| Assunto | Gestão Documental - Estado da arte Ministério da Justiça |
| Data | 16/12/2009 |
| Analista | Weinberg Souza |
| Nome | Função | Fone | |
| Alexandre Futuro | CGMA - MJ | | xxxx-xxxx |
| Liliane Soares | CGTI - MJ | | 61 2025-3243 |
| Marcus Vinicius | CGMA - MJ | marcus.barbosa@mj.gov.br | 61 2025-3040 |
| Zander Arruda | Arquivo - DPRF | zander.arruda@dprf.gov.br | xxxx-xxxx |
O principal objetivo desta reunião é observar e entender o atual funcionamento da gestão documental no órgão, visando identificar aspectos que possam resultar em aprimoramentos no SIPAC.
Apresentação sobre MJDoc realizada por Marcus Vinicius utilizando ambiente de treinamento, com foco negocial e discussões sobre funcionalidades, regras e usabilidade do sistema:
O MJDoc é a ferramenta oficial de gestão documental utilizada no Ministério da Justiça. Por meio de convênios, também está sendo utilizada em outras instituições:
Tem como escopo o controle de documentos e processos. Possui manual do usuário (cartilha) para orientação quanto a utilização das funcionalidades.
Quanto a usabilidade, trata-se de um sistema desktop sem necessidade de instalação (pacote JAR, link do sistema acessado em treinamento.mj.gov.br). É utilizado o usuário e senha de rede para logon. Ao acessar o sistema o usuário terá que selecionar uma unidade para trabalhar (poderá possuir mais de uma unidade), todas as operações realizadas serão referentes a esta unidade.
Como recurso utilizado para estimular a utilização do sistema, o usuário que não registrar o recebimento de um documento ou processo no prazo de 48h terá as funcionalidades bloqueadas para uso, ficando disponível apenas para recebimento.
Existe um mecanismo de importação de dados sobre documentos armazenados no GEDOC.
Informações sobre servidores, unidades, lotações são recuperadas da base de Recursos Humanos (SISGEO, SISRH), através de integração/importação.
As caixas devem estar descritas formalmente em regimento e decreto, não podem ser criadas caixas de comunicação de forma aleatória.
Dentre as melhorias previstas estão:
A geração de número de protocolo é o primeiro passo para o registro de documentos e processos no MJDoc. Este procedimento consiste em reservar um lote de números, que serão impressos em etiquetas adesivas. Estas etiquetas são administradas pelo usuário responsável por fazer o registro de documentos e processos que chegam na unidade (secretária, por exemplo). A numeração gerada é utilizada tanto para documentos quanto para processos.
Cada novo documento ou processo físico que chega recebe uma das etiquetas (cola-se a etiqueta na primeira página), posteriormente o usuário acessa o sistema, informa o número do protocolo impresso na etiqueta e preenche as informações de acordo com o documento ou processo físico.
Cada etiqueta possui a informação do Lote e o Número de protocolo. O número é gerado sequencialmente mas documentos externos podem receber o número manualmente.
Um protocolo cadastrado será sempre do tipo Documento. Para que o documento se torne um processo se faz necessário realizar uma operação denominada Autuação. Esta operação é realizada apenas por áreas competentes (protocolo setorial ou unidades com permissão especial). O registro de uma autuação requer a data de realização e o responsável, é gerado um termo de autuação que irá compor o processo.
No momento do registro o documento físico já recebeu uma etiqueta contendo seu número de protocolo. O usuário acessa o MJDoc para preencher informações, tais como:
Um vinculo é uma espécie de anexo, podendo ser documentos diversos não protocolados (sem número de protocolo).
Por exemplo:
São registros textuais de ocorrências/ações dentro do mesmo departamento (um histórico de logs).
Por exemplo:
Para anexar ou apensar um documento é necessário que este esteja cadastrado do MJDoc.
Deve ser informado o responsável/solicitante pela operação (anexação ou apensamento). Termos de apensação e desapensação são gerados pelo sistema. Deve ser respeitada a ordem cronológica dos documentos (documentos mais antigos devem ser a peça principal).
O sistema não permite tramitações dos documentos acessórios, mas eles podem receber alterações, inclusive novos despachos normalmente.
O sistema permite uma visualização clara e sugestiva dos processos juntados, inclusive com seus documentos associados (em forma de árvore).
Um processo recebido pode estar incompleto ou com informações erradas. Nestes casos é registrada uma diligência para que a origem do processo possa corrigir ou complementar as informações necessárias. O processo pode não tramitar fisicamente, ficando apenas aguardando.
O sistema permite o controle de várias formas de tramitação. Existe uma organização das unidades com regras que regem esta operação. As unidades estão organizadas em grupos de tramite, as unidades do mesmo grupo podem tramitar processos livremente. Cada grupo possui uma unidade responsável pela tramitação com os demais grupos, esta é sua unidade protocolozadora (protocolo setorial). A tramitação para instituições externas é feita pelo protocolo central. O responsável técnico do processos poderá realizar tramitações (tramitação entre pessoas).
A tramitação interna acontece entre unidades de tramite ou entre unidades que possuam permissão especial, dentro da mesma instituição. A tramitação pode acontecer diretamente entre unidades do mesmo grupo, para grupos diferentes a tramitação acontece através do protocolo setorial.
As informações necessárias são:
A tramitação de processos entre a instituição e outras instituições externas é realizada pelo protocolo central. Esta é a porta de entrada e saída de processos do órgão.
Para tramitação com outra instituição que também utiliza o MJDoc informações adicionais não necessárias:
A tramitação de processos entre a instituição e outras instituições externas é realizada pelo protocolo central. Esta é a porta de entrada e saída de processos do órgão.
Para tramitação com outra instituição que não utiliza o MJDoc informações adicionais não necessárias:
Ao realizar um tramite externo, o próprio usuário da instituição de origem é quem deve alimentar informações do processo:
Guia de remessa é o documento que lista quais processos estão sendo tramitados. Ao registra um envio a Guia de Remessa é gerada, alguns detalhes devem ser observados:
Aqui são informadas as informações sobre o recebimento de documentos e processos nas unidades. O recebimento é sempre individual (um documento/processo por vez):
Processos que devem ficar aos cuidados de uma pessoa específica, deve ter seu Responsável Técnico informado, como por exemplo processos sigilosos ou que possuem peças sigilosas (decreto 453).
O responsável será o único com permissões de manipular o processo a partir de então.
Um documento ou processo pode ser composto por mais de um volume, mais de um bloco de papel. Cada volume tem uma quantidade máxima de folhas permitidas, definida na legislação específica.
O sistema registra a abertura de volume:
Documentos e processos que foram concluídos são enviados para arquivo. Isto significa que não serão mais analisados ou manipulados.
Processos que foram concluídos recentemente devem permanecer em arquivo corrente, localizado na unidade onde foi tramitado pela última vez. Esta forma de arquivamento é utilizada para permitir um acesso mais rápido a processos recentes.
Para manipular o processo se faz necessário desarquiva-lo, retornando para a área ativa do sistema.
Algumas informações são necessárias:
Após a permanência necessária no arquivo corrente (prevista em legislação específica), o processo deve seguir para o arquivo central onde permanecerá pelo tempo determinado, de acordo com seu tipo. Após esta permanência no arquivo central o processo será destruído ou enviado para o Arquivo Permanente da união (Arquivo Histórico).
Para manipular o processo se faz necessário desarquiva-lo, retornando para a área ativa do sistema.
Algumas informações são necessárias para o envio ao arquivo central:
O controle arquivistico não é completo. Uma vez enviado para o Arquivo Central, não se tem o controle específico desta unidade:
As pesquisas no sistema podem ser feitas por todas as entradas de dados possíveis. O resultado é disposto em forma de tabela, com informações básicas e uma opção para detalhamento.
Sem relatórios sintéticos e analíticos.
As operações básicas realizadas pelos usuários são registradas para fins de auditoria.
Durante a utilização do MJDoc enfrentou-se algumas dificuldades ao iniciar/logar na aplicação, demorou cerca de 18 (dezoito) minutos para que fosse possível utilizar o ambiente de treinamento/homologação. Suspeita de erros na configuração da JVM.
O sistema apresenta uma interface intuitiva para o uso.
A instituição demonstra ter realizado um bom trabalho em relação a capacitação dos usuários quanto ao rito processual, alinhamento de conceitos, utilização da ferramenta. Isto influenciou no sucesso obtido quanto a implantação do MJDoc.
O sistema apresenta deficiência em relatórios, há poucas opções, alguns são gerados manualmente a partir de selects diretos no banco de dados e enviados ao usuário em forma de planilha eletrônica do Excel.
Aqui estão listadas algumas melhorias que poderiam ser implementadas no Sistema de Protocolos do SIPAC, tendo em vista a necessidade das outras instituições e o alinhamento com a legislação específica:
Protocolos Setoriais e Central
As unidades de protocolos se fazem necessárias para a realização do controle sobre os processos, isto inclui:
Assuntos
Os assuntos devem ser pré-definidos, de acordo com legislação específica.
Autuação
Todo processo deve ter o registro da Autuação, sendo realizada pela unidade competente (Protocolos Setoriais e Central).
As unidades podem registrar seus documentos, porém nem todas podem gerar processos (autuar).
Anexação/Apensamento
As operações de anexação e apensamento são utilizadas, inclusive com geração dos termos necessários.
Controle Arquivistico
O controle arquivistico é utilizado, porém o MJDoc também não implementa todas as funcionalidades desejadas: