Juntada de Documentos Avulsos a Processo

Juntada é a união de um processo a outro ou a um documento avulso, com o qual se tenha relação ou dependência, pode ser por Anexação ou Apensação. A juntada deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação de documentos, ou seja, na sequência em que os documentos, informações e decisões se apresentarem como relevantes para o Assunto em questão. Para a juntada de documentos avulsos a processo existe apenas o tipo Anexação.

• Juntada por Anexação: É a juntada definitiva de um processo a outro ou documento avulso a processo, passando ambos a constituírem um só documento, devendo ser executada mediante despacho do dirigente. O processo ou documento anexado é movimentado junto com o processo principal.

Pré-condições:

• Apenas processos e documentos com situação ativa podem ser juntados.
• Ambos (documento e processo) envolvidos na juntada devem estar na unidade do usuário.

Esse caso de uso pode ser acessado através do link: SIPAC → Módulo Protocolo → Processos → Juntada → Juntada de Documentos Avulsos a Processo

Assim que o caso de uso é iniciado, o usuário deverá selecionar o processo para o qual se deseja realizar a juntada. São mostrados todos os processos que encontram-se na unidade do usuário logado. Através da opção Buscar Processo, o sistema irá filtrar o resultado da consulta de acordo com os parâmetros informados:

• Consulta de Processos:
  • Número do Processo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
  • Código de Barras: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
  • Assunto Detalhado: TEXTO
  • Interessado: TEXTO
  • Processos dependentes de autenticação de despacho: Tipo - LÓGICO.
  • Urgente: Tipo - LÓGICO.
  • Todos os Processos na unidade: Tipo - LÓGICO.

São exibidas informações conforme o fluxo de consulta de processos. (RN01 e RN02):

• O usuário poderá escolher o processo principal da juntada pela opção Selecionar processo principal, seguindo para o próximo passo.

No passo seguinte são exibidas informações sobre o processo principal selecionado anteriormente.

• Processo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Origem do Processo: Formato - INTERNO|EXTERNO, Tipo - TEXTO.
• Data de Autuação: Formato - DD/MM/AAAA hh:mm, Tipo - DATA.
• Usuário de Autuação: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
• Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE PROCESSO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde o tipo de processo esteja ativo no sistema (RN10).
• Assunto do Processo: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN11).
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO. Assunto detalhado do processo.
• Natureza do Processo : Tipo - TEXTO. Natureza do Processo. Pode apresentar as naturezas:
  • OSTENSIVO: Processo cujo acesso é irrestrito;
  • SIGILOSO: Processo no qual o assunto não deve ser do conhecimento do público em geral;
• Unidade de Origem : Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO. Unidade onde o processo foi registrado.
• Status : Tipo - TEXTO. Situação atual do processo.
• Data de Cadastro : Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Data em que o processo foi cadastrado.
• Observação : Tipo - TEXTO. Observação incluída no momento do cadastro do processo.

Logo após, são mostrados todos os documentos avulsos que encontram-se na unidade do usuário e um filtro para refinar a busca:

• Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO UNIDADE), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO UNIDADE.
• Órgão Externo de Origem*: Tipo - AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO DA UNIDADE (SIGLA DO ESTADO - ESFERA).
• Período do Documento: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Período do Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.

O usuário deve selecionar os documentos que irão se juntar ao processo selecionado. Para cada um dos documentos, é possível:

• Visualizar Documento
• Exibir Detalhes

Após a conclusão da seleção dos documentos a serem juntados o usuário poderá continuar para o próximo passo.

Nesse passo, são exibidas informações sobre o processo principal:

• Processo: Formato - 23077.9999999 / 9999 - 99, Tipo - NUMÉRICO. Número do Processo.
• Origem do Processo: Formato - INTERNO|EXTERNO, Tipo - TEXTO.
• Data de Autuação: Formato - DD/MM/AAAA hh:mm, Tipo - DATA.
• Usuário de Autuação: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
• Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE PROCESSO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde o tipo de processo esteja ativo no sistema (RN09).
• Assunto do Processo: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN10).
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO. Assunto detalhado do processo.
• Natureza do Processo : Tipo - TEXTO. Natureza do Processo. Pode apresentar as naturezas:
  • OSTENSIVO: Processo cujo acesso é irrestrito;
  • SIGILOSO: Processo no qual o assunto não deve ser do conhecimento do público em geral;
• Unidade de Origem : Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE),Tipo - TEXTO. Unidade onde o processo foi registrado.
• Status : Tipo - TEXTO. Situação atual do processo.
• Data de Cadastro : Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Data em que o processo foi cadastrado.
• Observação : Tipo - TEXTO. Observação incluída no momento do cadastro do processo.

E também são exibidas informações sobre os documentos selecionados anteriormente.

• Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO), Tipo - TEXTO.
• Interessado(s): Formato - NOME DO INTERESSADO, Tipo - TEXTO.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO. (RN09).
• Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN10).
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Para cada documento, o usuário tem a opção de Remover Documento, que remove o documento da lista.

Abaixo, o usuário deverá informar o responsável e o texto ou arquivo do despacho que irá autorizar a juntada (RN03, RN07 e RN08).

• Unidade de Origem: Tipo TEXTO, formato: SIGLA UNIDADE SUPERIOR - NOME UNIDADE DESTINO (CÓDIGO UNIDADE DESTINO).
• Servidor Responsável pelo Despacho*: Tipo - TEXTO. Servidor que irá autenticar o despacho que autoriza a juntada.
• Forma do Despacho*: Tipo - LÓGICO. A forma do despacho pode ser Informar Despacho ou Anexar Arquivo:
  • Informar Despacho: Tipo - TEXTO. Texto do despacho que autoriza a juntada.
  • Anexar Arquivo: Arquivo contendo o texto do despacho que autoriza a juntada.
• Para a opção Informar Despacho, temos:
  • Despacho*: Tipo - TEXTO.
• Para a opção Anexar Arquivo, temos:
  • Anexar Arquivo do Despacho:
    • Arquivo*: Tipo - TEXTO.

Ao confirmar a operação o usuário é direcionado para uma página de sucesso.

Na página de sucesso, serão mostrados os Dados da Juntada de Processos:

• Tipo de juntada : Tipo - TEXTO, Formato - APENSAÇÃO | ANEXAÇÃO.
• Data da juntada : Tipo - TEXTO, Formato - DD/MM/AAAA.
• Usuário da Juntada : Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO USUÁRIO.

Após, são exibidos os Dados Gerais do Processo Principal:

• Processo: Formato - 23077.9999999 / 9999 - 99, Tipo - NUMÉRICO. Número do Processo.
• Origem do Processo: Formato - INTERNO|EXTERNO, Tipo - TEXTO.
• Data de Autuação: Formato - DD/MM/AAAA hh:mm, Tipo - DATA.
• Usuário de Autuação: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
• Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE PROCESSO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde o tipo de processo esteja ativo no sistema (RN10).
• Assunto do Processo: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN11).
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO. Assunto detalhado do processo.
• Natureza do Processo : Tipo - TEXTO. Natureza do Processo. Pode apresentar as naturezas:
  • OSTENSIVO: Processo cujo acesso é irrestrito;
  • RESERVADO: Processo no qual o assunto não deve ser do conhecimento do público em geral;
  • SECRETO: Processo que requer rigorosas medidas de segurança e cujo teor deve ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio;
  • URGENTE: Processo cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira;
• Unidade de Origem : Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE),Tipo - TEXTO. Unidade onde o processo foi registrado.
• Status : Tipo - TEXTO. Situação atual do processo.
• Data de Cadastro : Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Data em que o processo foi cadastrado.
• Observação : Tipo - TEXTO. Observação incluída no momento do cadastro do processo.

Seguido pelas informações sobre os documentos juntados:

• Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO), Tipo - TEXTO.
• Interessado(s): Formato - NOME DO INTERESSADO, Tipo - TEXTO.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE PROCESSO.
• Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN11).
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.

E os Dados Gerais do Despacho:

• Tipo do Despacho : Tipo - TEXTO, Formato - 'Decisório'.
• Parecer : Tipo - TEXTO, Formato - FAVORÁVEL.
• Servidor Responsável pelo Despacho : Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO SERVIDOR.
• Público : Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO.
• Situação: Tipo - TEXTO. Situação do Despacho.

O termo da juntada gerado será um novo documento anexo ao processo principal da juntada. (RN11).

Após a autorização da juntada, os processos tramitam juntos e nenhuma operação pode ser realizada no documento anexado (RN04). Todas as tramitações realizadas no processo principal devem ser replicadas nos documentos acessórios (RN05).

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Apenas processos e documentos com situação ativa podem ser juntados.
• RN02 - O processo e os documentos envolvidos na juntada devem estar na unidade do usuário.
• RN03 - A juntada possui um despacho associado. O despacho precisa ser autenticado para autorizar a juntada. Caso o servidor não realize a autenticação do despacho da juntada, os processos envolvidos serão bloqueados para qualquer alteração (envio, recebimento) até que o despacho da juntada seja autenticado ou a juntada seja cancelada.
• RN04 - Todas as operações de protocolo devem estar inativas para os documentos anexos.
• RN05 - As movimentações feitas no processo principal devem ser replicadas nos documentos anexos.
• RN06 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de cadastrar protocolo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de cadastrar protocolo, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
• RN07 - Caso o servidor que assina o despacho não seja o usuário que está a cadastrar a juntada, ao fim do cadastro, um email é enviado ao servidor do despacho informando lhe a existência do mesmo o qual precisará da sua autenticação.
• RN08 - Enquanto a juntada não for autenticada o processo ficará intocável, não podendo ser enviado ou recebido, pois estará pendente de autenticação de uma juntada na qual faz parte. Para que o mesmo seja liberado, a juntada deve ser autenticada ou cancelada.
• RN09 - O Tipo do Processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_TIPO_PROCESSO seja verdadeiro.
• RN10 - O Assunto do processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ seja verdadeiro.
• RN11 - Apenas é possível anexar documento assinados.

PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015 https://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/outros_normas/portaria-1677.pdf