Uma bolsa é uma ajuda de custo concedida a um aluno durante um período de tempo. Todo aluno que possui bolsa é denominado um bolsista. Dentre as características que determinam uma bolsa, tem-se:

• Tipo de bolsa: determina principalmente o valor da ajuda de custo concedida ao aluno; Para os alunos da graduação, as Bolsas podem ser de um dos seguintes tipos: Monitoria, Extensão, Pesquisa e Apoio Técnico. Um tipo especial de Bolsa é a Bolsa Auxílio, que pode ser de Auxílio Alimentação, Auxílio Transporte ou Auxílio Residência.
• Unidade pagadora: refere-se a unidade que arcará com o pagamento da ajuda de custo ao bolsista;
• Setor de trabalho: local de trabalho do bolsista;
• Período da bolsa: período no qual o aluno receberá a ajuda de custo.

O tipo de bolsa, citado anteriormente, determina os seguintes comportamentos que influenciam diretamente na bolsa:

• Tempo máximo de duração: tempo máximo no qual a ajuda de custo poderá ser concedida para bolsas de um determinado tipo;
• Necessita de homologação da assistência social: as bolsas cujo tipo necessitam de homologação da assistência social só podem ser efetivadas se a assistência social homologá-las;
• Necessita de envio de frequência: nas bolsas cujo tipo necessitam de envio de frequência, as unidades, mensalmente, realizam o envio de folha de frequências dos bolsistas, que implicará a geração do pagamento da bolsa aos bolsistas;
• Necessita de anúncio de vagas: as bolsas cujo tipo necessitam de anúncio de vagas devem passar pelo seguinte fluxo: unidade anuncia a vaga de bolsa, aluno(s) aprensenta(m) interesse pela oportunidade, e a unidade indica o aluno à bolsa. Esse fluxo deve seguir o cronograma mensal definido pelo MEMORANDO CIRCULAR Nº 21/2009 - PROAD (11.02) de 14 de Maio de 2009, determinado em virtude da Resolução No 169/2008-CONSEPE e lei 27/2010 para pagamento de Auxílios.

O módulo de Bolsas do SIPAC tem diversas funções como: operações sobre o bolsista (inclusão, exclusão, etc), cadastro do período de envio da frequência, relatórios, cotas de bolsas, entre outras. Entre essas destacam-se duas funções principais:

• Inclusão de Bolsista: O Bolsista é registrado após as avaliações necessárias;
• Gerar Folha de Pagamento: Organizar o pagamento dos bolsistas de acordo com a frequência dos mesmos.

Existem vários processos relacionados a bolsas. Inicialmente, uma unidade anuncia oportunidade de bolsa através do Portal Administrativo do SIPAC. As Bolsas cadastradas ficam disponíveis para visualização pelos discentes no SIGAA, Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas, onde o aluno poderá cadastrar interesse em participar de uma dada bolsa. No SIGAA, além de cadastrar interesse em uma bolsa, o discente pode visualizar detalhes das Bolsas disponíveis e realizar pesquisa por unidade e tipo de bolsa. Para cadastrar interesse, é necessário que o discente realize adesão ao cadastro único. O cadastro único faz parte do Programa de Bolsas de Assistência Estudantil que é concedido a alunos de cursos regulares, com prioridade para aqueles que se enquadrarem na condição de aluno carente. Na adesão ao cadastro o aluno preenche um questionário sócio-econômico que será usado na homologação pela assistência social explicado mais adiante. Mais detalhes podem ser encontrados na Resolução no 169/2008-CONSEPE.

Através do Portal Administrativo, é possível o responsável pelo controle das bolsas de uma unidade visualizar os interessados nas bolsas anunciadas pela sua unidade. Após análise, indica-se um aluno para preenchimento da Bolsa. Caso esta Bolsa tenha exigência de ser preenchida apenas por alunos com condição sócio-econômica identificada como carente, a indicação passará pela homologação da assistência social onde o assistente social responsável irá verificar se o aluno se enquadra nas condições necessárias a receber a Bolsa. Em algumas situações, memorandos circulares determinam um período para análise dos alunos indicados nas oportunidade de bolsas em cada mês.

Geralmente no início e no meio do ano a SAE (Secretatria de Apoio ao Estudante) pertencente ao DEAE (Departamento de Assistência ao Estudante) abre oportunidade para Bolsas de Auxílio. O aluno carente é o único que pode ser beneficiado com esse tipo de bolsa. O aluno é avaliado através da informações fornecidas no questionário socio-econômico do momento de adesão ao cadastro único. O aluno selecionado é convocado pelo SAE para uma entrevista pessoal onde será verificada a veracidade das informações fornecidas no questionário sendo o pedido de auxílio deferido ou indeferido pelo SAE. O deferimento gera uma solicitação de bolsa no SIPAC. O aluno precisa apresentar um bom rendimento acadêmico para manter a bolsa.

Apresentação de slide do módulo de bolsas para o fluxo SIPAC x SIGAA

Apresentação de slide do módulo de bolsas apenas para o fluxo SIPAC

O primeiro passo para que um bolsista possa ser controlado é o cadastro do mesmo. Nele, informa-se que unidade/setor ele trabalha e qual o tipo de bolsa. O bolsista inicia suas atividades na Unidade e, mensalmente, a unidade informa no sistema se o aluno freqüentou o suficiente para receber o pagamento da bolsa. Caso o bolsista atenda as exigências, o sistema tenta bloquear o valor da célula orçamentária da unidade em que o bolsista trabalha. Caso contrário, se não houver saldo suficiente, o fluxo de cadastramento de débito é iniciado.

O bolsista é um aluno contemplado com uma bolsa por alguma das unidades da UFRN. Para se cadastrar um bolsista, as seguintes informações são necessárias:

• Matrícula;
• Nome.

Todo mês as unidades devem confirmar a freqüência do bolsista. Esta freqüência, quando positiva, habilita o bolsista a receber o valor correspondente à bolsa. Os bolsistas que tiverem data final diferente de um valor nulo, não devem aparecer no sistema para a confirmação de sua freqüência, mas devem continuar fazendo parte do banco de dados para que seja preservado o histórico do bolsista para consultas futuras, como por exemplo, a emissão de declarações.

A frequência é utilizada para indicar se houve ou não atividade do bolsista no mês corrente. Cada unidade responsável pelos bolsistas deverá efetivamente registrar a freqüência dos seus bolsistas, para tanto devem preencher os seguintes campos:

• Bolsista: Representa o bolsista da freqüência.
• Mês: Representa o mês da freqüência do bolsista.
• Valor: Representa o valor que será pago no mês ao bolsista, calculado baseado no percentual de freqüência informado pela unidade.
• Percentual: Percentual de presença do bolsista na unidade.

O campo valor, utilizado na freqüência, indica quanto o bolsista irá realmente receber no mês correspondente ao da freqüência. O valor atribuído a este campo deve ser calculado pelo sistema baseado na freqüência informada percentualmente.

Uma bolsa representa um valor monetário que é concedido aos alunos da UFRN efetivamente contemplados. Para se efetivar o cadastro de uma bolsa, as seguintes informações são necessárias:

• Código: Representa um número seqüencial e de identificação única para cada bolsa
• Descrição: Representa uma descrição da bolsa. É utilizado para definir o tipo da bolsa. Ex: Apoio técnico.
• Valor: Representa o valor da bolsa que será pago aos bolsistas contemplados.

Os cursos, no subsistema de bolsas, serão aproveitados da base de dados do PONTO A (Sistema de Controle Acadêmico atualmente utilizado na UFRN). As informações referentes aos cursos são as seguintes:

• Código: Representa o código do curso utilizado pelo SIGAA.
• Nome: Representa o nome do curso.

O setor é utilizado para identificar o local de trabalho dos bolsistas. Um setor é composto pelas seguintes informações:

• Código: Este campo é seqüencial e serve para identificar unicamente um setor.
• Nome: Este campo representa o nome do setor. Exemplo: Setor de Execução Orçamentária.
• Sigla: Este campo representa a sigla do setor. Exemplo: SEO (Setor de Execução Orçamentária)
• Unidade: Este campo representa a unidade na qual o setor está vinculado.

Passo a passo de como realizar a importação da folha de pagamento de credores bolsistas no SIAFI:

1. No SIPAC ir no caso de uso Gerar folha de pagamento informar o filtro e gerar com a opção Credores para SIAFI;
2. Após gerado ir no siafi entra no menu STA (Sistema de Transferência de Arquivos(https://sta.tesouro.fazenda.gov.br/pcasp/index.asp)) e logar no sistema.
3. No STA, selecionar a opção upload e fazer o upload das folhas de pagamento;
4. Logar no Siafi antigo (tela preta);
5. Usar comando “gerabt”;
6. Colocar a quantidade de listas que foram enviadas:

Exemplo lc0, lc1.. e assim por diante.

No dia seguinte elas estarão disponíveis para pagamento.

Caso exista credores que acusem erro por falta de dados, como exemplo Agencia e Conta Bancária é possível detalhar com a opção PF2

Para realizar os ajuste, será necessário ir pelo sistema antigo do SIAFI(tela preta) e inserir o comando “comprocbt”.

E por fim, selecionar e colar os dados corretos nesta tela usando a opção PF1:

https://www.tesouro.fazenda.gov.br/pt/novo-siafi/orientacoes

Arquivo de Credores SIAFI, modelo de dados: http://manualsiafi.tesouro.fazenda.gov.br/140000/140400/140409/