GED - Gerenciador Eletrônico de Documento
Introdução
O GED é uma tecnologia que tem como principal objetivo, fornecer um meio para facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.
Toda a inteligência e gestão das empresas estão em seus documentos de trabalho. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar toda a documentação eletronicamente, garantindo assim, a informação exata, na hora exata, para a pessoa certa. Qualquer tipo de documentação, o GED sabe lidar.
No nosso exemplo da universidade, teremos diversos setores dentro de sua estrutura. Cada um desses setores, possui seus documentos e arquivos específicos. Utilizando-se do GED, os usuários para criar, modificar ou consultar documentos, devem acessar o servidor de Gerenciador Eletrônico de Documentos e lá fazer toda a manipulação necessária.
Vantagens do uso
Algumas das vantagens da utilização do GED*:
- Segurança do acervo;
- Redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal;
- Controle da localização dos documentos;
- Proteção contra perda de documentos;
- Controle de acesso aos documentos;
- Conservação dos “originais”;
- Menos recursos de distribuição;
- Múltipla indexação;
- Padronização dos formatos, dos processos e da localização;
- Acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente.