====== Reunião: Controle de alocação de veículos para viagens e outros fins ====== | Assunto | Controle de alocação de veículos para viagens e outros fins. | | Data | 19 de maio de 2009 | | Analista | Eriton Farias | ===== Entrevistados ===== | Nome | Função | Email | Fone | | Otoniel Dantas Fernandes | Administrador do prédio da reitoria | \\ | | | Célia | Chefe-SAE | \\ | | ===== Pontos discutidos ===== * Controle de alocação de veículos para viagens e outros fins. ===== Visão da Administração da Reitoria ===== ==== Fluxo do negócio ==== __Administração do prédio da reitoria__ * Todos as unidades da universidade podem solicitar o uso de algum carro da Reitoria(PROAD). A solicitação pode ser feita por telefone ou através de memorando. * Se for uma solicitação para viagem, pode haver um contato por telefone para saber a disponibilidade, mas deve ser enviado um memorando para poder formalizar a solicitação. Este memorando pode ser enviado para João Batista(PROAD) ou para Otoniel(Administração do Prédio da Reitoria). O memorando deve conter o destino, período de viagem, hora, local de saída, data de retorno, hora de chegada e a equipe que irá viajar. * Se não for uma solicitação de alocação de um carro para viajar, ela pode ser feita sem memorando. A maioria das vezes ela é feita presencial na própria administração do prédio da reitoria. * É possível também que a CGU solicite carros. * Para verificar a disponibilidade dos carros, otoniel consulta um quadro onde temos os motoristas e carros disponíveis. * Sendo uma solicitação de viagem, o motorista se dirige ao solicitante e passa os dados pessoais(nome e cpf) e bancários(conta e agência). O solicitante deve depositar na conta do motorista o valor correspondente as diárias do motorista. A data correta para que seja feita a reserva e o pagamento das diárias do motorista é de 10 dias antes da viagem. * Caso um carro quebre em outra outra cidade, normalmente um motorista da universidade irá enviar outro motorista para auxiliar no retorno do veículo e da equipe que viajou. Todas as despesas são arcadas pelo setor "dono" do carro. * Anualmente é gerado um relatório contendo quantidade de carros que cada departamento solicitou. __SAE__ * Em geral o diretor do centro ou chefe de departamento solicitam um ônibus para uma viagem ou outra finalidade. * A solicitação é ser feita através de memorando impresso, o SAE acha importante que venha assinado pelo chefe. Na solicitação deve conter: solicitante, setor, destino, telefone para contato, email e estimativa da quantidade de passageiros. * O SAE cadastra em planilhas do excel as solicitações por ordem de chegada e de de acordo com a estimativa de passageiros. * Essas solicitações geram uma pré reserva que é controlada por essas planilhas. * Uma pré reserva vira uma solicitação quando o solicitante envia o "Protocolo de Segurança de Processo de Trabalho"(pode ser visualizado na Resolução 108/2008 do CONSEPE) completamente preenchido inclusive com o nome do dos alunos participantes. * Esse protocolo vai para apreciação e críticas devidas do Engenheiro de Segurança. * Se o engenheiro de segurança julgar que é necessário, ele chama o servidor responsável pala atividade para discutir o conteúdo do protocolo de segurança. * O protocolo retorna ao SAE. O SAE manda cópia para o DSP, original para o DTO e fica com cópia. * O DTO envia lista de passageiros para a PRF. * O DTO libera ônibus para viagem e indica o motorista que responsável pelo ônibus. * O pagamento das diárias do motorista bem como o abastecimento deve ser resolvido entre a DTO e a unidade solicitante. O pagamento das diárias e do abastecimento é de responsabilidade da unidade solicitante. ==== Documentos coletados ==== * [[https://docs.info.ufrn.br/lib/exe/fetch.php?media=desenvolvimento:especificacoes:sipac:transportes:reunioes_do_sistema:requisicaodetransporte.jpg|Ficha de requisição de transporte]]. * Memorando de Reserva de veículo [[https://docs.info.ufrn.br/lib/exe/fetch.php?media=desenvolvimento:especificacoes:sipac:transportes:reunioes_do_sistema:requisicaodetransporte_memorando1.jpg|Memorando 1]] [[https://docs.info.ufrn.br/lib/exe/fetch.php?media=desenvolvimento:especificacoes:sipac:transportes:reunioes_do_sistema:requisicaodetransporte_memorando2.jpg|Memorando 2]]. * Relatório referente as viagens solicitadas a Administração da Reitoria [[https://docs.info.ufrn.br/lib/exe/fetch.php?media=desenvolvimento:especificacoes:sipac:transportes:reunioes_do_sistema:relatorioquantidadesolicitacao_pagina1.jpg|Página 1]] [[https://docs.info.ufrn.br/lib/exe/fetch.php?media=desenvolvimento:especificacoes:sipac:transportes:reunioes_do_sistema:relatorioquantidadesolicitacao_pagina2.jpg|Página 2]]. * [[http://desenvolvimento/projetos/trunk/Sistemas_Docs_Atual/SIPAC/Transportes/Controle_alocacao_onibus_SAE|Planilhas de controle do SAE]]. * [[http://www.prh.ufrn.br/DAS/conteudo/arquivos/dhsmt/res108-2008.doc|Resolução 108/2008 do CONSEPE]] ==== Sugestões ==== * Concentrar o controle dos veículos da universidade no DTO (Departamento de Transportes e Oficina), delegando ao chefe do setor a incumbência de organizar todas as atividades inerentes às viagens, abastecimento e diárias através do sistema; * Centralizar as viagens a partir da garagem, deixando todos os veículos aos cuidados do DTO, facilitando, assim, o controle das viagens e dos veículos; * Realizar revezamento entre os motoristas qualificados através do sistema, de maneira que todos possam ser escalados para viagens, independente das diárias a serem recebidas; * Liberação das ordens de combustíveis ser realizada através do sistema, já que atualmente o motorista escalado para realizar a viagem é quem se dirige ao setor solicitante em busca do funcionário responsável por despachar a liberação de abastecimento; * Consulta ou reserva de veículos ser feita através do site. ==== Observações ==== * A administração da reitoria atende a solicitações de toda a universidade e as vezes da CGU, isso acontece para veículos pequenos(sprinter, gol, parati entre outros ). * No caso de carros grandes(ônibus e micro ônibus) é com o SAE na pessoa da profª Célia * Através de pedido por memorando ao reitor, o SAE tentou repassar essa responsabilidade para o DTO mas não obteve sucesso. A administração da reitoria deve tentar a mesmo procedimento * O SAE deve fazer uma reunião para ajustar alguns detalhes que a [[http://www.prh.ufrn.br/DAS/conteudo/arquivos/dhsmt/res108-2008.doc|resolução 108/2008]] não cita claramente. * É preciso resolver como lhe dar com solicitações urgentes, as vezes os servidores solicitam veículos de última hora. * É preciso que o sistema ajude a gerenciar prioridades de última hora. ===== O Analista ===== ==== Observações ==== * O setor é formado apenas pelo Otoniel e um Bolsista. ==== Casos de Uso identificados ==== * Solicitação de veículo * Acompanhamento de Solicitação * Parecer da solicitação * Relatórios