As atividades de Extensão são aquelas que envolvem professores, alunos e servidores técnicos-administrativos e que se enquadrem nas modalidades: Programas, Projetos, Cursos, Eventos, Produtos e Prestação de serviços.

Os Projetos de Extensão são propostas de atuação na realidade social, de natureza acadêmica, com caráter educativo, social, cultural, científico ou tecnológico, e que cumpram o preceito da indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão.

Curso é um conjunto articulado de ações pedagógicas, de caráter teórico e/ou prático, presencial ou à distância, planejadas e organizadas de maneira sistemática, com carga horária definida e processo de avaliação formal. Inclui oficina, work-shop, laboratório e treinamentos. As prestações de serviços oferecidas como cursos devem ser registradas como cursos. Os Cursos caracterizam-se como atividade de ensino extracurricular que se propõem a transmitir os conhecimentos produzidos na Universidade, ou fora dela, de forma presencial ou à distância, que venham a contribuir para uma melhor articulação entre o saber acadêmico e as práticas sociais. Os registros de cursos poderão ser classificados como de iniciação, atualização, qualificação profissional, aperfeiçoamento etc, à critério de cada universidade.

São Eventos, para efeitos de registro de atividades de extensão, ações de interesse técnico, social, científico, artístico, esportivo, que congreguem pessoas em torno de objetivos específicos. São objetivos dos Eventos: Debate científico, Competições esportivas e/ou culturais, Divulgação científica, artística e/ou técnica, Apresentação de trabalhos de natureza acadêmica em geral.

Produtos são publicações e outros tipos de produção acadêmica que instrumentalizam ou que resultam de atividades de ensino, pesquisa e extensão, tais como: livros, revistas, vídeos, filmes, cartilhas, softwares e CD's.

Prestação de serviços é a realização de trabalho oferecido ou contratado por terceiros (comunidade ou empresa), incluindo assessorias, consultorias e cooperação interinstitucional. A prestação de serviços se caracteriza pela intangibilidade (o produto não pode ser visto, tocado ou provado a priori), inseparabilidade (produzido e utilizado ao mesmo tempo) e não resulta na posse de um bem. Deve ser registrada a prestação de serviços institucionais realizada pelos hospitais, clínicas, laboratórios, hospitais veterinários, centros de psicologia, museus e núcleos de acervos universitários, entre outros, seja de caráter permanente ou eventual. Quando a prestação de serviço for oferecida como curso ou projeto de extensão, deve ser registrada como tal (curso ou projeto).

Primeiramente, antes da submissão das propostas, o PROEx realiza o cadastro do Edital de Extensão, o edital tem o objetivo de definir critérios para submissões de propostas de extensão, como valor de financiamento, quantidade de bolsas a serem concedidas, inicio e fim para submissão de propostas, tipos de ações que poderão ser submetidas, entre outras operações.

Uma Ação de Extensão pode está vinculada a um edital ou não, a submissão de uma proposta por meio do edital ocorre geralmente quando a Ação de Extensão solicita recursos à Instituição.

Uma proposta de Extensão poderá ser submetida por:

• Técnicos Administrativos: através do módulo Extensão (se for uma ação financiada e o edital permitir)
• Docentes: Através do Portal do Docente.

A priori, qualquer servidor pode submeter uma proposta, porém, apenas docentes e servidores técnicos administrativos que possuem curso Superior poderão coordenar uma ação de Extensão. Após a submissão, a proposta segue para aprovação dos departamentos envolvidos na Ação de Extensão, ou seja, o departamento do coordenador juntamente aos departamentos em que os demais participantes pertencem.

Após submissão, a primeira aprovação ocorre pelos chefes de Departamentos. O chefe de departamento poderá validar (aprovar) a proposta ou invalidar (reprovar). Em seguida, a proposta segue para o Gestor de Extensão, onde deverá ser distribuída para os avaliadores Ad Hoc e Membros do Comitê de Extensão.

• Avaliadores Ad Hoc: a avaliação Ad Hoc avalia o mérito da proposta acadêmica atribuindo notas a cada item avaliado.
• Avaliação do Comitê: avalia a proposta em relação aos recursos solicitados.

Em seguida, é realizada a última análise pelo Presidente do Comitê de Extensão. Os resultados são publicados e diante resultado, o coordenador da ação pode entrar com o pedido de reconsideração da avaliação.

A solicitação de reconsideração ocorre quando o coordenador da ação não concorda com o resultado do presidente do comitê, seja de uma proposta que não foi aprovada ou uma proposta que foi aprovada mas que por exemplo, não teve o recurso concedido conforme solicitado. Após o envio do pedido de reconsideração, cabe ao Gestor de Extensão aceitar ou não, caso não aceite, a proposta é cancelada, caso seja aceitado, a proposta retorna para a situação CADASTRO EM ANDAMENTO tendo que ser novamente submetida pelo coordenador e seguir todo o fluxo de aprovação pelos departamentos e avaliadores.

O Coordenador da Ação é quem executa o “start” de seu projeto através da funcionalidade Executar Ação, em Listar minhas ações. Se ação for do tipo Curso ou Evento, o coordenador poderá ainda abrir inscrições para participantes internos ou externos. Nestas inscrições poderá ser cobrada uma taxa de inscrição, onde o sistema permite configurar taxas diferentes para diferentes públicos se for preciso. Os participantes podem acessar o sistema pelo portal publico e emitir seus certificados.

Durante a execução da Ação de Extensão, é possível emitir declaração de participação para membros, docente e participantes. Após a conclusão da Ação de Extensão, é possível emitir os certificados.

A emissão de certificado só poderá ocorrer se a ação estiver fora do período de execução e o relatório final enviado e aprovado pelo Chefe de Departamento do Coordenador, e Gestor PROEx, respectivamente, concluindo assim, a Ação de Extensão.

Resolução 053/2008 - CONSEPE