Registrar Recebimento

Esse caso de uso é utilizado pelos responsáveis pelo recebimento de processos (geralmente função atribuída aos secretários dos setores) com a finalidade de realizar o registro eletrônio do recebimento de processo(s) entre unidades.

A unidade destinatária deverá Registrar o Recebimento do Processo para que possa realizar todas as operações necessárias. Após este registro, o processo se encontrará em sua unidade.

Pré-condições:

• O sistema deverá apresentar o parâmetro NUMERO_RADICAL_PADRAO_PROTOCOLO definido ou a unidade do usuário deverá ser ou apresentar uma unidade responsável protocolizadora, ou seja, uma unidade que apresente um radical associado. Caso estas condições não sejam observadas, o usuário será encaminhado para uma página de erro de negócio onde lhe será informado esta condição.

Este caso de uso inicia-se quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Protocolo → Processos → Movimentação → Registrar Recebimento.

O caso de uso inicia-se com a consulta dos processos pendentes de recebimento, a consulta pode ser feita pela unidade do usuário ou uma das suas unidades filhas (RN01), escolhendo-a pela campo:

• Unidade: Formato - NOME UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.

Caso o usuário deseje uma consulta específica, pode-se buscar um processo pelos seguintes filtros:

• Número do Processo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Código de Barras: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Processo: Formato - DESCRIÇÃO DO TIPO DO PROCESSO, Tipo - TEXTO.
• Número Original do Processo: Formato - NÚMERO ORIGINAL DO PROCESSO EXTERNO, Tipo - TEXTO.
• Assunto Detalhado: Formato - DESCRIÇÃO DO ASSUNTO, Tipo - TEXTO.
• Interessado: Formato - NOME DO INTERESSADO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Última unidade de tramitação: Tipo - AUTOCOMPLETE. Lista os processos que foram enviados pela unidade definida no filtro.
• Apenas processos que estão bloqueando a unidade: Tipo - LÓGICO.
• Apenas processos enviados a órgãos externos(RN06): Tipo - LÓGICO.

Abaixo são listados dos processos encontrados na consulta (RN09), com os dados de acordo com o fluxo de consulta de processos.

• Devolver Processo : Caso o processo não tenha sido recebido fisicamente o mesmo pode ser retornado a unidade de origem.

Onde podemos selecionar um ou mais processos para o recebimento marcando caixa de seleção a esquerda destes. Após selecionar o(s) Processo(s) desejado(s) o usuário deverá escolher a opção Registrar o Recebimento (RN10).

Nesse passo são mostrados os Processos Selecionados para Recebimento, com os seguintes dados:

• Processo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Processo (RN04): Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO PROCESSO, Tipo - TEXTO.
• Assunto do Processo (RN05): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
• Natureza do Processo: Tipo - TEXTO.
• Assunto Detalhado: que será abordado pelo processo. Tipo - TEXTO.
• Para cada um dos processos serão apresentada as seguintes opções:
  • Processo detalhado: Onde podemos visualizar todos os detalhes do processo.
  • Remover Processo para Recebimento: Remover o processo da lista dos processo selecionados para envio.

Abaixo desses processos é solicitada o usuário responsável pelos processos que serão recebidos pela unidade (RN11):

• Responsável Pelo(s) Processo(s) na Unidade
  • Responsável: Tipo - AUTOCOMPLETE, Formato - NOME DO USUÁRIO

Para confirmar o recebimento dos processos selecionados o usuário deve escolher a opção Confirmar Recebimento (RN02) (RN08).

No passo seguinte é exibida uma listagem com os processos recebidos, mostrando os dados:

• Processo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
• Data de Recebimento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Tipo do Processo (RN04): Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO PROCESSO, Tipo - TEXTO.
• Assunto do Processo (RN05): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO
• Assunto Detalhado: que será abordado pelo processo. Tipo - TEXTO.

Abaixo dessa listagem são exibidas algumas operações que podem ser realizadas com estes processos:

• Arquivar esse(s) Processo(s)
• Registrar Saída desse(s) Processo(s)
• Receber Outros Processos
• Registrar Saída de Outros Processos

Então o caso de uso é finalizado.

• RN01 - O usuário só poderá receber processos que foram enviados para sua unidade ou uma de suas unidades filhas (Exceção: RN15).
• RN02 - Após o recebimento o processo não deverá mais aparecer na lista de processos pendentes de recebimento.
• RN03 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de recebimento de processo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso.
• RN04 - O Tipo do Processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_TIPO_PROCESSO seja verdadeiro.
• RN05 - O Assunto do processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ seja verdadeiro.
• RN06 - Caso a unidade do usuário tenha permissão de tramitação externa, é possível receber os processos que foram enviados para órgãos externos.
• RN07 - Ao receber um processo que foi enviado para um órgão externo, é criada uma nova movimentação cuja unidade de destino é a unidade do usuário, com a data e o usuário de envio indefinidos e já registrado o recebimento pelo usuário que o realizou.
• RN08 - Não é possível registrar o recebimento de um processo caso tenha sido solicitado o seu cancelamento.
• RN09 - Os processos sigilosos só poderão ser recebidos caso apresente como usuário responsável o usuário que está tentando recebe-los ou não apresente usuário responsável.
• RN10 - Os processos sigilosos só poderão ser recebidos separados dos demais processos.
• RN11 - Caso os processos que foram selecionados para o recebimento forem sigiloso a solicitação do usuário responsável é obrigatória, caso contrário, será opcional.
• RN12 - Situações do processo a receber:
  • Indicação Verde: Processo enviado a sua unidade seguindo seu fluxo normal.
  • Indicação Vermelho: Processo devolvido a sua unidade por não ter sido recebido fisicamente pela unidade para qual foi enviado. Este tipo de processo influencia no bloqueio do cadastro de requisições por sua unidade.
  • Indicação Amarelo: Processo devolvido a sua unidade em diligência por ter deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, para, assim, serem corrigidas ou sanadas as falhas apontadas.
  • Indicação Azul: Processo retornado após ter sido baixado em diligência por sua unidade e devolvido para adequação na unidade que deixou de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal.
  • Indicação Branca: Processo enviado a um órgão externo e que poderá ser recebido por sua unidade.
• RN13 - Quando informado, o responsável deverá ter acesso ao módulo de protocolo, ou seja, possui algum papel deste módulo.
• RN14 - Caso o parâmetro RESTRINGE_RECEBIMENTO_PROCESSO_EXTERNO_UNIDADE seja verdadeiro, apenas a unidade que enviou um processo para um órgão externo poderá recebe-lo novamente. Caso contrário, qualquer unidade com permissão de tramitação externa poderá recebe-lo.
• RN15 - Processos que se encontram em fluxo não podem ser recebidos por unidades superiores, para que não haja mudança do fluxo.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.