Reunião: Alterações no módulo de compras e portal do fornecedor

Foram discutidas na reunião na qual este documento se refere, as seguintes melhorias para o módulo de Compras de Materiais Informacionais:

• Separar o fluxo de compra de livros do Administrativo do da biblioteca;
• As requisições de livros do setor administrativos não devem ser debitadas financeiramente da biblioteca.
• As requisições de livros dos setores administrativos não devem ser consolidados pela biblioteca.
• Ao criar uma disciplina no sistema, criar também a demanda de acervo bibliográfico básica.

Alteração 1:

Foi nos solicitado que seja possível pelo sistema separar a solicitação de livros para os setores Administrativos e os setores bibliotecas, assim não seguindo o mesmo fluxo de solicitação.

O fluxo da biblioteca permanece o mesmo, apenas alterando o dos setores Administrativos. Apenas com a diferença de existir a opção de Livros para área administrativa.

Uma das alterações mais impactantes será de que as requisições de livros não devem ser debitadas financeiramente da biblioteca.

Outro ponto que será alterado é que os livros solicitados pelos setores administrativos não devem ser consolidados pela biblioteca. A solicitação tem que passar pela chefia imediata do setor administrativo solicitante.

Segue o fluxo que o sistema terá que atender para solicitações realizadas pelos setores administrativos.

1. Funcionário ADM solicita material;
2. A solicitação é encaminhada para o DMP que solicitará o orçamento do livro;
3. Fornecedor recebe a solicitação no portal do fornecedor e envia o orçamento. Após o envio, a requisição é encaminhada para o requisitante;
4. O requisitante escolhe a opção orçamentária e a requisição é encaminhada para o ordenador autorizar a despesa caso a requisição não utilize orçamento próprio;
5. Autorização do chefe
6. Autorização do orçamento;
7. O DMP solicita fornecedor;
8. O DMP realiza o recebimento e tombamento patrimonial;
9. O DMP encaminha o material ao setor administrativo solicitante.

IMPORTANTE: O fluxo orçamentário pode ser debitado de um convênio e não do orçamento da biblioteca;

Alteração 2:

Ao criar uma disciplina(componente curricular) no sistema, criar também a demanda de acervo bibliográfico básica.

Para a biblioteca dar entrada nos livros em seu acervo ela recebera um Biblioteca recebe um relatório de requisição de livros, esses dados serão gerados no relatório pelo plano de curso da disciplina em um momento depois da matricula assim terão dados para saber a média de livros que devem ser adquiridos para atender a demanda da disciplina.

O relatório devera conter os materiais bibliográficos separados por Campus e por disciplina;

Sistema: SIGAA → Módulo: Graduação → DDP → Componentes Curriculares → Cadastrar

Alteração 3:

Foi solicitando também por João Batista as alterações no módulo de contratos na qual segue a solicitação: Necessário criar um crud para tratar tempo máximo suspensão do contrato conforme lei 866, porém o Pró-reitor João Batista solicitou que no sistema o prazo não seja fixo, para que o gestor de contrato possa informar um prazo estimado.

Nesta crud de Suspensão deverá existir uma busca pelo contrato, e para o contrato encontrado, existir os campos:

Campo de data de prazo para fim da suspensão prevista; Campo de texto para justificativa.

Estas alterações estão descritas no link ??? do documento de Gestão de mudanças.

Fluxo Alteração 1:

Fluxo Alteração 2:

1. Cadastrar componente curricular com mais um passa para cadastrar Acervo bibliográfico básico;
2. Ser apresentado no SIPAC → Biblioteca um relatório com o acervo básico para requisição.

Fluxo Alteração 3:

1. Para contratos ativos no sistema existira a possibilidade de gerenciar um Suspensão por tempo indeterminado.

Não se aplica.

Solicitado por João Batista prioridade nas alterações 1 e 2 descritas acima.

Descrito em Visão Pró-reitoria Administrativa acima.

Alteração 1:

Tarefa 1: Alterar o fluxo da requisição de material informacional para que a área administrativa possa solicitar livros sem que seja necessário passar pela biblioteca. Alterações: 1) Em Portal Administrativo → Requisições → Material informacional → Cadastrar Requisição → Cadastrar Nova Requisição de Material Informacional no passo 1 da funcionalidade, fazer as seguintes alterações:

2) Em Compra de Materiais Informacionais → Operações → Fornecimento de Materiais Informacionais → Autorização no passo 2 da funcionalidade, fazer as seguintes alterações:

3) Em Portal Administrativo → Requisições → Material informacional → Modificar requisição gravada, neste ponto da alteração o requisitante recebera a requisição com o orçamento e irá escolher a opção orçamentária. Será necessário criar um novo Status, no qual sugiro Aguardando Opção Orçamentária.

4) Módulo de Patrimônio → Entrega de Livros → Contratos → Acompanhamento da Situação dos Livros Solicitados.

Alteração 2:

1. Cadastrar componente curricular no link Sistema: SIGAA → Módulo: Graduação → DDP → Componentes Curriculares → Cadastrar com a requisição de materiais bibliográficos mínima;
2. Disponibilizar no SIPAC no módulo de biblioteca um crud para que possam realizar a requisição dos materiais.