Adicionar Novos Documentos

Através deste caso de uso é possível anexar novos documentos a um processo existente na unidade em que o usuário se encontra.

Este caso de uso é utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de processos protocolados em suas unidades.

Esse caso de uso é acionado quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Protocolo → Processos → Cadastro → Adicionar Novos Documentos.

O caso de uso inicia-se através da consulta dos processos na unidade do usuário(RN01) pelo Consultador Geral de Processos.

Para cada um dos processos temos a opção:

• Selecionar Processo : o qual o usuário pode selecionar um processo para dar continuidade ao caso de uso.

Nesse passo o usuário poderá anexar documentos ao processo selecionado no passo anterior. Para isso, existem duas opções:

• Tipo do Documento*: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Natureza do Documento*: Ostensivo ou Sigiloso.
  • Grau de Sigilo*: Campo habilitado caso seja selecionada a opção SIGILOSO.
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Forma do Documento*: Escrito ou Anexo
  • Escrever Documento: o usuário poderá redigir o texto do documento e posterior assinatura. Os documentos gerados no sistema deverão conter um código de autenticidade para verificação no portal público.
  • Anexar Documento: usuário poderá anexar o arquivo do documento que está sendo cadastrado. ( RN11 )
    • Tipo do Documento*: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
    • Data de Recebimento*: Formato: DD/MM/AAAA.
    • Responsável pelo recebimento: Tipo - AUTOCOMPLETE. Lista os usuários da unidade do usuário logado.
    • Data do Documento*: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
    • Identificador: Formato - LIVRE, Tipo - TEXTO.
    • Ano: Formato: AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
    • Número de Folhas: Formato - 999999, Tipo - NUMÉRICO.
    • Tipo de Conferência: Combo com as seguintes opções documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
    • Arquivo Digital: Possibilidade de se anexar um arquivo ao documento que será inserido no processo, através da opção Enviar arquivo. Os documentos enviados serão destinados ao SIGED e podem ser acessados pelo caso de uso Busca de Documentos.

* Buscar Documentos Existentes: busca documentos que encontram-se na unidade do usuário. Documentos estes os quais poderão ser inseridos ao processo. Os campos de busca possíveis são: * Todos: Tipo: LÓGICO. * Número/Ano: Formato: 9999/AAAA, Tipo - NUMÉRICO. * Ano do Documento: Formato: AAAA, Tipo - NUMÉRICO. * Tipo: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO. * Unidade de Origem: Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE. * Período do Documento: Formato: DD/MM/AAAA à DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. * Período do Cadastro: Formato: DD/MM/AAAA à DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. * Abaixo são mostrados os Documentos Encontrados na busca, mostrando os seguintes dados dos documentos, além da opção de selecionar o documento para ser inserido: * Selecionar: Tipo: LÓGICO. * Número: Formato: 9999, Tipo - NUMÉRICO. * Data Documento: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. * Tipo: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO. * Origem: Formato: SIGLA DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - NUMÉRICO e TEXTO. * Para cada documento temos a opção Documento Detalhado a qual mostra os detalhes do documento em outra janela.

Para anexar um documento deve-se preencher os campos solicitados ou selecionar os processos existentes na sua unidade desejados e em seguida selecionar a opção Inserir.

São mostrados as seguintes informações de cada documento: (RN07)

• Tipo de Documento: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Data Documento: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Identificador: Formato: IDENTIFICADOR DO INTERESSADO, Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Formato: SIGLA DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - NUMÉRICO e
• Folhas: Tipo - NUMÉRICO.
• Para cada documento temos a opção de Visualizar Documento a qual mostra os detalhes do documento em outra janela.
• Para cada documento temos a opção de Excluir Documento a qual remove o documento da lista.(RN05).

Em seguida são exibidos os Documentos do Processo que lista todos os volumes inseridos no processo. Para cada novo volume anexado são mostradas as seguintes informações:

• Número de Folhas: Tipo NUMÉRICO.
• Data do Documento: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Identificação: Tipo TEXTO.
• Número: Formato: 9999, Tipo - NUMÉRICO.
• Ano: Formato: AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
• Protocolo: Formato - Tipo - NUMÉRICO
• Número de Folhas: Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Documento: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Origem: Formato: SIGLA DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - NUMÉRICO e
• Observações: Tipo - TEXTO.

Para salvar os novos documentos anexados é necessário escolher a opção Finalizar (RN02).

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Só é possível anexar documentos para processos que estão na unidade do usuário.
• RN02 - Ao finalizar, é necessário que tenha sido anexado pelo menos um novo documento.
• RN03 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de cadastrar protocolo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de cadastrar protocolo, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
• RN04 - Um documento só pode ser anexado a um processo ativo ou devolvido em diligência para a unidade do usuário.
• RN05 - O sistema só permite excluir documentos inseridos no momento.
• RN06 - O sistema só permite excluir ou alterar volumes que foram inseridos no momento. Caso o volume inserido no momento possua documentos inseridos anteriomente, o volume não pode ser excluido.
• RN07 - O volume não pode adicionar um novo documento caso o limite de 200 folhas no volume já tenha sido ultrapassado.
• RN08 - O volume criado não deve ultrapassar 200 folhas, caso seja adicionado um documento que ultrapasse esse limite, o número de folhas pode ser acrescido em até 20 folhas, deixando o volume com no máximo 220 folhas. Caso o volume possua uma quantidade de folhas excedentes ao limite máximo, o volume será divido em vários volumes contendo no máximo 200 folhas cada.

PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015 https://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/outros_normas/portaria-1677.pdf