Cadastrar Reuniões de Conselho
Este caso de uso trata-se do cadastro das reuniões realizadas pelos conselhos de colegiados para definir o regimento interno da instituição. Os membros do conselho, ao se reunirem, discutem sobre determinados assuntos (pauta da reunião), e ao final é elaborada uma ata para ser aprovada em reunião posterior.
O processo de convocação e execução de reuniões dá-se da seguinte forma:
- Secretaria de Colegiados marca a reunião para um conselho superior com data, hora e local especificados;
- Secretaria de Colegiados envia um e-mail para os membros do conselho com a pauta, ata da última reunião realizada (para ser aprovada) e arquivos necessários para leitura e discussão durante reunião;
- A reunião é realizada e é elaborada uma ata com o conteúdo resultante da discussão da pauta;
- Secretaria de Colegiados elabora uma resolução da ata aprovada na reunião e a publica no sistema.
Descrição do Caso de Uso
Este caso de uso inicia-se quando o usuário acessa a opção SIGRH → Módulos → Colegiados → Colegiados → Reuniões → Cadastrar Reuniões de Conselho.
Para realizar o cadastro das reuniões, o usuário precisa especificar pelo menos os seguintes campos:
- Sessão*: Tipo - TEXTO. Nome da sessão a ser realizada;
- Conselho*: Tipo - TEXTO. Define o conselho superior que irá se reunir;
- Data*: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Define a data de realização da reunião;
- Hora*: Formato:HH/MM. Define a hora da realização da reunião;
- Local*: Tipo - TEXTO. Define o local da realização da reunião;
- Pauta*: Definição da pauta a ser discutida na reunião;
- Extraordinária*: Tipo - LÓGICO. Define o tipo da reunião em ordinária ou extraordinária;
- Palavras-Chaves da Pauta: Principais palavras contidas na pauta para servirem como base para buscas pelo conteúdo da pauta.
- Observações: Tipo - TEXTO. Observações referentes à reunião;
E caso haja necessidade, especificar os campos abaixos, cuja obrigatoriedade de preenchimento não existe:
- Arquivos Anexos*: Arquivos adicionais que os conselheiros precisarão ler para realização da reunião (Descrição e arquivo).
- Descrição*: Tipo - TEXTO.
Principais Regras de Negócio
- RN01 - Não é possível marcar reunião para uma data que não contenha membros ativos no período.
- RN02 - Não é possível anexar uma ata à reuniões ainda não realizadas.
- RN03 - É permitido cadastro de reuniões já realizadas, porém é vetado envio de e-mail aos conselheiros que participaram das mesmas.
- RN04 - Reuniões históricas não poderão ter sua data de realização alterada para data posterior à atual.
- RN05 - Não se pode marcar uma reunião para um mesmo Conselho, em datas e horários iguais.
- RN06 - Não é possível remover uma reunião já foi realizada, com exceção de reuniões históricas.
- RN07 - Não é possível realizar a remoção de reuniões quando houver registros confirmados de comparecimento à mesma.
- RN08 - Quando uma reunião for agendada, o sistema enviará e-mail para os membros titulares e suplentes do conselho.