Este caso de uso realiza o registro de ocorrência para um fornecedor participante de um processo de compra. Uma ocorrência é um recurso utilizado para registrar o histórico dos contatos e falhas cometidas por fornecedores. As falhas acontecem quando o fornecedor não está em conformidade com as regras do processo de compra que participa. Por exemplo, se o fornecedor atrasa a entrega dos itens licitados, ou entrega produtos de qualidade inferior ao que foi contratado, poderá ser advertido e até multado.

O registro de ocorrência é de responsabilidade dos membros do Departamento de Materiais e Patrimônio - DMP.

O caso de uso é iniciado quando a opção Sipac → Liquidação de Despesas → Registrar Ocorrências → Penalização → Registrar Ocorrência para um Fornecedor é acessada.

Para registrar uma ocorrência para um fornecedor, o usuário deverá acessar o sistema e informar os dados iniciais da ocorrência (RN01). Estes dados são:

• Fornecedor*: Formato - NOME-CNPJ; Tipo - TEXTO.
• Tipo de Ocorrência*: Tipo - TEXTO. Por exemplo: ADVETÊNCIA, MULTA, NOTIFICAÇÃO DE PENALIDADE.

Este passo só será executado se a ocorrência não for do tipo CONTATO COM O FORNECEDOR, nem do tipo SUSPENSÃO (RN03). Nele o usuário deve informar os empenhos que farão parte desta notificação. Para isso, será necessário buscá-los por um dos filtros abaixo:

• Processo(Número/Ano):* Formato - 9999/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.
• Licitação(Modalidade/Número/Ano):* Formato - SIGLA/9999/AAAA; Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.

Serão listados os empenhos encontrados na busca e para cada empenho é exibido:

• Número: Formato - 9999/AAAA; Tipo - NUMÉRICO. Poderá ser exibido uma janela com os Detalhes do Empenho.
• Valor: Formato - R$ 999,99; Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade Gestora: Formato - NOME; Tipo - TEXTO.

O usuário poderá selecionar os empenhos um a um ou todos de uma só vez. Após selecionados, os empenhos deverão ser adicionados (RN02) à listagem de empenhos que estarão associados a ocorrência a ser cadastrada. Essa listagem exibirá os mesmos dados citados anteriormente e o usuário terá a opção de remover os empenhos que foram adicionados.

O sistema exibe os dados do fornecedor:

• Fornecedor: Formato - CNPJ-NOME; Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
• Tipo de Ocorrência: Tipo - TEXTO.
• Empenho(s): Formato - 9999/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.

Em seguida o usuário poderá informar uma Observação para a ocorrência e a possibilidade de Anexar um Arquivo a mesma. Dependendo do tipo da ocorrência, outros dados também são solicitados:

• Em ocorrências do tipo MULTA:
  • Valor*: Formato - 999,99; Tipo - NUMÉRICO (RN04).
• Em ocorrência do tipo NOTIFICAÇÃO DE PENALIDADE:
  • Tipo(s) de Penalidade*: Tipo - TEXTO. Podendo ser ADVERTÊNCIA, MULTA ou SUSPENSÃO.
• Em ocorrência do tipo PRORROGAÇÃO DE PRAZO DE ENTREGA:
  • Prorrogação(em dias)*: Formato - 999; Tipo - NUMÉRICO.
• Em ocorrências do tipo SUSPENSÃO:
  • Multa Associada à Suspensão: Formato - 99/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.
  • Data Inicial da Suspensão*: Formato - DD/MM/AAAA; Tipo - DATA.
  • Data Final da Suspensão*: Formato - DD/MM/AAAA; Tipo - DATA.

Por fim, poderá ser informado um Processo de Protocolo que será associado a ocorrência.

• Processo: Formato - RADICAL.NÚMERO/AAAA-DÍGITO VERIFICADOR; Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.

Será exibido uma tela com o resumo dos dados informados e a opção de confirmar o cadastro da ocorrência.

• Processo: Formato - 9999/AAAA; Tipo - NUMÉRICO. Será possível visualizar a Capa do Processo.
• Fornecedor: Formato - CNPJ-NOME; Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
• Tipo de Ocorrência: Tipo - TEXTO.
• Arquivo Anexado: Tipo - TEXTO.
• Valor da Multa: Formato - R$999,99; Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo(s) de Penalidade: Tipo - TEXTO. Podendo ser ADVERTÊNCIA, MULTA ou SUSPENSÃO.
• Prorrogação: Formato - 999 dia(s); Tipo - NUMÉRICO.
• Multa Associada: Formato - 99/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.
• Período de Suspensão: Formato - DD/MM/AAAA à DD/MM/AAAA; Tipo - DATA.
• Observação: Tipo - TEXTO.
• Lista com os Empenhos Associados:
  • Número: Formato - 9999/AAAA; Tipo - NUMÉRICO. Poderá ser exibido uma janela com os Detalhes do Empenho.
  • Valor: Formato - R$999,99; Tipo - NUMÉRICO.
  • Unidade Gestora: Formato - NOME; Tipo - TEXTO.

Ao confirmar a operação o usuário verá os detalhes da ocorrência registrada.

• Número: Formato - 999/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.
• Processo: Formato - 999/AAAA; Tipo - NUMÉRICO. Será possível visualizar a Capa do Processo.
• Fornecedor: Formato - CPF/CNPJ-NOME; Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
• Tipo de Ocorrência: Tipo - TEXTO.
• Tipo(s) de Penalidade: Tipo - TEXTO.
• Valor da Multa: Formato - R$999,99; Tipo - NUMÉRICO.
• Multa Associada: Formato - 99/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.
• Período de Suspensão: Formato - DD/MM/AAAA à DD/MM/AAAA; Tipo - DATA.
• Prorrogação: Formato - 999 dia(s); Tipo - NUMÉRICO.
• Observação: Tipo - TEXTO.
• Lista com os Empenhos Associados:
  • Número: Formato - 9999/AAAA; Tipo - NUMÉRICO. Poderá ser exibido uma janela com os Detalhes do Empenho.
  • Valor: Formato - R$999,99; Tipo - NUMÉRICO.
  • Unidade Gestora: Formato - NOME; Tipo - TEXTO.

Se tiver informado um Processo de Protocolo é possível imprimir a Capa do Processo. Em ocorrências do tipo NOTIFICAÇÃO DE PENALIDADE o usuário poderá também imprimir esta notificação.

• RN01 - Só é permitido cadastrar ocorrências para fornecedores que foram notificados.
• RN02 - Um empenho só pode ter UMA ocorrência do tipo MULTA associada ao mesmo, no entanto poderá ter várias dos demais tipos.
• RN03 - Em ocorrências dos tipos CONTATO COM O FORNECEDOR e SUSPENSÃO não é necessário informar empenhos. O usuário será direcionado do passo 1 direto para o passo 3.
• RN04 - O sistema sugere o valor da multa segundo o cálculo abaixo:
  • 0,33% sobre o valor do empenho, por dia de atraso;
  • Limite máximo de 20%;
  • O limite máximo passa a ser aplicado após 60 dias de atraso, pois 61 dias de atraso (sendo 0,33% ao dia) resulta em 20,13%;
  • Exemplo:
    • Um determinado fornecedor possui um empenho com 10 itens, onde cada um custa R$ 50,00.
    • O fornecedor deixou de entregar os itens faz 20 dias.
    • 20 (dias) * 0,33% = 6,6%
    • 10 (itens) * R$ 50,00 = R$ 500,00
    • Multa = 500,00 * 6,6% = R$ 33,00

Não se Aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: Liquidação de Despesas

Link(s): Sipac → Liquidação de Despesas → Registro de Ocorrências → Penalização → Registrar Ocorrências Diversas para o Fornecedor

Usuário(s): paulinho, nnaa, adeildo, denise.

Papel que usuário deve ter:

• SipacPapeis.GESTOR_LIQUIDACAO (paulinho)
• SipacPapeis.GESTOR_COMPRA (nnaa)
• SipacPapeis.GESTOR_LICITACAO (adeildo)
• SipacPapeis.GESTOR_ALMOXARIFADO (denise)

Verificar se a ocorrência é cadastrada com sucesso e se o arquivo é anexado corretamente.

Para visualizar se os dados da ocorrência foi cadastrado com sucesso, é só acessar o caso de uso de Consultar/Alterar Ocorrência Diversas e buscar pela ocorrência recém cadastrada e visualizar os seus dados.

Para consultar os fornecedores que foram notificados pelo atraso com suas obrigações, é só acessar:

Sipac → Liquidação de Despesas → Relatórios → Fornecedores → Fornecedores em atraso

Além de identificar os fornecedores em atraso, é necessário buscar os empenhos associados a esse fornecedor, para obter informações sobre os empenhos de um determinado fornecedor basta acessar:

Sipac → Liquidação de Despesas → Relatórios → Gerais → Empenhos por Fornecedor