IProject - Negócio

O Sistema Integrado de Gestão de Projetos – IProject é uma ferramenta desenvolvida pela Diretoria de Sistemas da Superintendência de Informática para facilitar e dinamizar o gerenciamento das tarefas relativas aos projetos desenvolvidos na UFRN. Esses projetos de informatização abrangem as áreas administrativa (SIPAC), acadêmica (SIGAA) e a de recursos humanos (SIGRH).

Com o IProject se tem um melhor acompanhamento e uma contínua avaliação de todas as tarefas que estão sendo realizadas pelas equipes de requisitos, suporte, desenvolvimento e testes. O IProject prover funcionalidades para acrescentar usuários, solicitar atualização em banco e em produção, solicitar testes e acompanhar os chamados abertos nos sistemas pelos usuários.

Todas essas atividades são registradas no Iproject através do cadastramento de tarefas e logs. Logs podem ser definidos como anotações das atividades realizadas em cada fase na execução de uma tarefa. Após a criação de uma tarefa até a sua finalização cada passo realizado para obter sua execução é registrada através de logs. Cada log cadastrado fornece campos para colocar uma descrição, um status, anexar um arquivo e alterar o status da tarefa. Um log pode assumir vários status que informa em que passo de execução se encontra a tarefa. Cada vez que uma tarefa é criada e que um log é adicionado, o IProject se encarrega de enviar automaticamente um e-mail para um ou mais usuários envolvidos na tarefa.

Utilizando o diagrama da caso de uso, pode-se conhecer melhor o IProject detalhando cada caso de uso encontrado.

• Cadastrar Caso de Uso: é o cadastro dos casos de uso encontrados pela equipe de requisitos quando da análise dos requisitos de um novo sistema.
• Cadastrar Tarefa: é o principal caso de uso do IProject, nesse caso de uso todas as tarefas referentes aos projetos são cadastradas e designadas a um responsável da equipe. Qualquer usuário do IProject pode cadastrar uma nova Tarefa.
• Listar Chamados: caso de uso que lista todos os chamados enviados pelos usuários e que ainda não foram resolvidos. A abertura de chamados é uma das maneiras que os usuários podem utilizar para entrarem em contato com a equipe de suporte enviando suas dúvidas, sugestões, reclamações ou para reportar problemas que possam vir a ocorrer durante o uso dos sistemas. Os chamados são abertos pelos usuários em qualquer um dos sistemas e a equipe de suporte usa esse caso de uso para ler os chamados enviados e tomar as devidas providências.
• Responder Chamados: após ler os chamados dos usuários, pendentes na lista de chamados, a equipe de suporte utiliza esse caso de uso para responder aos usuários que enviaram os chamados. Essa resposta é recebida pelo usuário logo após ele se logar: quando ele visualiza a tela de Caixa Postal, onde estão todas as correspondências enviadas pelos sistemas que são gerenciados pela Superintendência de Informática.
• Atribuir Responsável do Suporte: caso de uso usado pelo gerente do suporte para encaminhar um chamado a algum membro da equipe e este fica responsável por resolver e responder ao referente chamado.
• Repassar para Desenvolvimento: também usado pela equipe de suporte para quando receber um chamado que indique uma nova funcionalidade ou algum problema no sistema, esta equipe vendo a necessidade, repassa o chamado para a equipe de desenvolvimento criando um log (com status de “Desenvolvimento”) e esta se encarrega de resolver o problema.
• Solicitar Update no Banco: usado pela equipe de desenvolvimento para quando, após a conclusão de uma tarefa, necessitar fazer alguma inserção ou alteração na base de dados. O log cadastrado nesse caso de uso fica com status de “Solicita Update no Banco”.
• Solicitar Update em Produção: também usado pela equipe de desenvolvimento para quando, após conclusão de uma tarefa, necessitar fazer alguma atualização de código. O log cadastrado nesse caso de uso fica com status de “Solicita Update em Produção”
• Executar Tarefa: é resolver a tarefa que lhe foi indicada. Cadastrando na tarefa os logs com observações e alterando a tarefa com a porcentagem da resolução da tarefa já realizada. Durante essa fase os logs são cadastrados com status em “Desenvolvimento”.
• Solicitar Testes: outro caso de uso que a equipe de desenvolvimento utiliza quando a tarefa necessita que seja realizado um teste antes de enviar para produção. No cadastramento do log a equipe de desenvolvimento coloca o status do log como “Solicitação de Testes”.
• Testar Tarefa: após a equipe de desenvolvimento solicitar um teste de uma tarefa, essa tarefa é enviada para a equipe de teste que se encarrega efetuar os testes e caso encontre erros um log de erro é adicionado à tarefa. Nesse log de erro o status da tarefa fica com “Erro de Teste”.
• Validar Tarefa: usado pela equipe de testes, que após testar uma tarefa e não encontrando erros, a equipe adiciona a tarefa um log e coloca o status como “Validada”.
• Solicitar Correção dos Testes: após os testes serem realizados pela equipe de teste, se essa equipe encontrar erros, a tarefa volta para o membro da equipe de desenvolvimento que solicitou o teste para que este faça as devidas correções e me seguida abra um novo log com status de “Solicitação de Testes”.

Além desses casos de uso, o IProject possui algumas telas que facilitam a organização das tarefas pelos usuários. Uma tela muito importante é a tela que lista as tarefas por prioridade, essa tela lista todas as tarefas que foram designadas para o usuário, organizando de acordo com o nível de prioridade e possibilitando o usuário fazer um planejamento diário, semanal ou mensal de suas tarefas.

Para entender melhor o fluxo realizado no diagrama de atividades algumas explicações são necessárias. O início do diagrama mostra que existem dois modos de criar uma tarefa:

• Criação da tarefa se existir um chamado: primeiro a equipe de suporte ler os chamados, depois atribui um responsável, que em seguida analisa o chamado e verifica se para a resolução do mesmo necessita ou não de repassar para desenvolvimento. Se não for preciso passar para desenvolvimento o chamado é respondido e nenhuma tarefa é criada. Mas se for necessário ir para desenvolvimento uma nova tarefa é aberta e o chamado fica associado a esta tarefa.

• Criação da tarefa sem que exista chamado: uma tarefa pode ser criada pelos membros das equipes em eventuais necessidades dos sistemas, pelos gerentes em novas funcionalidades ou pelos novos casos de uso gerados. Logo na criação já é designado um responsável por executar a tarefa.

Após a tarefa ter sido criada, o responsável pela tarefa executa a tarefa e verifica se é necessário abrir uma solicitação de testes ou não:

• Se for preciso solicitar teste, o responsável cria um log de teste e a tarefa passa para a fase de testes. Nessa fase, os testes são realizados e é feita uma validação. Se a tarefa não foi validada, ou seja, erros foram encontrados, então a tarefa retorna ao desenvolvedor responsável para correção dos erros. A tarefa permanece entre Desenvolvimento > Testes e Testes > Desenvolvimento até que a tarefa seja validada pela equipe de testes.

• Se não for preciso solicitação de testes, a tarefa é validada e vai para a próxima fase.

Depois de validada, a tarefa é analisada para que seja verificado se foi aberta através de um chamado. Neste caso, o responsável pela tarefa responde ao chamado (criando um log com status de “Resposta ao Criador do Chamado”).

Por fim, a tarefa é novamente examinada para decidir se a mesma necessita fazer alguma atualização na base de dados ou atualização de códigos-fontes, se for necessário, o desenvolvedor cria logs com pedidos de atualização e em seguida finaliza a tarefa, senão a tarefa já pode ser finalizada pelo responsável.