Para fazer o serviço de gerencia eletrônico de documentos, utilizaremos o Alfresco - que é um alternativa gratuita e opensource para gerenciamento de documentos e conteúdos web.

Alfresco oferece suporte para todas as etapas do ciclo de informação, como a fase de criação de documentos, armazenamento, recuperação entre outras. Algumas de suas características:

• Suporte para definição de workflows no ciclo de vida dos documentos;
• Gerenciamento integrado e inteligente de documentos;
• Acesso a documentos online com a interface do desktop;
• Busca de documentos compatíveis com o Google, por meio de um sistema avançado de pesquisa;
• Controle de versões de documentos;
• Fóruns de discussão.

Alfresco é recomendado para pequenas instituições que necessitam resolver problemas básicos de gestão documental. O fato de a ferramenta ser gratuita e com código aberto faz com que os usuários possam ter expectativas quanto a evolução das funções, até porque o programa é uma das melhores alternativas para o gerenciamento de informações.

Este documento visa apresentar o Sistema em Código Aberto para Gerenciamento de Conteúdo Alfresco™, cujo download pode ser feito através do endereço: http://www.baixaki.com.br/download/alfresco.htm.

Partindo-se do princípio de que o sistema já foi instalado e está funcionando normalmente. Demonstraremos o passo a passo de recursos como efetuar login, adicionar novos usuários, criar e gerenciar conteúdo. Também introduziremos o conceito de Espaço Inteligente: um espaço colaborativo que utiliza determinadas regras para simplificar a manipulação, gerenciamento e transformação do conteúdo. Por fim, iremos mostrar como usar as propriedades adicionais e categorias para organizar e encontrar o conteúdo desejado.

Para iniciar, se Alfresco foi instalado a partir do pacote Tomcat, inicie o cliente web a partir de: http://localhost:8080/alfresco

Segue atividades que podem ser realizadas na ferramenta Alfresco:

Adicionar Novos Usuários

• Permite adicionar usuários e atribuir perfis.
• Para adicionar um usuário, logue com usuário: admin e senha: admin

Criar Espaços e Conteúdos

• Antes de adicionarmos conteúdo, devemos decidir como iremos organizar o nosso espaço inicial.
• Utilizamos espaços para armazenar e organizar tanto conteúdo quanto outros espaços, de forma que possamos encontrá-los facilmente mais tarde, além de simplificar a sua colaboração.
• No espaço criado, podemos armazenar conteúdos de duas maneiras:
  • Adicionando: é feito upload do arquivo e carregado.
  • Criando: Na opção criar conteúdo, só é disponibilizado os formatos HTML, XML e Plain Text para criação, após finalização, fica disponível os diversos formatos que pode ser salvo.

Espaços Inteligentes

• Uma das principais características da Alfresco é a capacidade de definir regras que afetam o conteúdo dentro de um espaço. Estas regras podem ser utilizadas para fornecer todos os tipos de soluções criativas para automação e gestão de conteúdos. As regras são disparadas quando vem em conteúdo ou fora de um espaço e pode ser igualmente aplicável ao conteúdo diretamente no espaço ou no sub-espaço. Uma regra é composta de dois elementos principais: as condições sobre o conteúdo para a regra de jogo e as ações que são então realizadas. Qualquer número de condições e ações podem ser definidas em uma regra.

Usando área de Transferência

• Região disponível para realizar copia, transferência de arquivos.

Colaborar com outros utilizadores

• Podemos convidar um usuário para o espaço. Isso abre uma página para selecionar os usuários e o papel que pode desempenhar no espaço.

Check-Out de conteúdo

• Uma vez que várias pessoas possam colaborar com os trabalhos sobre um conteúdo, vamos fazer um “check-out” criando uma cópia de trabalho, bloqueio inicial.
• A ação check-out permite fazer uma cópia de trabalho para o mesmo espaço que o original, ou qualquer outro espaço.

Check-In de conteúdo

• Seleção da ação Check-In irá substituir o original com a cópia atualizada de trabalho, tornando-a disponível para as pessoas editá-lo novamente. Você ainda poderá desfazer o Check-out e realizar um update do conteúdo.

Versão Histórica

• Serão listadas as versões de mudança realizada no conteúdo.

Categorias e Pesquisa Avançada

• Uma outra característica do Alfresco é a capacidade de atribuir itens de categorias. Isso permite que informações devem ser classificadas em qualquer número de diferentes maneiras, então, pode-se pesquisar por um item em um nível mais alto de categoria e encontrar algo classificado abaixo dela.

Fóruns e discussões

• Alfresco fornece uma maneira fácil para as pessoas colaborarem através de fóruns e debates. Os Fóruns contém temas e tópicos de discussão e diferentes visões de usuários.

OBS.: Para essa versão, não foi identificada uma chave que mantenha o vínculo do documento digitalizado com o arquivo físico.

1. Como integrar com outros sistemas? JAR? Web Services?
2. Onde ele armazena os dados? E quais bancos suportam?
   • Os dados do Alfresco Community Network são armazenados no HSQLDB e suporta os bancos de dados: MYSQL, Oracle, PostgreSql, SQL Server e Sybase.
3. Schema de backup de base dados
4. Detalhar e anexar documentação da API
   • JavaScript_API
   • Web_Scripts
   • Template_Guide
   • http://community.alfresco.com
   • http://wiki.alfresco.com/wiki/Database_Configuration
   • http://wiki.alfresco.com/wiki/UML_Class_Diagrams
5. Visualizar tabelas do banco para estudar integração de usuários.