Perguntas mais Frequentes - Sistema de protocolo
Processos
- O que acontece quando um processo é recebido pelo sistema, mas não é recebido fisicamente?
- O usuário que receberá o processo, deverá retornar o processo para quem o enviou. A orientação é que, o usuário que irá devolver o processo deve cadastrar um despacho, informando o motivo pelo qual o processo está sendo devolvido ao usuário de origem (que nesse caso é pela falta do processo físico).
- Eu recebi um processo e desejo cancelá-lo, como devo proceder?
- Um processo só pode ser cancelado pela unidade que o criou. Assim você deve enviar o processo para a unidade de origem para poder ser cancelado.
- Eu criei um processo e gostaria de saber se só eu posso solicitar o cancelamento do processo?
- Não, qualquer pessoa lotada na sua unidade pode solicitar o cancelamento. O chefe da unidade é quem vai autorizar.
- Eu recebi um processo e não consigo envia-lo de volta para a origem. Aparece que não há nenhum processo na minha unidade para ser enviado. O que eu devo fazer?
- Alguns usuários possuem mais de uma unidade. Certifique-se que você está logado na unidade correta. Para alterar a unidade, clique no ícone vermelho e verde abaixo do seu nome e ao lado da unidade. Na nova tela, clique na outra unidade que você possui vínculo e clique em alterar. Pronto! agora será possível enviar o processo.
- Como fazer para realizar o recebimento de processos usando o leitor de código de barras ?
- A princípio, o usuário deverá adiquirir a leitor de código de barra (hardware), e em seguida, o usuário deverá fazer o download do arquivo recebimento.jnlp, que é o arquivo que ira instalar a aplicação desktop de recebimento de processo. Esse software está na pagina inicial do sipac, menu processos.
- Quando um processo é recebido, é possível alterar a capa?
- Não. Uma capa de processo não pode ser alterada após a tramitação do processo, em caso para fazer a correção o máximo que pode ser feito é adicionar um arquivo de texto com a errata do processo atravez da opção de despacho eletrôncio “Protocolo»>Processo»>Despacho Eletrônico.” Então, basta buscar o processo e adicionar o despacho anexando um arquivo.
- Um processo retornado para a unidade de origem tem que ser recebido pela unidade, ou já estará disponível para a pessoa que o enviou? E após retornado poderá ser feita alterações nele?
- Um processo retornado poderá ser recebido por qualquer pessoal da unidade que possua o papel RECEBER_PROTOCOLO. Quando um processo tem a primeira tramitação realizada, ele não poderá mais sofrer alterações.
- Ao cadastrar um processo de aproveitamento de estudos para uma aluna e inserir a matrícula dela nesse campo , o sistema informa a mensagem de que não existe nenhum usuário com essa matrícula. O que fazer nesse caso?
- Alguns usuários possuem mais de uma matrícula sendo assim no sistema do SIPAC o campo matrícula no menu permissões ficam em branco.Nesse caso deve-se cadastrar o processo para o aluno através do cpf na opção outros.
- Até que momento o usuário que criou o processo poderá solicitar o cancelamento do mesmo ?
- O usuário que cadastra o processo poderá solicitar o cancelamento até o momento que o usuário da unidade de destino não fizer o recebimento, ou seja, Depois que o usuário de destino receber o processo, para que o usuário o usuário que cadastrou solicite o cancelamento, é necessário que o processo seja retornado para a unidade de origem.
- É possível enviar um processo com status arquivado ?
- Não. Para o envio do mesmo é necessário que o processo seja desarquivado e, para isso, somente quem o arquivou poderá realizar tal procedimento.
- Pode-se enviar processos para alguma unidade externa a UFRN?
- Sim, mas apenas as unidades autorizadas para tal operação. A autorização é feita pelo ADMINISTRADOR DE PROTOCOLO em Protocolo → Administração → Cadastro → Unidades para Tramitação Externa.
- Para que serve o caso de uso CADASTRAR FLUXO DE PROCESSO ?
- Alguns processos possuem “caminhos” fixos de tramitação. Um exemplo seria, processos que sempre fazem esse fluxo : o servidor dá entrada no processo no DAP, depois o processo vai pra unidade SINFO e por fim para a unidade DAE. Essa opção CADASTRAR FLUXO DO PROCESSO é utilizada para isso.
- *A UFRN trabalha de maneira descentralizada, o módulo suporta um modelo centralizado?*
- Sim, basta dar as permissões de cadastro de processos e documentos apenas para a unidade de protocolo
- Após cadastrar um despacho é possível altera-lo?
- Sim. Seguindo o caminho (SIPAC»Módulo protocolo»Cadastro»Cadastrar Despacho) irá abrir uma tela com a lista de processos da unidade, no canto direito será possível localizar o ícone amarelo (editar despachos).
- Cadastrei um processo e escolhi a opção de não informar um despacho. Contudo, ao visualizar o processo verifiquei que um despacho foi cadastrado automaticamente pelo sistema. Qual o motivo para esse comportamento?
- Na realidade, o sistema gera um documento do tipo despacho que é utilizado para informar sobre a tramitação do processo.
- Por que não consigo enviar processos para unidades gestoras?
- Unidades gestoras não possuem usuários lotados e não “existem fisicamente”, para essa operação existem as secretárias de centros/hospitais (que são subunidades das gestoras), essas sim podem tramitar processos.
- Gostaria de saber em qual/como portal/ambiente um órgão externo acessa o módulo de Protocolo para devolver/tramitar um processo?
- A unidade externa não tem como ele tramitar processo no ambiente da instituição.
- No módulo de Protocolo, uma vez que esteja setado como “true” o parâmetro PERMITE_ALTERAR_PROCESSOS_TRAMITADOS, há como restringir essa permissão através da atribuição de papéis, ou fica permitido a todos alterar processo, independente do papel?
- Todos com o papel de cadastrar processo e que este não esteja na sua unidade.
Memorandos
- O servidor, ao logar, só é redirecionado para o painel de memorandos quando ele apenas possui chefia?
- Não, é redirecionado caso tenha algum memorando destinado a ele. Pode ser um memorando envio diretamente para ele ou enviado para a unidade dele e ele tenha permissão de lê (dada por um chefe). Para circular também. Ele pode pertencer a um grupo de destinatários de um memorando circular.
- Existe alguma forma de informar no sistema que o processo foi encaminhado para um órgão externo à instituição?
- Tem com enviar para um órgão externo, mas só quem pode fazer são as unidades com permissão de tramitação externa. É exibida na hora de informar o envio do processo, a opção para um orgão externo. As unidades precisam ter permissão também, que é definida na aba de administração no módulo de protocolo. (Para ter acesso a aba de administração é preciso ser administrador de protocolo)
NUP
- Vi na portaria que os processos antigos não deveriam ser renumerados, confirma?
- Os antigos só recebem zeros na frente do radical e o número ser recalcular o DV
- O SIPAC vai dar suporte ao NUP?
- Sim. Dois parametros devem ser alterados: 3_1_83 DATA_VIGORACAO_PORTARIA_NUP_2014 e 3_1_82 MASCARA_PROTOCOLO_FORMATADO. O primeiro deve ficar na data da portaria que atualmente é 01/01/2016. E o segundo tem que configurar a mascara para 21 dígitos.
PEN (Processo Eletrônico Nacional)
- A UFRN planeja realizar a integração do SIPAC protocolo ao barramento do de processos eletrônicos (do SEI)?
- A integração não será diretamente com o SEI. Mas, usando o barramento do PEN (Processo Eletrônico Nacional) do Ministério do Planejamento.
- Gostaria de saber qual o nível de integração do SIPAC atual com os demais sistemas do governo federal? O SIPAC somente atende as exigências do Protocolo Integrado, ou já está caminhando para se adequar ao SEI?
- Não é preciso “se adequar ao SEI”. O SEI e qualquer outro sistema de protocolo deve se adequar ao decreto 8539. E sim, o SIPAC está adequado ao decreto
- Com o decreto 8539, mudou-se o nível de integração do SIPAC com os demais sistemas governamentais?
- Não, o decreto não tem relação com esses outros sistemas
- Algumas pessoas do Fórum Nacional de Pró-Reitores de Planejamento e de Administração das Instituições Federais de Ensino Superior (Forplad) andaram misturando, ou truncando estas informações, ou seja, o PEN não tem ligação com o decreto 8539?
- o PEN visa justamente fazer o decreto funcionar. Ele escolheu o SEI como “sistema modelo” e está implementando um barramento de integração para os vários sistemas de protocolo se comunicarem. Então ele busca sempre eliminar o papel. O PEN não é um software, e sim apenas uma “força de trabalho” pra fazer valer o decreto.
- Com este decreto mudou-se o nível de integração do SIPAC com os demais sistemas governamentais? SIC, SIASG, SIAFI, SCDP, SIADS….
- Não, o decreto não tem a ver com esses outros sistemas. Temos integrações que o PEN liberar com relação a outros sistemas federais, a gente tem as mesmas integrações de sempre, com SIAFI, SIAPE, SICON, entre outros.
- O que é o SEI?
- SEI é um sistema de protocolo isolado que faz a gestão de processos da instituição.