Gerenciar Solicitações de Normalização e Ficha Catalográfica

Qualquer aluno ou servidor (técnico administrativo ou professor) da UFRN pode solicitar normalização ou Ficha Catalográfica de algum trabalho por ele produzido.

A normalização é uma validação que é realizada pelo bibliotecário, verificando se o trabalho encontra-se dentro das normas estruturais estabelecidas, isto inclui estrutura do documento, referências bibliográficas, formatação, entre outras.

Com relação à Ficha Catalográfica, o sistema irá gerar uma ficha catalográfica de acordo com as normas existentes para cada tipo de material e essa ficha deverá ser anexada ao trabalho produzido.

Os bibliotecários da seção de informação e referência podem utilizar esse caso de uso para transferir, atender ou cancelar uma requisição. Os bibliotecários de processos técnicos podem atender a uma solicitação (as de Ficha Catalográfica) para incluir a ficha catalográfica no sistema, que será enviada ao usuário.

Este caso de uso inicia-se quando a opção SIGAA → Biblioteca → Informação e Referência → Gerenciar Solicitações → Normalização e Ficha Catalográfica é acessada.

Ao acessar a funcionalidade, é exibido uma busca pelas solicitações através dos seguintes filtros:

• Número de Solicitação: Tipo - NUMÉRICO. O número da solicitação a ser buscada.
• Biblioteca*: Tipo - TEXTO. Limita a biblioteca responsável pelo atendimento da solicitação.
• Tipo de serviço: Tipo - TEXTO. Limita o tipo de serviço: Ficha Catalográfica ou normalização.
• Tipo de documento: Tipo - TEXTO. Limita o tipo de obra: tese/dissertação defendida na UFRN, monografia, livro/folheto/separata p/ publicar na UFRN, livro/folheto/separata p/ publicar em outra editora, artigo p/ revista da UFRN, artigo p/ outra revista ou outro.
• Data da solicitação: Formato - DD/MM/AAAA a DD/MM/AAAA. Tipo - TEXTO. Limita o intervalo de tempo no qual foi feita a solicitação.
• Nome do Solicitante:: Tipo - TEXTO. O usuário que fez a solicitação.
• Buscar solicitações atendidas: Tipo - LÓGICO. Se selecionado, inclui as solicitações já atendidas na busca.
• Buscar solicitações canceladas: Tipo - LÓGICO. Se selecionado, inclui as solicitações canceladas na busca.
• Buscar Solicitações Removidas pelo Usuário: Tipo - LÓGICO. Recupera as solicitações que por acaso o usuário tenha removido antes do bibliotecário atender.

O sistema retorna a lista de solicitações de acordo com os filtros.

• Número: Tipo - NUMÉRICO. O número da solicitação.
• Tipo de serviço : Tipo - TEXTO. O tipo de serviço, se Ficha Catalográfica ou normalização.
• Solicitante: Tipo - TEXTO. O nome do solicitante.
• Tipo de obra: Tipo - TEXTO. O tipo da obra enviada.
• Biblioteca: Tipo - TEXTO. A biblioteca onde a solicitação está.
• Data Solicitação: Tipo - DATA. A data em que foi feita a solicitação.
• Situação: Tipo - TEXTO. A situação da solicitação (Se tá atendida, se foi cancelada, etc..)

Para cada item, as opções disponíveis são: Visualizar Solicitação, Transferir Solicitação, Notificar sobre Solicitação, Atender Solicitação e Cancelar Solicitação.

Escolhendo essa opção os dados da solicitação são mostrados (os mesmos dados descritos na opção de Visualizar - Fluxo Alternativo 1 do caso de uso Solicitações de Normalização e Ficha Catalográfica)

Dependendo do status da solicitação, informações adicionais são mostradas:

• Quando a solicitação foi atendida: Atendida por e Data do Atendimento
• Quando um problema foi reportado na catalogação: Problema Reportado

Se uma solicitação está com o status Solicitada ou Reenviada (apenas para Ficha Catalográfica), o bibliotecário pode atendê-la através dessa ação. Os dados da solicitação são exibidos (como descrito no fluxo alternativo 1) e o bibliotecário tem a opção de escolher como vai gerar a ficha catalográfica, se através da inserção de informações no sistema (MANUAL) , ou através de um arquivo digital já contendo as informações da ficha (ARQUIVO).

Se selecionar a opção MANUAL, deverá ser informado os dados:

• Título*: Tipo - TEXTO.
• Autor*: Tipo - TEXTO.
• Responsabilidade: Tipo - TEXTO.
• Edição: Tipo - NUMÉRICO.
• Local: Tipo - TEXTO.
• Editora: Tipo - TEXTO.
• Ano*: Tipo - NUMÉRICO.
• Descrição Física (campo 300a)*: Tipo - TEXTO.
• Detalhes (campo 300b): Tipo - TEXTO.
• Dimensão (campo 300c): Tipo - TEXTO.
• Material (campo 300e): Tipo - TEXTO.
• Série: Tipo - NUMÉRICO.
• ISBN: Tipo - NUMÉRICO.
• ISSN: Tipo - NUMÉRICO.
• Biblioteca*: Tipo - TEXTO.
• CDU *: Tipo - TEXTO.
• Notas Gerais: Tipo - TEXTO.
• Notas Teses: Tipo - TEXTO.
• Notas Bibliográficas: Tipo - TEXTO.
• Notas Conteúdos: Tipo - TEXTO.
• Assuntos Pessoais: Tipo - TEXTO.
• Assuntos: Tipo - TEXTO.
• Autores Secundários: Tipo - TEXTO.

O usuário poderá Adicinar campos Notas Gerais, Notas Teses, Notas Bibliográficas, Notas Conteúdos, Assuntos Pessoais e Autores Secundários. Os mesmos também poderam ser removidos.

Após preencher esses dados, o bibliotecário pode atender a solicitação. Ao atender a solicitação, um email é enviado ao usuário que realizou a solicitação.

O usuário tem a opção de salvar a ficha temporariamente (opção salvar), podendo alterá-la depois, ou finalizar o atendimento e consolidar a ficha (opção atender), tornando-a disponível ao usuário solicitante.

Assunto: [SIGAA - Biblioteca] Solicitação atendida
Texto:
Olá,

A sua solicitação de normalização ou ficha catalográfica foi atendida. Acesse o sistema e visualize-a pelo link da biblioteca.

Atenciosamente,
Setor de Informação e Referência

Se a solicitação está com o status Solicitada ou Reenviada (apenas para catalogação), essa opção fica disponível ao bibliotecário. Ao escolhê-la, é mostrada a lista de bibliotecas do sistema. O bibliotecário deve escolher uma delas e escolher a ação Transferir Solicitação para transferí-la. O usuário que solicitou a normalização é informado da transferência por email.

Assunto: [SIGAA - Biblioteca] Solicitação transferida
Texto:
Olá,

Uma solicitação de normalização ou catalogação na fonte sua foi transferida da <nome da biblioteca fonte> para a <nome da biblioteca destino>.

Atenciosamente,
Setor de Informação e Referência

Se a solicitação não foi nem atendida nem cancelada, essa opção é habilitada. Escolhendo essa ação, os dados da solicitação são mostrados e o bibliotecário tem a opção de confirmar o cancelamento. Deve ser incluído obrigatoriamente o motivo do cancelamento da solicitação. A solicitação passa a ter o status Cancelada e o usuário é notificado por email do ocorrido.

Assunto: [SIGAA - Biblioteca] Solicitação NÃO atendida
Texto:
Olá,

A sua solicitação de normalização ou ficha catalográfica não pôde ser atendida. Motivo: <motivo>

Atenciosamente,
Setor de Informação e Referência

É aberta uma tela para o usuário digita em email e uma mensagem para alguma pessoa ou departamento. O e-mail é enviado pelo sistema.

• RN01 - Uma solicitação feita para uma biblioteca setorial só pode ser transferida para a biblioteca central.
• RN02 - Quando uma solicitação do usuário é atendida, ele deverá receber uma notificação via e-mail e o resultado da solicitação deverá estar disponível no sistema(a ficha catalográfica e o trabalho corrigido).
• RN03 - Cada bibliotecário só deve visualizar e consequentemente atender as solicitações que foram encaminhadas à sua biblioteca.
• RN04 - O usuário com papel de administrador geral das bibliotecas poderá visualizar todas as solicitações de todas as bibliotecas.
• RN05 - A solicitação de normalização e Ficha Catalográfica pode estar em uma das 5 situações abaixo:
  • Solicitado: Indica que o usuário solicitou a normalização e Ficha Catalográfica mas ainda nenhuma ação foi realizada.
  • Reenviado (apenas para catalogação): Indica que o usuário reportou algum problema na Ficha Catalográfica realizada no atendimento à solicitação e aguarda correção.
  • Atendido: Significa que a solicitação de normalização e Ficha Catalográfica já foi atendida pelos bibliotecários. Apenas solicitações com status solicitada podem ser atendidas.
  • Atendido Finalizado (apenas para catalogação): Significa que a solicitação de Ficha Catalográfica foi corrigida e finalizada pelos bibliotecários. Apenas solicitações com status reenviada podem ser corrigidas e finalizadas.
  • Cancelado: Este status indica que a solicitação foi cancelada pelo bibliotecário.
• RN06 - Quando uma solicitação for transferida ou cancelada, o usuário que a criou deve receber um email informando do ocorrido.
• RN07 - Atendendo com a opção (Arquivo) na Forma de Geração da Ficha, o bibliotecário poderá enviar apenas arquivos do tipo pdf,doc,docx ou odt, e o usuário receberá o arquivo no formato enviado.
• RN08 - Atendendo com a opção (Manual) o usuário receberá o arquivo no formato pdf.