✎ sipac:protocolo:faq [WIKI

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====== Perguntas mais Frequentes - Sistema de protocolo ======
==== Processos ====
   -  ** O que acontece quando um processo é recebido pelo sistema, mas não é recebido fisicamente?**
      *//O usuário que receberá o processo, deverá retornar o processo para quem o enviou. A orientação é que, o usuário que irá devolver o processo deve cadastrar um despacho, informando o motivo pelo qual o processo está sendo devolvido ao usuário de origem (que nesse caso é pela falta do processo físico).//
   -  ** Eu recebi um processo e desejo cancelá-lo, como devo proceder?**
      *//Um processo só pode ser cancelado pela unidade que o criou. Assim você deve enviar o processo para a unidade de origem para poder ser cancelado.//
   -  ** Eu criei um processo e gostaria de saber se só eu posso solicitar o cancelamento do processo?**
      *//Não, qualquer pessoa lotada na sua unidade pode solicitar o cancelamento. O chefe da unidade é quem vai autorizar.//
   -  ** Eu recebi um processo e não consigo envia-lo de volta para a origem. Aparece que não há nenhum processo na minha unidade para ser enviado. O que eu devo fazer?**
      *//Alguns usuários possuem mais de uma unidade. Certifique-se que você está logado na unidade correta. Para alterar a unidade, clique no ícone vermelho e verde abaixo do seu nome e ao lado da unidade. Na nova tela, clique na outra unidade que você possui vínculo e clique em alterar. Pronto! agora será possível enviar o processo.//
   -  ** Como fazer para realizar o recebimento de processos usando o leitor de código de barras ?**
      *//A princípio, o usuário deverá adiquirir a leitor de código de barra (hardware), e em seguida, o usuário deverá fazer o download do arquivo recebimento.jnlp, que é o arquivo que ira instalar a aplicação desktop de recebimento de processo. Esse software está na pagina inicial do sipac, menu processos.//
   -  ** Quando um processo é recebido, é possível alterar a capa?**
      *//Não. Uma capa de processo não pode ser alterada após a tramitação do processo, em caso para fazer a correção o máximo que pode ser feito é adicionar um arquivo de texto com a errata do processo atravez da opção de despacho eletrôncio "Protocolo>>>Processo>>>Despacho Eletrônico." Então, basta buscar o processo e adicionar o despacho anexando um arquivo.//
   -  ** Um processo retornado para a unidade de origem tem que ser recebido pela unidade, ou já estará disponível para a pessoa que o enviou? E após retornado poderá ser feita alterações nele?**
      *//Um processo retornado poderá ser recebido por qualquer pessoal da unidade que possua o papel RECEBER_PROTOCOLO. Quando um processo tem a primeira tramitação realizada, ele não poderá mais sofrer alterações.//
   -  ** Ao cadastrar um processo de aproveitamento de estudos para uma aluna e inserir a matrícula dela nesse campo , o sistema informa a mensagem de que não existe nenhum usuário com essa matrícula. O que fazer nesse caso?**
      *//Alguns usuários possuem mais de uma matrícula sendo assim no sistema do SIPAC o campo matrícula no menu permissões ficam em branco.Nesse caso deve-se cadastrar o processo para o aluno através do cpf na opção outros.//
   -  ** Até que momento o usuário que criou o processo poderá solicitar o cancelamento do mesmo ?**
      *//O usuário que cadastra o processo poderá solicitar o cancelamento até o momento que o usuário da unidade de destino não fizer o recebimento, ou seja, Depois que o usuário de destino receber o processo, para que o usuário o usuário que cadastrou solicite o cancelamento, é necessário que o processo seja retornado para a unidade de origem.//
   -  ** É possível enviar um processo com status arquivado ?**
      *//Não. Para o envio do mesmo é necessário que o processo seja desarquivado e, para isso, somente quem o arquivou poderá realizar tal procedimento.// 
   -  ** Pode-se enviar processos para alguma unidade externa a UFRN?**
      *//Sim, mas apenas as unidades autorizadas para tal operação. A autorização é feita pelo ADMINISTRADOR DE PROTOCOLO em Protocolo -> Administração -> Cadastro -> Unidades para Tramitação Externa.//
   -  ** Para que serve o caso de uso CADASTRAR FLUXO DE PROCESSO ?**
      *//Alguns processos possuem "caminhos" fixos de tramitação. Um exemplo seria, processos que sempre fazem esse fluxo : o servidor dá entrada no processo no DAP, depois o processo vai pra unidade SINFO e por fim para a unidade DAE. Essa opção CADASTRAR FLUXO DO PROCESSO é utilizada para isso.//
      **A UFRN trabalha de maneira descentralizada, o módulo suporta um modelo centralizado?*
      *//Sim, basta dar as permissões de cadastro de processos e documentos apenas para a unidade de protocolo//
   -  ** Após cadastrar um despacho é possível altera-lo?**
      *//Sim. Seguindo o caminho (SIPAC>>Módulo protocolo>>Cadastro>>Cadastrar Despacho) irá abrir uma tela com a lista de processos da unidade, no canto direito será possível localizar o ícone amarelo (editar despachos).//
   - **Cadastrei um processo e escolhi a opção de não informar um despacho. Contudo, ao visualizar o processo verifiquei que um despacho foi cadastrado automaticamente pelo sistema. Qual o motivo para esse comportamento?**
      *//Na realidade, o sistema gera um documento do tipo despacho que é utilizado para informar sobre a tramitação do processo.//
   - **Por que não consigo enviar processos para unidades gestoras?**
      *//Unidades gestoras não possuem usuários lotados e não "existem fisicamente", para essa operação existem as secretárias de centros/hospitais (que são subunidades das gestoras), essas sim podem tramitar processos.//
   - **Gostaria de saber em qual/como portal/ambiente um órgão externo acessa o módulo de Protocolo para devolver/tramitar um processo?  **
      *//A unidade externa não tem como ele tramitar processo no ambiente da instituição.//
   - **No módulo de Protocolo, uma vez que esteja setado como "true" o parâmetro PERMITE_ALTERAR_PROCESSOS_TRAMITADOS, há como restringir essa permissão através da atribuição de papéis, ou fica permitido a todos   alterar processo, independente do papel?**
      *//Todos com o papel de cadastrar processo e que este não esteja na sua unidade.//
==== Memorandos ====

   - **O servidor, ao logar, só é redirecionado para o painel de memorandos quando ele  apenas possui chefia?**
      *//Não, é redirecionado caso tenha algum memorando destinado a ele. Pode ser um memorando envio diretamente para ele ou enviado para a unidade dele e ele tenha permissão de lê (dada por um chefe). Para circular também. Ele pode pertencer a um grupo de destinatários de um memorando circular.   //
   - **Existe alguma forma de informar no sistema que o processo foi encaminhado para um órgão externo à instituição?**
      *//Tem com enviar para um órgão externo, mas só quem pode fazer são as unidades com permissão de tramitação externa. É exibida na hora de informar o envio do processo, a opção para um orgão externo. As unidades precisam ter permissão também, que é definida na aba de administração no módulo de protocolo. (Para ter acesso a aba de administração é preciso ser administrador de protocolo) //
==== NUP ====

   - **Vi na portaria que os processos antigos não deveriam  ser renumerados, confirma?**
      *//Os antigos só recebem zeros na frente do radical e o número ser recalcular o DV //
   - **O SIPAC vai dar suporte ao NUP?**
      *//Sim. Dois parametros devem ser alterados: 3_1_83 DATA_VIGORACAO_PORTARIA_NUP_2014  e  3_1_82 MASCARA_PROTOCOLO_FORMATADO. O primeiro deve ficar na data da portaria que atualmente é 01/01/2016. E o segundo tem que configurar a mascara para 21 dígitos.//

==== PEN (Processo Eletrônico Nacional) ====

   - **A UFRN planeja realizar a integração do SIPAC protocolo ao barramento do de processos eletrônicos (do SEI)?**
      *// A integração não será diretamente com o SEI. Mas, usando o barramento do PEN (Processo Eletrônico Nacional) do Ministério do Planejamento.//
   - **Gostaria de saber qual o nível de integração do SIPAC atual com os demais sistemas do governo federal? O SIPAC somente atende as exigências do Protocolo Integrado, ou já está caminhando para se adequar ao SEI?**
      *//Não é preciso "se adequar ao SEI". O SEI e qualquer outro sistema de protocolo deve se adequar ao decreto 8539. E sim, o SIPAC está adequado ao decreto //
   - ** Com o decreto 8539, mudou-se o nível de integração do SIPAC com os demais sistemas governamentais?**
      *//Não, o decreto não tem relação com esses outros sistemas //
   - ** Algumas pessoas do Fórum Nacional de Pró-Reitores de Planejamento e de Administração das Instituições Federais de Ensino Superior (Forplad) andaram misturando, ou truncando estas informações, ou seja, o PEN não tem ligação com o decreto 8539? **
      * // o PEN visa justamente fazer o decreto funcionar. Ele escolheu o SEI como "sistema modelo" e está implementando um barramento de integração para os vários sistemas de protocolo se comunicarem. Então ele busca sempre eliminar o papel. O PEN não é um software, e sim apenas uma "força de trabalho" pra fazer valer o decreto.//
   - ** Com este decreto mudou-se o nível de integração do SIPAC com os demais sistemas governamentais? SIC, SIASG, SIAFI, SCDP, SIADS....**
      * //Não, o decreto não tem a ver com esses outros sistemas.  Temos integrações que o PEN liberar com relação a outros sistemas federais, a gente tem as mesmas integrações de sempre, com SIAFI, SIAPE, SICON, entre outros. //
   - **O que é o SEI?**
      * //SEI é um sistema de protocolo isolado que faz a gestão de processos da instituição.//