Reunião: Proposta Inicial de Criação do Módulo SRI

Existem diversos fluxos realizados pela SRI (Secretaria de Relações Internacionais) que, na visão deles, deveriam ser realizados através do sistema.

Essa reunião procurou mapear tais fluxos a fim de tornar mais clara a proposta desse novo “módulo”.

Mobilidade Acadêmica - Aluno UFRN

• O aluno entra no site da SRI e verifica quais são as instituições que possuem acordo em vigência com a UFRN;
• O aluno, então, solicita a formalização da mobilidade acadêmica na coordenação de seu curso. O Processo é encaminhando para a SRI contendo os documentos relativos aquele acordo.
• Solicita-se uma confirmação da parte do Coordenador a fim de validar o plano de estudo do aluno.
• A SRI entra em contato com a instituição anfitriã para a verificação dos dados e procedimentos de seleção e envia a documentação do aluno.
• O estudante é comunicado pela SRI e é orientado sobre as próximas etapas.
• Caso haja necessidade de negociação do plano de estudo, tal fato pode ser intermediado pela SRI ou pelo aluno diretamente. Qualquer alteração realizada deve ser anexada ao processo, com documento relatando a anuência da coordenação.
  • Observa-se que essa negociação pode ser realizada em qualquer momento, inclusive após a chegada do aluno à instituição.
• A instituição anfitriã envia então a Carta de Aceitação. A SRI providencia então uma Carta de Apresentação a ser entregue pelo aluno aos responsáveis da instituição anfitriã logo após a chegada.
• A SRI solicita à PROGRAD para mudar o status do aluno para “EM MOBILIDADE”.

Mobilidade Acadêmica - Aluno ESTRANGEIRO

• Existem duas situações claras: quando existe ou não a parceria entre a instituição do aluno estrangeiro com a UFRN;
  • Mobilidade - Aluno Estrangeiro - Parceria
    • Inicialmente, a instituição de origem envia uma solicitação por escrito à SRI a fim de dar início ao processo.
    • É identificado como intermediário da solicitação o órgão da instituição responsável pelas Relações Internacionais, ou na sua ausência, o coordenador do curso ao qual o aluno é vinculado.
    • O estudante então dirige-se à SRI portando os documentos correspondentes;
    • A SRI dá abre um processo de solicitação e o encaminha ao coordenador do curso ou chefe de departamento, para fins de análise.
    • Após a análise(deferimento ou não), o processo então deve ser encaminhado novamente à SRI com o plano de estudo aprovado ou já com as alterações pactuadas.
    • Dado o deferimento,
      • Encaminhar o processo para assinatura pelo (a) Pró-reitor (a) de Graduação e ciência ao responsável pelo registro acadêmico da PROGRAD;
      • Elaborar e negociar com a instituição parceira o Termo Aditivo específico para o estudante;
      • Encaminhar o Termo Aditivo ao Reitor para assinatura;
      • Elaborar a carta de aceitação a ser assinada pela SRI e PROGRAD;
      • Devolver a documentação à Instituição parceira, com a Carta de Aceitação anexa.
    • Caso seja o primeiro intercâmbio com a instituição parceira, a negociação dos termos do Termo aditivo será efetuada pela SRI em paralelo com a negociação do plano de trabalho.

• Mobilidade - Aluno Estrangeiro - Sem Parceria
• Inicialmente a SRI propõe à instituição que seja firmado um convênio e então abre o processo da solicitação. O encaminha para o coordenador do curso ou chefe de departamento e segue o fluxo segundo o Caso anterior.
• Adicionalmente, possui os passos:
• Negociação do convênio geral e do termo aditivo;
• Negociação do convênio específico, caso opte-se por essa solução;

Mobilidade Acadêmica

• Dada a demanda crescente de pessoas solicitando as operações do setor, percebeu-se que o processo como está (totalmente físico), iria tornar-se inviável num futuro próximo.

Mobilidade Acadêmica

• Possibilidade de realizar as atividades concernentes ao setor,

Controle de Manutenção de Veículos

• Possibilidade de se registrar passo a passo o andamento das solicitações de orçamento, aprovação de orçamento, alteração do orçamento e execução do serviço por parte da oficina. O sistema deve ter algum mecanismo onde se possa registrar todos os serviços e peças que constam na nota fiscal.

Mobilidade Acadêmica

• Modelo de Formulário de Candidatura Estudante

• Os editais de inscrição podem ser relacionados como processos seletivos com pequenas alterações. Num primeiro momento foi solicitado que os alunos não poderiam realizar suas inscrições pelo SIGAA diretamente, e sim indo até a SRI.

Mobilidade Acadêmica

• Gerenciar Processos Seletivos – (Ator: SRI).
• CRUD - Programa SRI – (Ator: SRI).
• Inscrever Aluno em Processo Seletivo – (Ator: SRI).
• Validar Plano de Estudo – (Ator: Coordenação).
• Consultar Andamento Aluno – (Ator: Coordenação e SRI).
• Números de Mobilidade (Relatório) – (Ator: SRI).

Acordos de Cooperação

• Consultar/Alterar Acordos – (Ator: SRI).
• Cadastrar Acordos – (Ator: SRI).

Mobilidade Acadêmica

• O fluxo, em breve, vai ficar insustentável se for realizado fora do sistema.

Acordos de Cooperação

• Basicamente é um cadastro/alteração/visualização de convênios do módulo “Projetos e Convênios”.