Declaração de Disponibilidade Orçamentária (DDO)

Trata-se de declaração emitida pela autoridade administrativa (ordenador de despesa) com objetivo de autorizar a execução de despesas orçamentárias com adequação orçamentária e financeira, constituindo condição prévia para empenho e licitação de serviços, fornecimento de bens ou execução de obras. Na ausência da declaração, a despesa será considerada não autorizada, irregular e lesiva ao patrimônio público, nos termos do art. 15 da Lei Complementar nº 101 de 04.05.2000.

Fundamentação Legal: Lei Complementar nº. 101 de 04.05.2000 (LRF); Lei nº 8.666, de 21.06.1993, art. 7º, §2º, inciso III e art. 14;

Lei nº. 8.666, de 21.06.1993

Seção III

Art. 7º As licitações para a execução de obras e para a prestação de serviços obedecerão ao disposto neste artigo e, em particular, à seguinte seqüência:

§2º As obras e os serviços somente poderão ser licitados quando:

• III - houver previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executadas no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma;Texto sublinhado

Seção V

Art. 14º Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa.

Outras fontes de referência

Licitações e contratos : orientações básicas /Tribunal de Contas da União. – 3. ed, rev. atual. e ampl.Brasília : TCU, Secretaria de Controle Interno, 2006.

Uma vez definido o objeto que se quer contratar, é necessário estimar o valor total da obra, do serviço ou do bem a ser licitado, mediante realização de pesquisa de mercado. É necessário, ainda, verificar se há previsão de recursos orçamentários para o pagamento da despesa e se esta se encontra em conformidade com a Lei de Responsabilidade Fiscal.

Para definir o objeto da licitação, o administrador deve estar atento às peculiaridades do objeto e às diferentes exigências da Lei de Licitações na contratação de obras, serviços ou compras. Se houver previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executadas no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma de desembolso;

Evite a ocorrência das falhas abaixo especificadas, relativas aos dispositivos a seguir mencionados da Lei nº 8.666/1993: - ausência ou não-apresentação de registros concernentes ao levantamento dos preços unitários da obra e/ou à composição de custos unitários dos serviços constantes no orçamento da obra, com infração do art. 7º, § 2º, inciso II;

Ausência, quando da licitação da obra, de previsão de recursos no Orçamento Geral da União que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executados no exercício financeiro à época, de acordo com o respectivo cronograma, com transgressão do art. 7º, § 2º, inciso III. Acórdão 554/2005 Plenário

Somente proceder à licitação de obras e serviços após a celebração do termo de convênio, de modo a dar cumprimento ao disposto no art. 7º, § 2º, inciso III, da Lei nº 8.666/1993, ou seja, quando houver previsão dos recursos que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes. Acórdão 194/2005 Plenário.

A finalidade é organizar e controlar as declarações de disponibilidades orçamentárias otimizando a utilização de recursos orçamentários pelas unidades do Departamento de Polícia Federal. Para utilização de recursos financeiros federais alguns requisitos e procedimentos são necessários seja licitar, contratar serviços e produtos ou desembolsar recursos financeiros para remoção ou afastamento de servidores.

O controle da Declaração Orçamentária irá auxiliar o Coordenador de Orçamento e Finanças do Departamento de Polícia Federal na divisão dos recursos orçamentários (cotas orçamentárias) entre as unidades gestoras do DPF. Com o SIDDO vai ser possível controle rápido e efetivo de DDOs autorizadas de cada unidade, o usuário com perfil de COORDENADOR irá determinar os valores disponíveis para cada unidade gestora anualmente, excedendo o valor não será possível incluir DDO, não conseguindo incluir DDO a unidade gestora terá de entrar em contato com a COF solicitando um aumento da Cota Orçamentária, antes disso será verificado se existe DDO pendentes (pendente de alteração ou pendente de cadastramento de resultado).

No sistema poderá ser incluídas dois tipos de DDOs: a DDO pessoal – utilizada em processos de remoção e afastamento; e DDO Contrato – utilizada em processo de contratação de produtos ou serviços.

Como mencionado anteriormente existem dois tipos de DDO, cada DDO tem particularidades, a tabela abaixo resumi cada DDO para facilitar o entendimento de suas características.

Os valores das cotas orçamentárias têm de ser atualizados automaticamente. Na DDO Pessoal o valor a ser considerado é o valor preenchido pelo servidor da ASSISTENCIA. Na DDO Contrato, primeiramente, será considerado o valor estimado no pedido de DDO, depois esse valor deverá ser atualizado pelo o valor cadastrado no resultado.

Quando a DDO Contrato é autorizada pelo Coordenador o valor previsto será subtraído da Cota Orçamentária, mas após o cadastro do resultado em vez de considerar o valor solicitado na DDO será considerado o valor do resultado executado. Exemplo: a UG SR/DPF/MG tem disponível R$ 10.000,00 (restante do valor de cota orçamentária), fez uma DDO solicitando contratação de serviços de marcenaria no valor de R$ 8.000,00, sendo assim valor da cota orçamentária seria de R$ 2.000,00 agora, o Coordenador autoriza DDO, a UG imprimi a autorização de DDD e começa o processo de contratação, ao final do processo ganha uma empresa cobrando o valor de R$ 7.000,00 pelo serviço, obrigatoriamente a UG cadastrará resultado com o valor de R$ 7.000,00, e seu valor de Cota Orçamentária passa de R$ 2.000,00 para R$ 3.000,00 (10.000,00 – 7.000,00 o valor do resultado). Se for necessário um aditivo é necessário o cadastro de outra DDO.

No diagrama abaixo ilustra o processo de solicitação de DDO Contrato.

Após análise do documento enviado pelos responsáveis deste caso de uso na Polícia Federal, foi elaborado um diagrama de classe.

A Superintendência Regional de Tocantins (SR/TO) deseja contratar SERVIÇOS DE COPA E COZINHA para o ano de 2009, a SR/DPF/TO não pode contratar diretamente sem a DDO. É necessário que o servidor do SELOG/SR/DPF/TO solicite via sistema (SIDDO), ou seja, cadastre a Declaração de Disponibilidade Financeira com todas as informações solicitadas, e aguarde os testes internos do sistema (verificar cotas orçamentárias, existência de dados incorretos), depois haverá a revisão dos dados preenchidos pelos servidores da COF (setor APOIO ADMINISTRATIVO) e, finalizando o procedimento, a autorização do Coordenador. Após autorizado a SR/DPF/TO pode imprimir a utorização DDO e prosseguir na contratação do serviço, depois registra no SIDDO o resultado da contratação. É esse valor que será considerado para atualização de cota orçamentária. Após a autorização da DDO pela COF, o SIDDO permitirá a impressão da autorização de DDO para as unidades gestoras, pois este documento impresso fará parte do processo de nova contratação. É necessário que este documento possua algum tipo de segurança de autenticidade ou utilizar assinatura digital do Coordenador.

Na UFRN este controle é feito hoje de forma manual, o ordenador de despesa análise o recurso disponibilizado na unidade fictícia Gestão de Contratos, a partir desta análise é gerada a DDO. O ordenador de despesa faz a consulta a licitação na qual será aplicada a DDO e então imprime a mesma.

As DDOs Pessoal, relativas a remoção ou afastamento não necessitam de cadastro de resultado, só a DDO Contrato que obrigatoriamente necessita de cadastro de resultado. O Diagrama de funcionamento na DDO pessoal é um pouco diferente, pois quem cadastra a DDO é o setor ASSISTÊNCIA da COF. Segue o diagrama da DDO pessoal.

Após análise do documento enviado pelos responsáveis deste caso de uso na Polícia Federal, foi elaborado o seguinte diagrama de classe.

No SIPAC existe o caso de uso de Solicitar Afastamento, neste caso de uso, é possível adaptar para que ao solicitar um afastamento, seja preenchido as informações das células orçamentárias, sub-itens e o valores que serão utilizado em cada elemento de despesa e a unidade de destino, com está informações sendo preenchidas no momento do afastamento é possível gerar a DDO Pessoal.

Para o gerenciamento de cotas orçamentárias são necessárias as seguintes informações cadastradas pelo usuário com perfil de COORDENADOR: UG; NOME, PI; ED; FONTE; VALOR. Atualmente as cotas orçamentárias seguem essa tabela abaixo. No controle da DDO será aplicado o mesmo leiaute.

No SIPAC existe a definição de célula orçamentária, que é composta por Unidade, Programa de Trabalho Resumido, Natureza de Despesa(Elemento de Despesa), Fonte de Recurso, Plano Interno, Ano Orçamentário e etc.

Existirá basicamente quatro níveis de usuários (atores):

1. usuários do SELOG (Setor de Administração e Logística Policia) – cadastrar DDO Contrato;
2. usuários do setor APOIO ADMINISTRATIVO (da COF) – Acessar DDO Contrato;
3. usuários do setor ASSISTÊNCIA (da COF) – Cadastrar, acessar DDO Pessoal;
4. e usuário com o perfil de COORDENADOR.

No sistema o ordenador de despesa do DPF (o Coordenador de Orçamento e Finanças) poderá controlar, recusar, autorizar ou solicitar alteração de declaração de disponibilidade orçamentária.

• Usuários com o perfil SELOG: são os usuários dos SELOG da Superintendências do DPF ou usuários de setores orçamentários de outras Unidades Gestoras como, por exemplo, os da ANP/DG/DPF (Academia Nacional de Polícia), os da DITEC/DPF e etc. Terão as seguintes funções:
  1. Cadastrar Declaração de Disponibilidade Orçamentária (DDO Contrato);
  2. Alterar DDO;
  3. Cadastrar resultado da contração;
  4. Gerar relatórios relativos a sua UG (Unidade Gestora)

• Usuários com o perfil ASSISTÊNCIA: são os usuários lotados no setor Assistência da COF com objetivo de incluir e controlar as declarações de disponibilidade orçamentária de Pessoal. Terão as seguintes funções:
  1. Cadastrar Declaração de Disponibilidade Orçamentária (DDO Pessoal);
  2. Alterar DDO Pessoal;
  3. Gerar relatórios relativos a DDO Pessoal de todas unidades

• Usuários com o perfil APOIO ADMINISTRATIVO: são os usuários lotados no setor Apoio Administrativo da COF com objetivo de verificar os dados preenchidos no cadastro ou alteração de DDO. Terão as seguintes funções:
  1. Gerenciar usuários do sistema;
  2. Gerenciar todos os menus do sistema;
  3. Gerenciar Unidades Gestoras;
  4. Verificar os dados preenchidos nas DDOs cadastradas – caso necessite correção, devolver a DDO para o setor que cadastrou;
  5. Encaminhar para Coordenador;
  6. Gerar relatórios incluindo todas UG (Unidade Gestora)

• Usuários com o perfil COORDENADOR: são os Coordenadores de Orçamento e Finanças do DPF e substituto. Terão as seguintes funções:
  1. Gerenciar cotas orçamentárias;
  2. Gerenciar usuários com perfil de Coordenador;
  3. Gerenciar todos os menus do sistema;
  4. Autorizar totalmente/autorizar parcialmente ou negar DDO cadastrada;
  5. Gerar relatórios incluindo todas UG (Unidade Gestora)

A tela inicial para os usuários com perfil de SELOG, só abrirá as DDOs relativas a sua lotação, ou seja, o usuário lotado na SR/DPF/TO não poderá abrir as DDOs cadastradas pela SR/DPF/DF por exemplo. Segue um sugestão de leiaute da tela inicial.

A tela inicial para os usuários com perfil de ASSISTÊNCIA, abrirá todas as DDOs PESSOAL. Terá a opção de filtrar por UG. Segue uma sugestão de tela.

A tela inicial para os usuários com perfil de COORDENADOR, abrirá todas as DDOs, tanto Contrato e Pessoal. Terá a opção de filtrar por UG, terá acesso para gerenciar usuários e gerenciar cotas no menu Administração. Segue uma sugestão de tela.

A tela de cadastro da DDO de Contrato segue a seguinte sugestão:

O modelo contém os seguintes campos:

• Data: Deverá ser preenchida automaticamente;
• Exercício Financeiro: Este item deve ser populado com um ano anterior e 2 subsequentes. Exemplo ano atual 2009, lista gerada: 2008, 2009, 2010 e 2011.
• Tipo de Objeto: Lista com as seguintes opções: Novo Contrato, Prorrogação, Aditivo e Apostilamento.
• Unidade de Destino: Unidade vinculadas a unidade gestora do usuário logado;
• Valores Brutos Executados(Meses): Em formato de moeda REAL;
• Total Executado e Total Estimado/Executado: Valor calculado em formato de moeda REAL;
• Tercerização: Caso exista tercerização deverá ser informado os campos: Cargos do Terecerizado, Quantitativo Atual e Quantitativo Projetado;
• Justificativa: Informações adicionais;
• Cotas Orçamentárias(Célula Orçamentária): Poderão ser informadas várias células orçamentárias; Os campos descritos abaixo serão informados juntos com a célula orçamentária;
• Sub-item: Deverá ser importado do SIAFI e deverá ter vinculação com o Elemento de Despesa;
• Gestão: Deverá ser importado do SIAFI, atualmente é utilizado apenas o código 0001.
• Valor Total: É a soma de todas os totais para as células, campo calculado;

• Para as unidades deverão ser adicionadas as seguintes informações, para utilização da Polícia Federal:
  • Código do Tesouro;
  • Código FUNAPOL;
  • Localização (Brasilila, Salvador, etc);
  • CNPJ;

Segue o modelo de impressão para DDO de Pessoal utilizada pela Polícia Federal

Segue o modelo de impressão para DDO de Contrato utilizada pela Polícia Federal

Estes documentos deverão possuir algum tipo de segurança de autenticidade ou utilizar assinatura digital do Coordenador.

• Uma Cota Orçamentária teria o mesmo significado que Célula Orçamentária do SIAFI? Caso sim, por que não é citado a Esfera Orçamentária?
  • Resposta: Não a Cota Orçamentária não possui um vinculo com a Célula Orçamentária, são coisas distintas.

• Nos modelos impressos aparecem o Programa de Trabalho e na tabela de Cotas Orçamentárias do Tocantins não, por quê?
  • Resposta: Existe realmente o Programa de Trabalho, faltou incluir. Ficou pendente definir se será possível a utilização do PTRes no lugar do Programa de Trabalho.

• “Excedendo o valor não será possível incluir DDO, não conseguindo incluir DDO a unidade gestora terá de entrar em contato com a COF solicitando um aumento da Cota Orçamentária, antes disso será verificado se existe DDO pendentes (pendente de alteração ou pendente de cadastramento de resultado)”. Como funciona essa solicitação de aumento da Cota Orçamentária, existe algum documento?
  • Resposta: Está solicitação não feita via sistema.

DDO Contrato (Licitação de Serviços, fornecimento de bens ou Execução de Obra)

• Que dados deverão ser informados no resultado da DDO de Contrato?
  • Resposta: Deverá ser buscada a DDO e possibilitar alterar apenas o valor.

• O detalhamento mensal da DDO de Contratos é para quais tipos de objetos(Novo Contrato, Prorrogação, Aditivo e Apostilamento)?
  • Resposta: O modelo passado de DDO de Contratos engloba todos os tipos, as informações que dizem respeito a Credor Atual, Número do Contrato, Número do DDO Anterior serão para os casos de Prorrogação, onde já exista um contrato.

• Para todos os tipos de objetos a tela sugerida será a mesma?
  • Resposta: Não, foi feito um modelo que englobasse tudo.

• Os campos do modelo sugerido Credor Atual, CNPJ, Número do Contrato, Vigência do Contrato e Número DDO Anterior serão aplicados para todos os tipos de objetos?
  • Resposta: O modelo passado de DDO de Contratos engloba todos os tipos, as informações que dizem respeito a Credor Atual, Número do Contrato, Número do DDO Anterior serão para os casos de Prorrogação, onde já exista um contrato.

• Em que situações serão aplicadas os valores brutos mensais e os valores estimativos? Se possível citar um exemplo.
  • Resposta: Prorrogação

• No caso das licitações de obras e prestação de serviços, como é feito a análise orçamentária para que possa ser realizada a licitação? Em que etapa?
  • Resposta: Baseada na cota orçamentária, baseando-se na Natureza de despesa.

DDO Pessoal

• Em que situações são necessárias a análise orçamentária para que aconteça um Afastamento e Remoção? Que Elemento de Despesa são utilizados nestes casos?

• Existe um orçamento para pagamento da folha para cada unidade na PF?

• O que significa o campo Referência?

* As resposta foram adquiridas na vídeo conferência do dia 16 de abril de 2010, com os responsáveis da DPF, DPRF e MJ. Os principais argumentadores foram o Bispo e Eduardo, que é o responsável pela DDO Contratos na DPF.

Basicamente, o usuário com perfil de SELOG terá acesso somente às informações relacionadas a lotação atual, já os outros perfis terão acessos as DDOs de todas UGs. Não foram definidos todos os relatórios, que serão informados em outra fase do projeto.

Documento elaborado pela Polícia Federal