Os almoxarifados são unidades administrativas responsáveis pelo controle e pela movimentação dos materiais de consumo adquiridos previamente pela instituição, com a finalidade de atender às necessidades dos setores da instituição.

É nesse contexto que se insere o subsistema de Almoxarifado, presente como um dos módulos do SIPAC. Neste documento, são descritos os diversos elementos de negócio intrínsecos a este módulo e como eles se inter-relacionam.

Os almoxarifados podem ser organizados hierarquicamente, de forma que existe um almoxarifado central (raiz da hierarquia), que é responsável por abastecer os outros almoxarifados subordinados a ele. A figura abaixo ilustra uma hierarquia entre almoxarifados. Exceto o almoxarifado raiz, denominado de central na figura, cada almoxarifado relaciona-se com um almoxarifado a quem é subordinado.

Os almoxarifados também estão relacionados hierarquicamente com as outras unidades onde cada almoxarifado só pode estar relacionado a uma, e somente uma, unidade. A figura abaixo ilustra um exemplo dessa hierarquia:

O Módulo de Almoxarifado tem como funções principais atender e acompanhar requisições de materiais, realizar entradas e saídas de materiais no estoque do almoxarifado, realizar manutenção com relação à quantidade, prazo de ressuprimento e localização dos materiais no estoque, além da geração de relatórios gerenciais.

Existem três possíveis usuários no módulo Almoxarifado:

• Gestor de Almoxarifado: Gerencia o controle de estoque do almoxarifado. Tem permissão de dar entradas no estoque (via nota fiscal, nota de fornecimento, entrada avulsa) e saídas (atendimento de requisição, saída avulsa).
• Diretor Material: Permite que o usuário tenha acesso ao saldo de determinado material em qualquer um dos almoxarifados existentes. Responsável pela parte de cadastro de materiais, à qual o gestor não tem acesso.
• Auditor do Almoxarifado: Permite que o usuário tenha acesso apenas aos relatórios e consultas do módulo de almoxarifado e não às operações de movimentação.

O fluxo de negócio em um almoxarifado é iniciado com a criação, por uma unidade, de uma requisição de material. Essa requisição será encaminhada para o almoxarifado que estiver no mesmo nível hierárquico da unidade requisitante, por exemplo, os centros requisitam material ao Almoxarifado Central, enquanto os departamentos os requisitam ao almoxarifado do centro ao qual ele é subordinado. Quando uma requisição chega ao Almoxarifado Central, ela será analisada e, se houver estoque suficiente, atendida. Quando o estoque do Almoxarifado Central for insuficiente, é realizado um processo de compra. Os almoxarifados setoriais (que estão em um nível hierárquico inferior ao do Almoxarifado Central) realizam os mesmos passos para o atendimento de uma requisição, mas existem duas maneiras de se realizar o suprimento do estoque. A primeira é fazer requisições para suprimento do estoque ao Almoxarifado Central do DMP. Essas requisições têm a finalidade de fazer a reposição do estoque dos almoxarifados setoriais. Quando a requisição de suprimento é atendida, uma nota de fornecimento é gerada pelo Almoxarifado Central. A nota de fornecimento é utilizada pelo almoxarifado setorial para dar entrada dos materiais no estoque. É possível ainda que um almoxarifado setorial faça uma compra, realizando o suprimento do estoque sem requisitar ao Almoxarifado Central.

Podem existir dois tipos de almoxarifados: orçamentário e não orçamentário.

• Orçamentário: caso um almoxarifado seja definido como orçamentário, no momento em que uma unidade cria uma requisição de material para ele, o sistema bloqueia (contingencia) o valor total da requisição do orçamento de sua unidade de custo. O valor total da requisição é calculado considerando o preço médio de cada material solicitado. Outro ponto importante é que com o atendimento da requisição, o orçamento contido da unidade é liberado e o sistema registra uma transferência orçamentária da unidade de custo para a unidade que representa o almoxarifado.
• Não orçamentário: durante o envio da requisição ao almoxarifado, o sistema não contingencia o orçamento da unidade. Durante o atendimento da requisição, o sistema não transfere o orçamento da unidade para o orçamento da unidade que representa o almoxarifado.

O fluxo orçamentário presente no cadastro e atendimento das requisições de materiais acarreta principalmente na geração de contingenciamentos, transferências e pendências.

Ao cadastrar uma requisição de material o valor referente ao somatório do total dos itens é contingenciado na unidade de custo, o que implica na reserva desse valor para o pagamento da requisição durante o atendimento da mesma pelo almoxarifado. O valor da requisição é calculado com base no preço médio do material.

Ao final do atendimento de uma requisição pelo almoxarifado ocorre o descontingenciamento do valor da mesma na unidade de custo, e em seguida é gerada uma transferência dessa unidade para o centro de custo que representa o almoxarifado. O valor referente a essa transferência, que representa o pagamento dessa requisição pela unidade de custo, é o valor do total dos itens atendidos pelo almoxarifado. Dessa forma, não necessariamente o valor total do contingenciamento será o valor total da transferência, pois o almoxarifado pode não atender todos os itens da requisição.

Eventualmente poderá ocorrer que no momento do atendimento da requisição pelo almoxarifado, a unidade de custo da mesma não possua saldo orçamentário suficiente para arcar com a transferência referente ao total do valor dos itens atendidos. Para esses casos, gera-se uma pendência de orçamento, para que quando a unidade de custo possuir saldo suficiente, sejam feitas as transferências referente ao que faltou ser pago pelo atendimento dos itens dessa requisição de material.

Para que o almoxarifado possa atender as demandas feitas a ele, é necessário que sejam dadas entradas nos estoques dos materiais. As entradas podem ser feitas por:

• Nota Fiscal: documento entregue pelo fornecedor no momento da entrega do material ao almoxarifado que foi comprado pela instituição. A nota fiscal contém diversos itens, um fornecedor e um conjunto de empenhos associados. Uma nota fiscal é utilizada no almoxarifado para dar entrada no estoque. Toda entrada é feita para um determinado almoxarifado. Cada item da nota fiscal possui uma quantidade. Quando uma nota fiscal é recebida por um almoxarifado, cada item tem o seu estoque no almoxarifado aumentado de acordo com a quantidade do item na nota fiscal.
• Entrada Avulsa: opção utilizada quando um almoxarifado é criado no sistema, para dar entrada dos itens presentes no estoque atual. Após a entrada inicial, as demais entradas devem ser feitas por meio de nota fiscal. É possível habilitar ou não está opção no sistema por almoxarifado.
• Entrada por nota de fornecimento: em geral, um almoxarifado é abastecido solicitando materiais ao almoxarifado que está hierarquicamente ligado acima. Por exemplo, para repor o estoque do Almoxarifado Setorial 2, deve ser feita uma requisição de material ao Almoxarifado Central. Esta requisição será atendida e para que os itens atendidos sejam dados como entrada no Almoxarifado Setorial 2 é necessário fazer um atendimento de nota de fornecimento com base na requisição feita ao Almoxarifado Central. A nota de fornecimento nada mais é que a própria requisição, portanto encontra-se uma determinada nota de fornecimento pelo número da requisição que a gerou. Quando uma nota de fornecimento é recebida, a requisição é marcada como recebida. O registro desse recebimento deve aumentar o saldo em estoque para os materiais atendidos na requisição de acordo com a quantidade recebida.
• Entrada por devolução: um material pode dar entrada no almoxarifado pela devolução de itens de uma quantidade anteriormente atendida. A devolução ocorre quando a unidade requisitante não está mais necessitando de um material requisitado. Nestes casos, a unidade devolve o material ao almoxarifado e o saldo deste material no estoque é aumentado.

A saída de materiais do estoque do almoxarifado pode ser feita de duas formas:

• Atendimento de Requisição: feita através do atendimento das requisições de material feitas ao almoxarifado. Não é obrigatório o atendimento de todos os itens da requisição e nem que um item seja atendido por completo, podendo assim haver atendimento parcial. Uma requisição de material pode ser atendida por um determinado almoxarifado se ela pertencer ao conjunto dos Grupos de Materiais que podem ser atendidos por um Almoxarifado e se a unidade requisitante estiver no mesmo nível hierárquico que a unidade do almoxarifado. Caso o almoxarifado não tenha associação com nenhum grupo, ele poderá atender materiais de qualquer grupo de material de consumo. Para atender uma requisição que atende aos requisitos acima citados, deve-se informar a quantidade de itens a ser atendida para cada material solicitado, verificar se o material existe em estoque e se a quantidade atendida não é maior que a requisitada. A operação de atendimento é uma operação de saída de estoque, portanto, após o atendimento, deve-se diminuir o estoque dos materiais atendidos almoxarifado de acordo com a quantidade atendida para cada material. O atendimento de requisição pode ser utilizado também para confirmar a devolução de itens.
• Saída Avulsa: em situações excepcionais, como saída por consumo imediato, perda, quebra, inservibilidade, a saída pode ser dada sem um documento comprobatório (saída avulsa).

Umas das estratégias utilizadas pelo almoxarifado é a utilização do preço médio dos materiais. A estratégia deve ser definida durante o cadastro do almoxarifado.

O módulo de almoxarifado calcula o preço médio da seguinte forma:

O sistema armazena um histórico dos preços médios, relacionando o valor do material com o estoque em um determinado momento. A partir desse histórico, ao se registrar uma entrada ou saída, o sistema faz a ponderação do valor com base na quantidade atual do estoque e a quantidade que será adicionada ou removida do estoque utilizando a seguinte fórmula:

(PA * SE) + (VI * QI)/ (SE + QI);

PA: Preço anterior do material, armazenado no histórico de preço desse material; SE: Saldo no estoque. Quantidade do material no estoque; VI: Valor do item. Valor do item informado na entrada ou na saída; QI: Quantidade do item. Quantidade informada na entrada ou na saída;

Um almoxarifado pode ser denominado também de duas formas:

• Não online: é aquela que após o envio da requisição (quando a requisição fica com o status de ENVIADA) e imediatamente antes do atendimento do almoxarifado precisa ter um comprovante impresso para que a chefia da unidade o assine. O almoxarifado destino só irá fazer o atendimento da requisição mediante recebimento do comprovante impresso e assinado pela chefia.

• Online: é aquela que elimina a necessidade de impressão do comprovante para atendimento pelo almoxarifado.

A identificação de um almoxarifado online surgiu no intuito de eliminar a impressão de comprovantes de requisições, para assinatura da chefia da unidade, antes das mesmas serem atendidas pelo almoxarifado.

Quando um almoxarifado é online no momento em que um requisitor da unidade envia a requisição para o sistema, a mesma deve ainda passar por um processo de autorização também via sistema, ou seja, sem a necessidade de se imprimir o comprovante para o chefe da unidade assinar. O chefe deve entrar no sistema, analisar as requisições pendentes e autorizá-las. No momento em que ele autorizar, a requisição estará automaticamente disponível para atendimento no almoxarifado de destino.

A disponibilização para atendimento automático é feita da seguinte forma:

1. Usuário faz a requisição e encaminha para o chefe autorizar;
2. Chefe autoriza a requisição;
3. Automaticamente a requisição é disponibilizada para atendimento do almoxarifado destino, através de uma impressora (compacta 40 colunas) que recebe as requisições no momento que autorizadas pela chefia. Dessa forma, não havendo a necessidade de encaminhar um comprovante impresso e assinado ao almoxarife.
4. O usuário poderá ir ao almoxarifado e receber o material atendido e um comprovante de atendimento.