Acautelar um bem é transferir a responsabilidade dele a determinado servidor em específico, que guardará o bem com cautela e precaução. Este caso de uso geralmente é usado para armamentos ou material apreendido pela Polícia, por se tratarem de materiais perigosos e a Instituição não ter como garantir a segurança desses materiais sem atribuir um responsável imediato a eles. Além disso, o acautelamento de armas, pela natureza e origem de seu objeto, é provisório e precário, exigindo-se, em razão disto, controle rigoroso e efetivo. Logo as informações necessárias para este controle são solicitadas neste caso de uso.

O gestor de patrimônio será responsável por fazer este controle de acautelamento.

Pré-condições:

• Estar logado no sistema como um gestor de patrimônio global ou da unidade gestora.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Patrimônio → Bens → Acautelamento → Abertura de Termo de Acautelamento

São solicitadas as informações do Termo de Acautelamento:

• Detentor*: Tipo AUTOCOMPLETE. Formato: NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE - CARGO). Entrada de dados: NOME ou MATRÍCULA DO SERVIDOR. (RN01, RN02, RN20).

Ao escolher o detentor são exibidas as seguintes informações, algumas editáveis:

• Detentor*: Tipo TEXTO. Formato: NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE - CARGO).
• Lotação: Tipo TEXTO. Formato: NOME DA UNIDADE.
• Cargo: Tipo TEXTO.
• Unidade de Acautelamento*: Tipo AUTOCOMPLETE, Formato: UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Entrada de dados: NOME ou CÓDIGO DA UNIDADE.
  • Representa a Unidade de onde serão retirados os bens para a cautela do Servidor. (RN03, RN16, RN19).
• Localidade: Tipo AUTOCOMPLETE. Formato: CÓDIGO - NOME DA LOCALIDADE, Entrada de Dados : DESCRIÇÃO DA LOCALIDADE. (RN04, RN16, RN24)
  • As localidades podem ser visualizadas através do caso de uso Listar/Alterar Localidade.

• Data Prevista para Fechamento: Tipo DATA. (RN05).

São exibidas as seguintes informações:

• Detentor: Tipo TEXTO. Formato: NOME DO SERVIDOR.
• Lotação: Tipo TEXTO.
• Cargo: Tipo TEXTO.
• Unidade de Acautelamento: Tipo TEXTO. Formato: UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Representa a Unidade de onde serão retirados os bens para a cautela do Servidor.
• Localidade: Tipo TEXTO. Formato: LOCALIDADE. Representa a Localidade da Unidade de onde serão retirados os bens para a cautela do Servidor.
• Data de Abertura: Tipo DATA. (RN06)
• Data Prevista para Fechamento: Tipo DATA.

São disponibilizados os seguintes filtros para a busca dos bens a serem inseridos no termo de acautelamento: (RN18 e RN21)

• Nº. de Tombamento: Tipo NUMÉRICO. Formato: AAAA999999.
• Denominação: Tipo TEXTO.
• Unidade: Tipo Texto. Formato NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Nesse caso a Unidade de Acautelamento escolhida vem preenchida por padrão.
• Localidade: Tipo Texto. Formato NOME DA LOCALIDADE. Nesse caso a Localidade de Acautelamento caso escolhida anteriormente, vem preenchida por padrão, caso não, Tipo AUTOCOMPLETE, Formato: CÓDIGO - NOME DA LOCALIDADE, Entrada de Dados : DESCRIÇÃO DA LOCALIDADE. (RN04)
• Grupo do Material: Tipo AUTOCOMPLETE. Formato: 9999 - NOME DO GRUPO DE MATERIAL, Entrada de Dados: CÓDIGO OU NOME DO GRUPO DE MATERIAL. (RN17)
• Descritores do Grupo de Material (RN22)
  • Nome: Tipo TEXTO.
  • Destino: Tipo TEXTO.
  • Valor: Tipo NUMÉRICO.

Realizada a busca, uma lista de bens encontrados é exibida com os dados abaixo e uma opção para inserção do bem no Termo de Acautelamento:

• Tombamento: Tipo NUMÉRICO. Formato: AAAA999999.
• Denominação: Tipo TEXTO.
• Unidade: Tipo TEXTO.
• Marca: Tipo TEXTO.
• Status: Tipo TEXTO.

Esta lista pode ser exibida em diversas páginas caso fique muito extensa.

Ao inserir um bem no termo, são solicitadadas as seguintes informações: (RN07, RN08, RN09, RN10, RN11 E RN12

• Tombamento: Tipo NUMÉRICO. Formato: AAAA999999.
• Denominação: Tipo TEXTO.
• Data de Entrega: Tipo DATA. Formato: DD/MM/AAAA.
  • Esta informação já vem padronizada com a data e hora atual, porém é possível editá-la.
• Data Prevista para a Devolução: Tipo DATA. Formato: DD/MM/AAAA. (RN23)

A seguir, é exibido o Termo de Acautelamento com todas as informações abaixo para conferência (RN13):

• Servidor: Tipo TEXTO. Formato: NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE).
• N°. SIAPE: Tipo NUMÉRICO. Formato: 9999999.
• Lotação: Tipo TEXTO
• Cargo: Tipo TEXTO
• Unidade de Acautelamento: Tipo TEXTO. Formato: UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
• Localidade: Tipo TEXTO. Formato: NOME DA LOCALIDADE (CÓDIGO DA LOCALIDADE).
• Data e Hora de Abertura do Termo: Tipo DATA. Formato: DD/MM/AAAA HH:MM.
• Data Prevista para Fechamento: Tipo DATA.
• N°. Tombamento: Tipo NUMÉRICO. Formato: AAAA999999.
• Usuário: Tipo TEXTO. Formato: login - Nome do usuário. Usuário que inseriu o bem na cautela.
• Denominação: Tipo TEXTO.
• Data Prevista para Devolução: Tipo DATA.
• Valor do Bem (R$): Tipo NUMÉRICO. Formato: 99,99.
• Documento:
  • Nota Fiscal: Tipo TEXTO. Formato 9999/XX.
  • Emissão: Tipo DATA.
  • Atesto: Tipo DATA.
• Grupo do Material: Tipo TEXTO. (RN17)
• Unidade: Tipo TEXTO. Formato: SIGLA.
• Localidade: Tipo TEXTO. Formato: LOCALIDADE (CÓDIGO DA LOCALIDADE). (RN04)
• Marca: Tipo TEXTO.
• Especificação: Tipo TEXTO.
• Valor Total: Tipo NUMÉRICO. Formato: 99,99.

Caso o bem possua descritores específicos associados ao grupo ou subgrupo de material (RN17, RN22), estes também são exibidos.

Após a confirmação, o Termo de Acautelamento é exibido para consulta ou impressão, com os seguintes dados (RN14):

As informações de responsabilidade são exibidas na parte inferior do termo. O caso de uso é finalizado. São enviados alertas por e-mail ao detentor e ao cadastrador dos Termo de Acautelamento. (RN15).

O e-mail enviado apresenta os seguintes dados:

Assunto: Informações diárias sobre Termo(s) de Acautelamento - SIPAC
Informações sobre Termo(s) de Acautelamento a Vencer - SIPAC
Termo(s) de Acautelamento a Vencer
Servidor: <NOME DO SERVIDOR>
N°. SIAPE: <N° SIAPE NO FORMATO 99999>
Lotação: <NOME DA UNIDADE>
Cargo: <CARGO>
Número da Cautela: <CÓDIGO DA UNIDADE>_<NÚMERO SEQUENCIAL>_<ANO COM 4 DÍGITOS>
Unidade de Acautelamento: <NOME DA UNIDADE>
Localidade: <NOME DA LOCALIDADE DA UNIDADE>
Bens Acautelados: <NÚMERO>
Bens Devolvidos: <NÚMERO>
Vence em: <DATA NO FORMATO DD/MM/AAAA>

• RN01 - O usuário comum detentor de carga patrimonial poderá por intermédio de um papel no sistema gerar termos de acautelamentos de seus bens patrimoniais.
• RN02 - Em regra, somente poderão ser acautelados bens patrimoniais a servidores do quadro da Instituição devidamente cadastrados no Sistema de Recursos Humanos – SIGPRH.
• RN03 - Cada servidor poderá ter apenas um termo de acautelamento em aberto por unidade caso o parâmetro 1_600_17 - PERMITE_OPERACOES_PATRIMONIO_POR_LOCALIDADE esteja configurado como false. Caso contrário a regra a valer será que o servidor poderá possuir mais de um termo aberto por unidade, desde que somente um não possua localidade associada e que os demais possuam localidades não repetidas.
• RN04 - A exibição deste campo depende de um parâmetro do sistema. Se PERMITE_OPERACOES_PATRIMONIO_POR_LOCALIDADE for verdadeiro, é possível realizar operações nas localidades, da mesma forma que nas unidades.
  1. Caso seja exibido o campo Localidade, verifique mais regras de negócio em Cadastrar Localidade.
• RN05 - Não poderá haver acautelamento de materiais com data retroativa.
• RN06 - Um termo de acautelamento terá o prazo máximo a contar da data de sua criação até a data prevista para fechamento do mesmo. Ao completar o referido período – ou até 15 dias antes - o termo de acautelamento deverá ser renovado. A renovação de um termo de acautelamento consiste do fechamento do termo anterior e da criação de um novo termo para os mesmos materiais.
• RN07 - Cada item patrimonial constará em aberto apenas uma única vez em cada termo de acautelamento, ou seja, não pode ter sido gerado dois termos de acautelamento com o mesmo bem.
• RN08 - Um item patrimonial não poderá ser acautelado no mesmo espaço de tempo em termos diferentes - exceto quando a data de abertura do termo de acautelamento posterior for igual a no máximo a data de fechamento (ou data devolução do material) do termo de acautelamento anterior, devendo ser observado o horário do fato.
• RN09 - Um item patrimonial não poderá ser objeto de acautelamento caso esse encontre-se pendente de devolução em outro termo de acautelamento.
• RN10 - Um item patrimonial não poderá ser objeto de acautelamento caso esse tenha sido transferido ou baixado (cessão, doação …).
• RN11 - Um item patrimonial não poderá ser objeto de acautelamento caso encontre-se com restrição por sindicância (indicador de não localizado no levantamento patrimonial).
• RN12 - Após serem inseridos os bens, o sistema verifica se a maior Data de Devolução Prevista é menor que a Data de Fechamento Prevista, senão emite alerta para que sejam adaptadas as datas, levando em consideração a RN06 (“Um termo de acautelamento terá o prazo máximo a contar da data de sua criação até a data prevista para fechamento do mesmo.”).
• RN13 - Em cada termo de acautelamento, serão registradas as devoluções de materiais, bem como o acautelamento de novos materiais com a respectiva data e hora, permanecendo para efeito do prazo máximo de vigência do termo a data da sua criação.
• RN14 - O termo de acautelamento terá numeração única por unidade gestora e ano.
• RN15 - É emitido um alerta diário ao cadastrador e ao detentor da cautela, quando for atingida uma data predeterminada, que deve ser anterior à data prevista para fechamento do termo, por padrão está sendo emitido, 15 dias antes. Necessitando o Detentor renovar o Termo, ou alterar a data prevista para fechamento.
• RN16 - É necessário inserir pelo menos um dos campos de Unidade e Localidade que aparecem no PASSO 1. Quando é informado apenas a localidade, o campo Unidade é preenchido com a unidade da localidade que foi informada.
• RN17 - A terminologia Grupo de Material pode ser ajustada para Elemento de Despesa Detalhado, ver Terminologias.
• RN21 - Não poderá ser acautelado bens com status PENDENTE DE DISTRIBUIÇÃO PARA USO e bens recolhidos. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74730)
• RN22 - Os campos referentes aos descritores apenas são exibidos caso haja descritores cadastrados para o grupo ou subgrupo do material escolhido. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74730)
• RN23 - Por padrão, o campo Data Prevista para a Devolução é preenchido com a data equivalente a 12 meses após a Data de Entrega. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74730)
• RN24 - Caso o parâmetro OBRIGACAO_LOCALIDADE_TERMO_ACAUTELAMENTO esteja ativo esse campo será obrigatório.
• RN25 - Bens intangíveis não podem ser inseridos no termo de acautelamento. (Adicionada em 04/01/2017, referente à tarefa 189741).

Perfil: Gestor de Patrimônio de Unidade Gestora

• RN18 - Caso os parâmetros PERMITIR_ACAUTELAR_BEM_INDEPENDENTE_UNIDADE_GESTORA e PERMITE_OPERACOES_PATRIMONIO_POR_LOCALIDADE estejam configurados como verdadeiros, o gestor poderá buscar e acautelar também para localidades de outras unidades gestoras. Na situação contrária o gestor de patrimônio de unidade gestora só poderá buscar por localidades da sua unidade gestora.

Perfil: Gestor de Patrimônio Local

• RN19 - O gestor de patrimônio local só poderá buscar cautelas na unidade e suas filhas que está associada a permissão GESTOR_PATRIMONIO_LOCAL. (Deletada em 05/03/2012, referente a tarefa 85289)
• RN20 - O gestor de patrimônio local só poderá buscar cautelas de detentores que estão na unidade associada a permissão GESTOR_PATRIMONIO_LOCAL. (Deletada em 05/03/2012, referente a tarefa 85289)

Não se aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: Patrimônio

Link(s):

• Aba Bens → Acautelamento → Abertura de Termo de Acautelamento.

Usuário: san (Gestor de Patrimônio Global), adaildo (Gestor de Patrimônio da Unidade Gestora).

Papel que usuário deve ter:

• SipacPapeis.GESTOR_PATRIMONIO_GLOBAL
• SipacPapeis.GESTOR_PATRIMONIO_UNIDADE_GESTORA
• SipacPapeis.GESTOR_PATRIMÔNIO_LOCAL

Realizar testes de abertura de termo de acautelamento. Para verificar se o Termo de Acautelamento foi gerado usar a Consulta de Termo de Acautelamento em Patrimônio > Consultas > Movimentações > Termo de Acautelamento.

Os dados do Servidor são buscados por um Auto Complete e preenchidos automaticamente ao selecionar o Servidor.

Para inserir bens no termo de acautelamento deve-se usar a consulta fornecida no caso de uso, lembrando que ela limita os resultados em 100 registros. Caso a consulta traga mais de 100 resultados será necessário refinar os critérios da consulta.

A critério de teste, recomendo abrir um termo para a unidade 1135 e buscar os bens pela denominação “macbook”.