Archivum

O sistema GED Archivum foi adiquirido pela COMPERVE e é responsável pelo armazenamento, controle e gerência de documentos. Para isso, algumas atividades são realizadas:

1. Armazenar conteúdos: É feito upload do arquivo e carregado. Esse arquivo pode ser uma imagem que foi digitalizada ou um arquivo digital.
2. Alterar um arquivo: Existe um módulo revisão que é definido um período para alteração. Ao selecionar opção “iniciar Revisão” o arquivo pode ser baixado em um diretório da máquina local. Após alteração do documento, a opção “Finalizar Revisão” permite achar o arquivo salvo e adicionar novamente.
3. Controle de Versão: Um documento modificado é apresentado na pasta onde ele se encontra, seguido das versões que foram realizadas.
4. Histórico: Mosta a descrição do commit de um arquivo e quem alterou. Não dá pra ver a diferença dos conteúdos dos arquivos.
5. Colaboração com outros utilizadores: É possível convidar um usuário para um espaço criado para acesso aos documentos.
6. Pesquisa: A pesquisa de documentos pode ser de quatro maneiras:
   • Pesquisa Simples: Pode fazer pesquisa por campo frase.
   • Pesquisa Avançada: os mesmos campos da pesquisa simples são apresentados, acrescidos das opções:
     • Normal: Pode fazer pesquisa por campos frase e/ou frase 2.
     • Fonética:Faz busca independente da escrita. Ex.: Xiclete, o sistema acha a palavra chiclete.
     • Curinga: Você pode pesquisar por frases com “*”.
     • Fuzzi: A busca é feita por aproximação. Uma barra de índice é apresentada. Quanto maior o índice, menor é a aproximação da palavra que deseja.
     • Sinônimos: É necessário ter um cadastro de sinônimos. Ex.: se a busca foi por automóvel, apresenta carro, byke, ônibus. (palavras em português e inglês)
   • Pesquisa Boleana: São apresentados uma combo para escolha da condição (E/OU) uma combo para complemento de pesquisa (CONTÉM), um campo para adição dessa segunda combo e uma área de texto para formação da pesquisa. Ex.: Escreve RIO, escolhe condição E, seleciona CONTÉM, adiciona palavra TÉCNICO.
   • Pesquisa Especial: Nesta opção é montada uma expressão. Pode ser Normal (Inscrição CONTÉM 31) ou Fuzzi (iNSCRIÇÃO = 31).
7. Worflow: Manipulam e monitoram a informação relativa ao fluxo de tarefas.

• Não é uma preocupação deste sistema realizar vínculo do documento digitalizado com o físico. Foi sugerido criar pastas semelhantes ao armazenamento físico.

• Os arquivos do tipo DOC e TIFF, podem ser abertos, feito reconhecimento e copia para local de pesquisa.
• Na criação de um formulário deve ser dito os campos e quais devem ser do tipo indexação. Os campos com esta identificação será usado para busca.
• A base de dados é SQL Server, sem índice, chave primária e estrangeira.