Estudo da Ferramenta GEDOC
- Digitalização e controle de documentos
- Pré-Indexador - Utilizando a ferramenta GED Scandisk, criamos código de barra. Esse código de barra auxilia na digitalização de vários documentos ao mesmo tempo, pois essa imagem será utilizada em uma página separadora de documentos. Para criar um código de barra, devemos cadastrar:
- ANO: intervalo de início e fim;
- CAIXA: Número da CAIXA que os documentos ficarão armazenados após digitalização;
- Intervalo de Código: indicando a quantidade de processos em intervalo.Ex.: se temos 300 documentos, devemos colocar de 1 a 300. Ao selecionar em gerar, um arquivo com 300 códigos de barra é gerado, de acordo com nosso exemplo.
- Para gerar o código de barra, é utilizada ferramenta IRS, esse mecanisco orienta o sistema na identificação de início e término de um documento, de maneira que sempre que um código de barra for encontrado, o sistema questiona se é para identificar como página separadora.
- Cadastros
- Usuários - é realizado cadastro de usuários e permissão de acesso para cada um deles.
- Grupos e Sub-grupos - é realizado cadastro de grupos e sub-grupos para organização dos documentos. Ex.: Grupo: Documentos, Sub-grupo: Pacientes, Descrição (parte do sub-grupo): Prontuário.
- Indexação
- Por índice, localizamos onde estão as imagens digitalizadas.
- Um índice é representado por um arquivo txt que pode ser gerado a partir de um banco de dados. As informações do arquivo txt deve ser no formato:
- 13 primeiros caracteres representa diretório que estão as imagens;
- 12 próximos números identifica o número do processo;
- 8 seguintes representa a data do processo…
- O sistema GEDOC faz leitura desse arquivo txt e vincula as informações do arquivo as imagens digitalizadas.
- Estatística de Produção
- É possível medir produtividade, quantidade de documetnos indexados por grupo, usuário, operador ou por todos.