Cadastrar Reuniões de Conselho

Este caso de uso trata-se do cadastro das reuniões realizadas pelos conselhos de colegiados para definir o regimento interno da instituição. Os membros do conselho, ao se reunirem, discutem sobre determinados assuntos (pauta da reunião), e ao final é elaborada uma ata para ser aprovada em reunião posterior.

O processo de convocação e execução de reuniões dá-se da seguinte forma:

• Secretaria de Colegiados marca a reunião para um conselho superior com data, hora e local especificados;
• Secretaria de Colegiados envia um e-mail para os membros do conselho com a pauta, ata da última reunião realizada (para ser aprovada) e arquivos necessários para leitura e discussão durante reunião;
• A reunião é realizada e é elaborada uma ata com o conteúdo resultante da discussão da pauta;
• Secretaria de Colegiados elabora uma resolução da ata aprovada na reunião e a publica no sistema.

Este caso de uso inicia-se quando o usuário acessa a opção SIGRH → Módulos → Colegiados → Colegiados → Reuniões → Cadastrar Reuniões de Conselho.

Para realizar o cadastro das reuniões, o usuário precisa especificar pelo menos os seguintes campos:

• Sessão*: Tipo - TEXTO. Nome da sessão a ser realizada;
• Conselho*: Tipo - TEXTO. Define o conselho superior que irá se reunir;
• Data*: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Define a data de realização da reunião;
• Hora*: Formato:HH/MM. Define a hora da realização da reunião;
• Local*: Tipo - TEXTO. Define o local da realização da reunião;
• Pauta*: Definição da pauta a ser discutida na reunião;
• Extraordinária*: Tipo - LÓGICO. Define o tipo da reunião em ordinária ou extraordinária;
• Palavras-Chaves da Pauta: Principais palavras contidas na pauta para servirem como base para buscas pelo conteúdo da pauta.
• Observações: Tipo - TEXTO. Observações referentes à reunião;

E caso haja necessidade, especificar os campos abaixos, cuja obrigatoriedade de preenchimento não existe:

• Arquivos Anexos*: Arquivos adicionais que os conselheiros precisarão ler para realização da reunião (Descrição e arquivo).
• Descrição*: Tipo - TEXTO.

• RN01 - Não é possível marcar reunião para uma data que não contenha membros ativos no período.
• RN02 - Não é possível anexar uma ata à reuniões ainda não realizadas.
• RN03 - É permitido cadastro de reuniões já realizadas, porém é vetado envio de e-mail aos conselheiros que participaram das mesmas.
• RN04 - Reuniões históricas não poderão ter sua data de realização alterada para data posterior à atual.
• RN05 - Não se pode marcar uma reunião para um mesmo Conselho, em datas e horários iguais.
• RN06 - Não é possível remover uma reunião já foi realizada, com exceção de reuniões históricas.
• RN07 - Não é possível realizar a remoção de reuniões quando houver registros confirmados de comparecimento à mesma.
• RN08 - Quando uma reunião for agendada, o sistema enviará e-mail para os membros titulares e suplentes do conselho.