Liquidação de Despesas - Negócio

Introdução

A Liquidação de Despesas consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito (Art. 63, conforme Lei 4.320). Na liquidação da despesa é verificado se o contrato ou a entrega dos bens adquiridos foi efetivamente cumprido pelo fornecedor. A liquidação compreende o 2º estágio de execução da despesa e é caracterizada pela entrega da obra, bens, materiais ou serviços, objeto do contrato com o fornecedor. Após a conclusão do serviço ou entrega dos bens, essa liquidação é realizada formalmente no SIAFI, através da NL. Essa verificação tem por fim apurar:

a origem e o objeto do que se deve pagar;
a importância exata a pagar e a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

Segundo a Lei 4.320, a liquidação da despesa deve ser operacionalizada da seguinte forma: O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação (Art. 62).

A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:

o contrato, ajuste ou acordo respectivo;
a nota de empenho e os comprovantes da entrega do material ou da prestação do serviço.

Finalidade

Este documento tem a finalidade de apresentar todo o fluxo de negociações, do processo de Liquidação de Despesa, desde a criação da Minuta de Licitação (antigo pré-empenho) até serem realizadas punições, penalidades ou o fornecedor ter cumprido o prazo com sucesso para com o contratrante, quanto a entrega do produto ou realização de um serviço.

Fluxo de Execução

É iniciado um processo licitatório para escolha do fornecedor;

É gerado a Minuta de Licitação pelo Setor de Compras da UFRN;

Após a geração da minuta de licitação (antigo pré-empenho) de um dado processo de compra, eles são encaminhados ao DCF;

No DCF são gerados empenhos referentes as Minutas de Licitação que são enviados ao DMP. Um processo de Compras deve ter no mínimo um pré-empenho para cada fornecedor ganhador da licitação por unidade orçamentária. No máximo, pode-se ter dois pré-empenhos por fornecedor para cada unidade orçamentária, um referente ao processo de licitação original e o outro referente a um possível processo carona;

Quando os empenhos chegam ao DMP, eles são encaminhados aos seus respectivos fornecedores. Cada fornecedor recebe o empenho em uma determinada data. Essa data deve ser lançada no sistema, em sua proposta;

A partir da data lançada, começa a contagem em relação ao prazo de entrega dos itens licitados. Então, se inicia o acompanhamento da liquidação de compras;

Em caso de o fornecedor entregue a mercadoria no prazo: A entrega das mercadorias é feita ao setor de Almoxarifado ou de Patrimônio. À medida que, as mercadorias são entregues por cada fornecedor, são lançados no sistema os itens entregues e o valor total referente a esses itens juntamente com o número da nota fiscal. Um fornecedor deve entregar a mercadoria dentro do prazo de entrega (definido no edital da licitação), que conta a partir do recebimento do empenho. Essa entrega pode ser parcial ou total e pode ter uma ou mais notas fiscais associadas. No momento que o fornecedor realiza a entrega de todos os seus itens dentro do prazo, ele apresenta um estado de regularizado;

Em caso de não entrega da mercadoria no prazo pelo fornecedor, a partir da contagem do prazo: Os fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados (aplicar ao fornecedor a Notificação de Atraso) para que atendam a(s) nota(s) de empenho(s) pendente(s). Cada notificação é identificada por um número seguido do ano de emissão;

A data de recebimento da notificação pelo fornecedor deve ser lançada no sistema para que seja feita a contagem do prazo de pronunciamento. Esse prazo é informado no momento do cadastramento da notificação;

Se o fornecedor se pronunciar no prazo determinado, após a Notificação de Atraso, e cumpra com as suas obrigações, ele informa para a instituição contratante um novo prazo para entrega das mercadorias;

O Novo prazo informado pelo fornecedor é contado a partir da data de pronunciamento. Se entregar nesse prazo, ele passa para o estado regular;

Se o fornecedor descumprir com o prazo novamente, é gerada uma Notificação de Penalidade, comunicado mais serevo da instituição contratante para à entidade fornecedora do produto, informando que é a última notificação antes da multa/advertência. Neste caso, o fornecedor tem tempo para se estabelecer novamente e regularizar a sua situação. O fornecedor não cumprindo novamente o segundo prazo determinado, o mesmo recebe Advertência/Multa. A penalidade é definida através de medidas administrativas tomadas por autoridades superiores(Reitor ou Pró-Reitor). Caso a penalidade seja multa, é gerado um relatório contendo o número da nota fiscal em atraso, o valor atrasado, a quantidade de dias em atraso, o percentual de multa de atraso (usado 0,33%) por dia, o total do percentual referente à quantidade de dias em atraso, e o valor total da multa. O máximo total do percentual de multa a ser aplicado deve ser de 20%. Caso a multa exceda esse percentual, ela deve ser mantida em 20%.
- O cálculo do valor da multa obedece a regras específicas:
  - 0,33% sobre o valor do empenho, por dia de atraso;
  - Limite máximo de 20%;
  - O limite máximo passa a ser aplicado após 60 dias de atraso, pois 61 dias de atraso (sendo 0,33% ao dia) resulta em 20,13%;
  - Exemplo:
    - Um determinado fornecedor possui um empenho com 10 itens, onde cada um custa R$ 50,00.
    - O fornecedor deixou de entregar os itens faz 20 dias.
    - 20 (dias) * 0,33% = 6,6%
    - 10 (itens) * R$ 50,00 = R$ 500,00
    - Multa = 500,00 * 6,6% = R$ 33,00

Os fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados para que atendam a(s) nota(s) de empenho(s) pendente(s). Cada notificação é identificada por um número seguido do ano de emissão. A data de recebimento da notificação pelo fornecedor deve ser lançada no sistema para que seja feita a contagem do prazo de pronunciamento. Esse prazo é informado no momento do cadastramento da notificação no sistema.

Além da advertência e multa, o fornecedor não pode ter o direito de participar de licitações púbilcas, fica suspenso por 5 anos, isto é, ele não pode fornecer para nenhuma instituição pública durante o prazo de 5 anos. Portanto, é gerado um registro no SICAF, que é lançado manualmente pelo o usuário.

Em situações extraordinárias, depois da geração de um empenho para um dado fornecedor, pode-se ocorrer um cancelamento do contrato com o mesmo. Esse cancelamento pode ser parcial ou total e deve ser justificado.

Glossário

Termo	Descrição
Advertência	documento escrito comunicando ao fornecedor que o mesmo descumpriu o prazo e mesmo após todas notificações anteriores não regularizou sua situação. Poderá ser seguida de multa e/ou suspensão com registro no SICAF.
Bens Móveis	Os bens suscetíveis de movimento próprio, ou de remoção por força alheia, sem alteração da substância ou da destinação econômico-social. São exemplos de bens móveis: carros, títulos, ações, computador, máquinas, entre outros.
Bens Imóveis	o solo e tudo quanto se lhe incorporar natural ou artificialmente. São exemplos de bens imóveis: lotes, casas, edificações civis sobre um terreno, entre outros.
Bens Semoventes	“aqueles que andam ou se movem por si”, juridicamente se aplica àqueles animais que são uma propriedade (e não sendo móveis ou imóveis, justificam uma classificação exclusiva).
DMP	Depatamento de Material e Patrimônio. É o departamento que mantêm responsabilidades pelo Patrimônio da UFRN, compreendendo os Bens Móveis, Imóveis e Semoventes.
DCF	Departamento de Contabilidade e Finanças. É o departamento responsável por gerar os empenhos.
Empenho	O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. É uma garantia ao fornecedor e ao mesmo tempo um controle dos gastos. O empenho é o registro da despesa, o qual resulta na nota de empenho, sendo que a primeira via deve ser entregue ao fornecedor.
Empenho Global	Quando o empenho for global, a nota pode ser paga parcialmente, para tanto as notas fiscais precisarão de um status que indique quando ela for totalmente paga, parcialmente paga ou que ainda não passou por nenhum processo de pagamento.
Empenho Ordinário	No empenho ordinário a Nota Fiscal deverá ter seu valor total liquidado.
Fornecedor	É a Razão Social responsável por entregar o material.
Multa	Valor cobrado ao fornecedor devido ao atraso na entrega do material. É aplicada uma multa (judicial) ao fornecedor, geradando uma GRU (Guia de Recolhimento da União) para pagamento. O fornecedor poderá recorrer da multa.
Minuta de Licitação (antigo pré-empenho)	Definidos os fornecedores ganhadores de uma determinada licitação, deve-se gerar as Minutas de Licitação do processo de compra. A Minuta de Licitação pode ser definida como um espelho para o empenho realizado pelo DCF da UFRN. Consiste basicamente em gerar notas de Minutas de Licitação para cada fornecedor que ganhou itens da licitação. Cada unidade orçamentária que possui itens de requisições no processo de compra terá notas de Minutas de Licitação para cada fornecedor que ganhou a licitação de alguns de seus itens. Nessas notas de Minuta de Licitação, em geral, serão apresentados uma listagem dos produtos licitados com seus valores unitários, um subtotal para cada produto e uma totalização geral correspondente ao valor do empenho a ser realizado por unidade orçamentária. Caso tenha havido acréscimos, notas de Minuta de Licitação devem ser geradas separadamente para os itens acrescidos. Relatórios contendo a Minuta de Licitação dos fornecedores do processo original e dos processos caronas, são enviados ao DCF.
Nota de Liquidação (NL)	documento que registra a liquidação de receita e de despesa e dos demais fatos contábeis relativos ao processo.
Notificação de Atraso	documento escrito alertando ao fornecedor que ele está atrasado em relação ao prazo de entrega do produto ou serviço.
Notificação de Penalidade	documento escrito comunicando ao fornecedor que ele está atrasado (já tinha sido notificado) e será penalizado pelo descumprimento do prazo.
Pagamentos	No Setor de Pagamentos, os processos no Sistema de Protocolos são gerados para efetivação dos pagamentos aos fornecedores. Esses processos só podem ter um fornecedor associado, porém podem ser referente a vários empenhos de um mesmo fornecedor, como também várias notas fiscais. Existem três casos para o processo de pagamento com relação a notas fiscais: Processo de pagamento não existirem notas fiscais, Empenho Global, Empenho Ordinário.
Processo de Pagamento	Quando para o processo de pagamento não existirem notas fiscais, por exemplo, no caso do pagamento de bolsas e serviços de pessoa física com inscrição municipal, só será necessário o empenho.
Razão Social	Nome que descreve a empresa.
SICAF	Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores. É um sistema automatizado de informações através do qual os fornecedores se cadastram gratuitamente, com a finalidade de fornecer materiais ou prestar serviços para os órgãos da Administração Pública Federal Direta, Autarquias e Fundações. Este cadastro possui validade anual em todo o território nacional. Todo ano ele deve ser renovado.
Suspensão	É o ato de impedir que o fornecedor participe de licitações públicas durante um determinado período (normalmente 5 anos) essa suspensão é registrada no SICAF.
Tipo de Sansão	É tipo Sansão selecionado pelo Gestor, que pode ser Advertência, Suspensão e Multa.