, as bibliotecas conveniadas geram registros no formato MARC afim de serem importados por outras. A implementação dessa importação pode ser efetuada utilizando o software de biblioteca MARC4J, o qual possui código fonte aberto e é usado para trabalhar com registros MARC em Java. A biblioteca MARC4J pode ser obtida baixando uma distribuição no site http://marc4j.tigris.org, sua versão mais recente é a MARC4J 2.3.1. Depois de efetuar o download, basta adicionar as bibliotecas de software - marc4j.jar e normalizer.jar - ao CLASSPATH do projeto. Uma vez importado o registro, o usuário poderá manipulá-lo (alteração, exclusão, adição de campos e sub-campos MARC), adequando-o as normas informacionais da instituição destinatária do registro. Após a manipulação, o sistema disponibilizará tal registro nas formas de visualização que o usuário desejar. Para saber mais detalhes sobre formas de visualização, consultar Anexo 2 deste documento. A Figura 7 ilustra um exemplo de registro que será importado e a Figura 8 exibe os mesmos dados da Figura 7, porém já importados e pertencentes à base de dados da instituição que o importou.

Anexo 1 - CAMPOS E SUBCAMPOS MARC COLETADOS DO ALEPH

Anexo 2 - Exemplos MARC do ALEPH

Anexo 3 - Campos MARC mais utilizados