Reunião: Alterações no módulo de compras e portal do fornecedor

Foram discutidas na reunião na qual este documento se refere, as seguintes melhorias para elaborar um sistema para a editora, o portal do fornecedor e o site da editora.

• Informatizar o processo de produção de uma requisição de livro;
• Informatizar o em tempo real a disponibilidade de livros no sistema de site da editora (www.editora.ufrn.br).
• Ajustar portal do fornecedor para atender o processo de venda ou consignação dos livros.

Compor edital

• O setor de compras cadastra o processo de compra com os itens e insere as informações sobre o pregoeiro.
• Esse processo é enviado para o setor de licitação que produz o arquivo de edital.
• Esse edital é encaminhado para o setor jurídico que aprova as cláusulas/artigos e devolve para o DMP para publicação.

Envio e recebimento de empenho

• Realizado o processo licitatório, é emitido um empenho para o fornecedor. Esse empenho é enviado para o DMP que recebe, digitaliza e envia por email para o fornecedor.
• O fornecedor tem 2 dias para manifestar o recebimento do empenho. Caso confirme o recebimento, é iniciada a contagem do prazo de entrega.
• Caso contrário, o setor de pós compra entra em contato com o fornecedor e notificações os fornecedores sobre o atraso. Cada notificação tem um prazo de pronunciamento. Esse pronunciamento ocorre por email e o setor de pós compra faz o registro no SIPAC;
• Em caso de atraso no fornecimento, o SIPAC emite um alerta e o setor de pós compra entra em contato com o fornecedor por email e posteriomente, com as notificações apropriadas. Da mesma forma, segue o prazo de cinco dias para o pronunciamento.
• As notificações são emitidas, assinadas, digitalizadas e enviadas por email ao fornecedor. O fornecedor confirma o recebimento por email.

Compor edital

• O processo de compor os editais torna-se cansativo e sujeito a erros, pois o setor necessita copiar trechos de outros documentos.
• A tramitação com o jurídico é demorada, pois para cada edital o fluxo é feito novamente, gerando muita demanda e sem padronização das cláusulas/artigos.

Envio e recebimento de empenho

• Como toda comunicação é feita via email, o acesso e o acompanhamento desse trâmite torna-se mais difícil;
• Como parte do fluxo caminha fora sistema, fica mais suscetível o não registro das informações no SIPAC;

Compor edital

• Fazer o edital pelo SIPAC, reutilizando as cláusulas e artigos de outros pregões e importar dados do SIPAC, como: itens, modalidade, processo, pregoeiro e equipe de apoio;
• Permitir que o jurídico visualize as cláusulas/artigos e confirme que está em conformidade;
• Permitir a tramitação do Edital pelo sistema;

Envio e recebimento de empenho

• Enviar empenho pelo SIPAC;
• Permitir que o fornecedor receba pelo SIPAC;
• Permitir que as notificações e os pronunciamentos sejam realizados pelo SIPAC.

Compor Edital

• Ata registro de Preço
• Edital
• Tabela Controle de Editais

• Criar CRUD para cadastro das Cláusulas e dos artigos: DMP cadastra as cláusulas e artigos que serão utilizados para compor os editais e anexos.
• Criar caso de uso para que o jurídico faça a validação pelo sistema: O setor jurídico recebe as cláusulas e artigos cadastradas pelo DMP, analisa e valida ou retorna a cláusula/artigo cadastrado.
• Criar template do preâmbulo, que irá recuperar as informações do pregoeiro e equipe de apoio, modalidade de licitação e o número do processo.
• Criar caso de uso para compor os Editais e anexos: O gestor de licitação irá inserir as cláusulas e artigos validados para compor o edital.
• Criar caso de uso para envio e recebimento de empenhos e notificações em liquidação de despesa e no portal do fornecedor.

Compor edital

DMP cadastra as cláusulas e artigos que serão utilizados para compor os editais e anexos.

Sugestão para o caminho:

SIPAC → Compras/Licitação → Licitação → Comunicado/Edital → Edital → Cadastrar Cláusulas/Artigos.

SIPAC → Compras/Licitação → Licitação → Comunicado/Edital → Edital → Listar/Alterar Cláusulas/Artigos.

Papel: Gestor Licitação

Perguntar se é clausula ou artigo.

Passo 1

Para os artigos, informar: Caput, denominação e descrição. Disponibilizar opção de inserir incisos, informando denominação e descrição.

Passo 2 - Artigo

Para as cláusulas, informar: Título, denominação e descrição. Disponibilizar opção de inserir subitem, informando denominação e descrição.

Passo 2 - Cláusulas

• Regras de Negócio:
  • O sistema deve armazenar um histórico de modificações das cláusulas e artigos com o nome do usuário, data e descrição da operação realizada. Para os casos de alteração ou retorno, exibir a justificativa como descrição.
  • Somente poderão ser alteradas as cláusulas e artigos cadastradas ou que foram retornadas pelo jurídico sem validação.
  • Podem ser removidas as clausulas/artigos com seus respectivos subitens e incisos que foram validados, mas não foram incluídos em edital.
  • Não poderão ser removidas as clausulas/artigos com seus respectivos subitens e incisos que foram inseridos em um edital, mas podem ser inativadas pelo usuário com papel de Gestor Validação Edital.

O setor jurídico recebe as cláusulas e artigos cadastradas pelo DMP, analisa e valida ou retorna a cláusula/artigo cadastrado.

Sugestão para o caminho:

SIPAC → Compras/Licitação → Licitação → Comunicado/Edital → Edital → Validar Cláusulas/Artigos.

Papel: Criar papel Gestor Validação Edital.

Exibir os filtros para consulta das cláusulas/artigos: título/caput, denominação, descrição, período de cadastro.

Exibir uma lista das cláusulas/artigos com as seguintes informações: título/caput, denominação, descrição e data de cadastro. Os subitens e incisos serão visualizados ao analisar.

Passo 1

Durante a análise, caso o setor jurídico não valide as informações das cláusulas/artigos e subitens/incisos seria disponibilizado um campo para informar a justificativa.

Passo 2

• Regras de Negócio:
  • Não são exibidas as cláusulas/artigos retornadas ou validadas.

O gestor de licitação irá inserir as cláusulas e artigos validados para compor o edital.

Sugestão para o caminho:

SIPAC → Compras/Licitação → Licitação → Comunicado/Edital → Edital → Compor Edital/Anexo.

Papel: Gestor Licitação

Exibir os filtros para consulta das cláusulas/artigos que serão incluídos no edital/anexo.

Exibir uma lista com o resultado da busca, disponibilizando a opção de visualizar as cláusulas, inserí-las e removê-las do edital.

Passo 1

Passo 1.1

Disponibilizar opção de inserir template do preâmbulo ou informações dos itens licitados.

Passo 2

Solicita a informação do assunto e da unidade que irá receber o edital via protocolo.

Passo 3

Exibe os dados do edital e disponibiliza a opção de gerar um arquivo a ser aberto em um editor de texto(Ex.: doc, odt, etc).

Modelo Edital

• Regras de Negócio:
  • Os subitens seguem a numeração informada no item.
  • As informações do preâmbulo e dos itens são recuperadas do SIPAC com base na modalidade licitação informada.

Envio e recebimento de empenhos e notificações

O setor de pós compras digitaliza o empenho e envia o empenho a ser recebido no portal do fornecedor.

Sugestão para o caminho:

SIPAC → Liquidação de despesas → Liquidação de despesas → Enviar empenho ao fornecedor.

Exibe os filtros para consulta de empenho a ser enviado para o fornecedor.

Passo 1

Após a escolha do empenho, exibe os dados do empenho e disponibiliza o campo para fazer upload do empenho digitalizado.

Passo 2

• Regras de Negócio
  • Após o envio o fornecedor terá o prazo de 48hs para confirmar o recebimento através do portal do fornecedor.
  • O fornecedor é notificado sobre o envio do empenho.

O fornecedor acessa esse caso de uso para confirmar o recebimento do empenho e ter acesso para fazer o download do empenho.

Sugestão para o caminho:

SIPAC → Portal do Fornecedor → Empenhos → Confirmar recebimento de empenhos.

Exibe os filtros para consulta de empenho pendentes de recebimento.

Passo 1

Visualiza as informações do empenho e faz o download do empenho digitalizado.

Passo 2

• Regras de Negócio
  • Após a confirmação do recebimento do empenho é iniciado a contagem do prazo de entrega.
  • O usuário que enviou o empenho é notificado por email sobre a confirmação de recebimento.

O setor de pós compra gera a notificação e providência a assinatura e digitalização da notificação para enviar ao fornecedor.

Sugestão para o caminho:

SIPAC → Liquidação de Despesa → Registro de Ocorrência → Notificação → Enviar notificação para o fornecedor.

Exibe os filtros para consulta conforme o caso de uso notificar fornecedor.

Insere as informações da notificação e o arquivo digitalizado.

Passo 2

• Regras de Negócio
  • Após a notificação o fornecedor terá o prazo de 5 dias para se pronunciar.
  • O usuário que enviou a notificação é comunicado por email sobre o recebimento da notificação.

O fornecedor recebe a notificação e se pronuncia a respeito.

Sugestão para o caminho:

SIPAC → Portal do Fornecedor → Empenhos → Notificações Pendentes()

Exibe os filtros para consultar as notificações enviadas e que estão pendentes de pronunciamento.

Passo 1

Analisando os editais e anexos, as informações do SIPAC são exibidas no preâmbulo, objeto e na ata do registro de preço.

O preâmbulo segue um padrão e entendo que pode ser criado um template que poderá ser adicionado ao edital, trazendo as informações do sipac e permitindo edição.

O preâmbulo será incluído na composição do edital e deverá trazer a informação da portaria que institui o pregoeiro e equipe de apoio, modalidade de licitação e o número do processo.

A informação do pregoeiro deverá ser informada através do caso de uso Cadastrar/Alterar Dados complementares.

Template Preâmbulo

Quanto ao objeto, ele não segue um padrão e, portanto, não vejo benefícios na disponibilização de um template para esse item, ficando disponível a opção de cadastrá-lo como clausula, caso seja de interesse do setor.

Na ata são exibidas os itens licitados com as seguintes informações: Empresa, CNPJ, Item, Qtde, Unid., Especificações, Marca e Preço Unit. Dessa forma, pode-se disponibilizar a opção de inserir essas informações na composição do edital, pois essas informações estão disponíveis no processo de compra.