Este caso de uso possibilita o cadastro de Memorandos Eletrônicos. Esses são utilizados na comunicação interna da instituição e devem servir como um mecanismo de comunicação somente entre as unidades da instituição, com exceção de envios destinados a chefes, vice-chefes e gerentes desses setores. Essa funcionalidade é usada por qualquer servidor ativo da instituição que tenha acesso ao módulo de protocolo.

O caso de uso se inicia através do link: SIPAC → Protocolo → Memorandos → Cadastro/Autenticação → Cadastrar Memorando

O caso de uso inicia solicitando as informações de destino do memorando. O destinatário de um memorando pode ser de dois tipo:

• A uma Unidade: Formato - CÓDIGO DA UNIDADE-Tipo NUMÉRICO; NOME DA UNIDADE-Tipo TEXTO, AUTOCOMPLETE. Essa opção é utilizada para enviar memorandos a uma determinada unidade. Ao selecioná-la, são exibidos:
  • Nome do(s) Servidor(es) responsável(eis) pela unidade selecionada: Tipo TEXTO, Formato: NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA).
  • Atividade: Tipo TEXTO, Formato: CARGO.

• Não encontrei a unidade, buscar por responsável: Formato - NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA - TIPO DO SERVIDOR), Tipo - TEXTO, AUTOCOMPLETE. Essa opção é utilizada para enviar um memorando diretamente para um servidor com responsabilidade de chefia de uma unidade (RN02, RN12). Ao selecioná-lo, são exibidos os dados das Unidades sob responsabilidade do servidor:
  • Unidade: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE.
  • Nível de Responsabilidade: Tipo - TEXTO, Formato - NÍVEL. Nível de responsabilidade que possui na unidade.
  • Período de Vigência: Tipo - DATA.

Num memorando podem ser informados vários destinatários (RN01). Para isso, o usuário deve ativar a opção Com Cópias e fornecer os destinatários que receberão cópias deste memorando, seguindo o mesmo modelo usado para informar o destinatário principal. A cada destinatário informado é necessário Adicioná-lo e seus dados serão exibidos conforme mostrado abaixo:

• Destinatário: Tipo - TEXTO.
• Tipo: Tipo - TEXTO.

É possível Remover os destinatários inseridos através da função de Remover Destinatário.

É possível receber uma confirmação da leitura do Memorando que está sendo cadastrado, quando este for enviado. Esta opção é válida para qualquer um dos fluxos.

• Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando: Tipo - LÓGICO. Habilita a opção de receber uma confirmação, por e-mail, da leitura do Memorando pelo usuário destinatário.

A seguir informa-se o conteúdo do memorando, informando:

• Título do Memorando*: Tipo - TEXTO.
• Assunto do Memorando (CONARQ): Formato - CÓDIGO|NOME DO CLASSIFICAÇÃO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Texto do Memorando*: Tipo - TEXTO.

Opcionalmente é possível adicionar arquivos ao memorando.

É requerido que os servidores responsáveis pelo memorando (se houver mais de um) sejam identificados (RN02, RN12). Percebe-se que, a fim de que os destinatários possam ter acesso ao memorando, se faz necessário que os responsáveis realizem a sua autenticação digital (RN03).

Essa autenticação deve ser feita através da opção Autenticar nas opções de Memorandos Eletrônicos na aba de Protocolo do Portal Administrativo.

Para isso, o usuário deve preencher o seguintes campos referentes à autenticação (RN02 e RN03):

• Assinatura do Servidor*: Formato - NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA - TIPO DO SERVIDOR), Tipo - TEXTO, AUTOCOMPLETE.
• Unidade do Servidor*: Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO (RN08, RN13).
• Função do Servidor na Assinatura*: Formato - NOME DA DESIGNAÇÃO - GERÊNCIA | NOME DO CARGO, Tipo - TEXTO

A unidade do autenticador principal será levada em consideração nas movimentações do memorando. O usuário poderá gravar o memorando para posterior edição e envio. Se o usuário escolher gravar o memorando, nenhuma autenticação será realizada e será preciso que todos os responsáveis autentiquem o memorando posteriormente para que só então ele possa ser enviado aos destinatários.

Após cada adição de servidor de assinatura, o sistema exibe a lista de servidores de assinatura adicionados até o momento. É possível remover um servidor da lista, utilizando a opção de Remover.

Após, será exibida uma mensagem de sucesso com os seguintes dados do memorando:

• Documento: Formato - 99999/AAAA - Unidade(Código da Unidade), Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
• Nº de Protocolo: Formato - 99999.999999/AAAA-99, Tipo - NUMÉRICO
• Identificador: Tipo - NUMÉRICO.
• Título do Memorando: Tipo - TEXTO.
• Tipo: Tipo - TEXTO.
• Assunto do Memorando (CONARQ): Formato - CÓDIGO - NOME DO CLASSIFICAÇÃO, Tipo - TEXTO.
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Destinatário principal: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE) ou NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA DO SERVIDOR), Tipo - TEXTO.
• Nível de Acesso:: Tipo - TEXTO. (CASO EXISTA)
• Servidores de assinatura: Formato - NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA DO SERVIDOR), Tipo - TEXTO.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - O destinatário principal receberá o memorando original, enquanto os demais receberão cópias dos memorando original.
• RN02 - Apenas servidores que possuem nível de responsabilidade em alguma unidade podem ser destinatários ou assinar memorandos (Chefia, vice-chefia e gerente).
• RN03 - O campo Assunto do Memorando (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
• RN04 - Somente após a autenticação de todos os responsáveis o memorando poderá ser enviado e ficar visível para o(s) destinatário(s).
• RN05 - Se o único servidor que irá assinar for o mesmo que está cadastrando, o Memorando é autenticado automaticamente.
• RN06 - Se o servidor que é autenticador principal só tiver uma unidade, esta deverá ser selecionada.
• RN07 - Se o servidor que é autenticador principal tiver mais de uma unidade, uma delas deverá ser escolhida e selecionada.
• RN08 - Se o servidor escolhido como autenticador principal não tiver nenhuma unidade, ele não poderá ser o autenticador principal do Memorando.
• RN09 - Somente um dos responsáveis será o autenticador principal do Memorando. Por isso, o campo Unidade do Servidor só é requerido para o autenticador principal
• RN10 - Se existir mais de um responsável pelo memorando, o usuário não pode enviar o memorando automaticamente. Nesse caso, o memorando é enviado para autenticação dos demais responsáveis.
• RN11 - Caso exista mais um de responsável pelo memorando, é enviado um e-mail para cada um dos autenticadores que ainda não autenticou o memorando.
  • Modelo do e-mail:
    • Caro(a) AUTENTICADOR,
    • Um memorando cadastrado no SIPAC (https://www.sipac.ufrn.br) em seu nome encontra-se pendente de autenticação.
    • Informações do memorando:
    • Data: DD/MM/AAAA
    • Número/Ano: 9…/AAAA
    • Origem: UNIDADE
    • Assunto: TEXTO
    • Cadastrado por: USUÁRIO
    • Situação das autenticações até o momento:
    • Autenticadores:
    • AUTENTICADORES - DATA DE AUTENTICAÇÃO OU “Não Autenticado”
    • Realize a autenticação do(s) memorando(s) acessando o SIPAC (https://www.sipac.ufrn.br), em seguida o Portal Administrativo, Aba Protocolo, Opção Memorandos Eletrônicos → Autenticar.
    • ATENÇÃO: ESTA MENSAGEM FOI GERADA AUTOMATICAMENTE. POR FAVOR, NÃO RESPONDÊ-LA.
• RN12 - Caso o parâmetro PERMITE_TRAMITACAO_UNIDADE_NAO_ORGANIZACIONAL esteja inativo, os servidores responsáveis por unidades não-organizacionais não serão exibidos. Caso contrário, eles poderão ser selecionados.
• RN13 - Caso o parâmetro PERMITE_TRAMITACAO_UNIDADE_NAO_ORGANIZACIONAL esteja inativo, só serão mostradas as unidades organizacionais. Caso contrário, serão exibidas todas as unidades em que o autenticador selecionado tem responsabilidade.
• RN14 - Quando o usuário for responsável pela unidade serão exibidas as opções TODOS SERVIDORES DA UNIDADE e TODOS DA UNIDADE além das opções RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE e RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE na seção Selecione o nível de acesso ao memorando na unidade.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

Sistema: SIPAC

Módulo: Sistema de Protocolos

Link(s): Memorandos → Cadastro/Autenticação → Cadastrar Memorando

Usuário: marcilia (secretaria SINFO), zania (patrimônio), paulinho (patrimônio).

Papel que usuário deve ter: Sem checagem de papéis (o deve ter acesso ao módulo)

• Ao enviar um memorando para um determinado servidor deve-se verificar se apenas este servidor recebeu. Verificar se outros servidores da mesma unidade receberam.
• Ao enviar um memorando para uma determinada unidade deve-se verificar se apenas os servidores com o nível de acesso selecionado receberam. Verificar se outros servidores, com outros níveis de acesso receberam.
• Somente após a autenticação de todos os responsáveis, o memorando deve ficar visível para o(s) destinatário(s).
• No caso do usuário que está cadastrando o memorando ser o único a assinar, deve-se verificar essa movimentação de autenticação através da opção 'Memorando Detalhado' do caso de uso Leitura de Memorandos Eletrônicos. Caso o usuário de autorização não seja o mesmo, a movimentação deve ser gerada após a autenticação do(s) responsável(is).
• Os memorandos gravados podem ser consultados em visualizar_leituras.
• Verificar se o número do documento que está sendo gerado após o envio do memorando está de acordo com o parâmetro NUMERACAO_MEMORANDO_POR_ESTADO que indica se a numeração será por unidade ou por estado.

Qualquer unidade ou servidor ativo da instituição pode ser usado no envio de memorandos.

Exemplos de servidores de assinatura responsáveis por mais de uma unidade:

• ALUIZIO FERREIRA DA ROCHA NETO (1149456 - Tecnico Administrativo )
• JOAO BATISTA BEZERRA (6347003 - DOCENTE.)