Guia de Implantação - Módulo Protocolo

Este guia de implantação tem por objetivo abordar os diversos aspectos que devem ser preenchidos para o correto funcionamento do sistema. Serão abordados os parâmetros envolvidos, papéis dos usuários e as tabelas que devem ser preenchidas para o correto funcionamento do sistema.

Para a compreensão deste módulo é importante a consulta dos seguintes artefatos:

• Especificações
• Manuais do módulo

• Definição dos parâmetros corretamente conforme seção abaixo.
• Popular banco de dados com tabelas envolvidas.

1. Nas descrições das entidades a seguir, pode ser encontrada a lista de valores possíveis para alguns campos. Em alguns casos, esses valores não correspondem a uma referência para a chave ou campo de outra entidade. Mas normalmente, os valores listados são correspondentes à chave primária da tabela referenciada onde os valores estão efetivamente armazenados. Portanto, deve-se considerar o preenchimento dessas entidades como pré-requisito para o preenchimento do campo da entidade que está sendo descrita;
2. Algumas entidades podem possuir campos com o sufixo _ascii (ex. nome_ascii) que armazenam textos sem acentuação com o objetivo de melhorar o processo de busca da informação pelo sistema. Por exemplo, uma busca pelo campo nome da tabela protocolo.interessado, será feita sobre o campo nome_ascii pois é um campo indexado e permite uma localização mais precisa das informações;
3. Para facilitar o preenchimento dos campos com o sufixo _ascii, pode ser utilizada a função chamada sem_acento do esquema public, passando como parâmetro o valor do campo que se deseja criar o seu correspondente ASCII.
4. Com o objetivo de ampliar e facilitar entendimento, todas as tabelas e colunas do módulo de Protocolo foram documentadas, no banco, com o uso da cláusula SQL apropriada para comentários, COMMENT ON, que podem ser visualizados com o uso do programa pgAdmin III, conforme exemplo abaixo de comentários no PostgreSQL 8.3 .

(Figura 1)

Os parâmetros utilizados no módulo de protocolo estão definidos nas classes:

• br.ufrn.sipac.parametro.dominio.ParametrosGerais: parâmetros compartilhados por vários módulos do SIPAC.

(Quadro 1 - Parâmetros Gerais)

• br.ufrn.sipac.parametro.dominio.ParametrosProtocolo: parâmetros específicos do módulo de protocolo.

(Quadro 1 - Parâmetros Protocolo )

A tabela abaixo descreve os perfis envolvidos no módulo de patrimônio.

(Quadro 2)

Este tópico descreve os procedimentos para ETL, no nosso caso Carga do Banco de Dados do módulo de protocolo, citaremos as principais entidades envolvidas, seus pré-requisitos, dependências, os relacionamentos e dicionário de dados; serão descritos no decorrer deste tópico através de Diagramas Modelo Relacional, além dos atributos destas entidades. Tomamos por SGBDR base, onde serão importados os dados, o PostgreSQL versão 8.3.

As entidades envolvidas nesta parte do módulo de protocolo são usadas nos vários módulos existentes no SIPAC. É a base para todo o módulo, a figura 2 mostra o modelo relacional completo do módulo do protocolo. A figura a seguir exibe o Modelo Relacional do módulo de protocolo.

(Figura 2)

Contudo a maioria das entidades mostradas acima é alimentada via sistema, no ciclo de vida normal do SIPAC. O relacionamento entre as principais entidades utilizadas no módulo são: Modelo Relacional Cadastro de Processos, Juntada, Movimentação de Processo e Entidades Auxiliares.

(Figura 3)

A entidade protocolo.processo armazena os dados de um processo, apesar de essa tabela não ser necessário ser dado carga, no entanto sendo a principal entidade do módulo do protocolo, se faz necessário identificá-la de forma mais completa. A entidade processo faz relacionamento com as outras em 1 x N, entre esses relacionamentos podemos indicar os seguintes:

• id_usuario: referencia o usuário de cadastro do processo, em comum.usuario;
• id_tipo_processo: referencia o tipo de processo do processo cadastrado, em protocolo.tipoprocesso;
• id_unidade_origem: referencia a unidade de origem (criação) do processo, em comum.unidade;
• id_procurador: referencia o procurador de justiça associado ao processo ;
• id_movimento_atual: referencia a última movimentação do processo, em protocolo.movimento;
• id_natureza_processo: referencia as naturezas do processo, onde as naturezas possíveis estão em protocolo.natureza_processo;
• id_juntada_atual: referencia a juntada atual do processo, em protocolo.juntada;
• id_classificacao_conarq: referencia o assunto da classificação CONARQ do processo, em protocolo.classificacao_conarq;
• id_orgao_externo_origem: referencia o órgão externo de origem do processo, em protocolo.orgao_externo_processo;
• id_registro_entrada_autuacao: referencia o usuário que fez a autuação do processo interno, em comum.registro_entrada.

A referência ao procurador de justiça associado ao processo não é mais utilizado pelo sistema, e é mantido por questão de compatibilidade.

(Tabela 1)

A figura e seguir apresenta um exemplo de preenchimento desta entidade.

(Figura 4)

Para que a entidade protocolo.processo conforme exemplo citada na figura 3, seja populada, é necessário que todas as entidades referenciadas estejam corretamente populadas. Segue abaixo a descrição das entidades que precisam ser populadas anteriormente.

A entidade comum.unidade armazena todas unidades ligadas a instituição. Apesar de ela não pertencer ao módulo do protocolo, devido a sua importância estamos identificando esta entidade no documento. A entidade unidade possui um relacionamento 1 x N entre ela mesma, especificando quem é sua unidade responsável, formando assim uma hierarquia entre unidades. A Tabela 2 apresenta o dicionário de dados da entidade.

(Tabela 2)

Para que a entidade comum.unidade seja preenchida é recomendável o preenchimento prévio destas entidades.

• Entidade comum.ambiente_org_unidade
• Entidade comum.area_atuacao_unidade
• Entidade comum.classificacao_unidade
• Entidade comum.nivel_organizacional
• Entidade compras.sequencia_modalidade_compras
• Entidade comum.usuario
• Entidade comum.municipio

A entidade protocolo.tipoprocesso armazena os tipos de processos existentes no âmbito da UFRN. A Figura 5 abaixo apresenta o modelo relacional da tabela protocolo.tipoprocesso.

(Figura 5)

Não possui.

A entidade protocolo.classificação conarq é a forma utilizada para a classificação de documentos. O Código de classificação do CONARQ utilizado em grande parte das instituições é estruturado de forma que agrupe os documentos por assunto em classes que utilizem o modelo de código de classificação decimal. Esse sistema é constituído por dez classes que abrange o intervalo entre 000 e 900. As classes 000 e 900 são destinadas à atividade meio, as atividades administrativas comuns aos órgãos públicos; e as demais, 100 a 800, correspondem à atividade fim, que deverão ser elaboradas pelos respectivos órgãos. Elas são divididas em subclasses que se subdividem até os subgrupos que refletem a subordinação hierárquica dos assuntos tratados. O quadro abaixo mostra o dicionário de dados desta entidade.

(Tabela 3)

Para que a entidade protocolo.classificacao_conarq seja preenchida é recomendável o preenchimento prévio da entidade protocolo.destino_final_processo.

A carga da entidade é opcional, é pode ser realizada via sistema.

As entidades:

• protocolo.status_processo
• protocolo.natureza_processo
• protocolo.destino_final_processo
• protocolo.tipodocumento

Compõem as entidades de tipos, isto é, auxiliares, conforme figura 3, não existem relacionamentos obrigatórios, mas é recomendável que sejam previamente preenchidas, segue exemplos destas entidades conforme figuras 6, 8, 9. Segue abaixo também os comandos de insert em SQL.

(Tabela 4)

(Figura 6)

(Tabela 5)

(Figura 7)

(Tabela 6)

(Figura 8)

== inserts de carga na base de dados para entidade protocolo.tipodocumento == (Tabela 7)

(Tabela 7)

(Figura 9)

Não existem.

As entidades envolvidas dizem respeito, a juntada de processos; que nesse caso, é a junção entre dois processos, onde essa junção pode ocorrer de forma temporária (apensação) ou definitiva (anexação); são ilustradas através dos Diagramas de Modelo Relacional conforme figura 10; faz necessário o preenchimento prévio da entidade protocolo.processo, e seus pré-requisitos.

(Figura 10)

Responsável pelo registro de juntada entre processos, independente do seu tipo de juntada. Segue abaixo o dicionário de dados para a entidade protocolo.juntada .

(Tabela 8)

Para que a entidade protocolo.juntada seja preenchida é recomendável o preenchimento prévio das seguintes entidades:

• protocolo.destino_final_processo.
• protocolo.despacho
• protocolo.registro_entrada
• protocolo.processo

As entidades envolvidas dizem respeito à movimentação de um processo entre as unidades de instituição. Essas movimentações equivalem as de recebimento de um processo em uma unidade, mesmo não tendo recebido fisicamente, e a movimentação de envio de um processo a outra unidade da instituição. Essa operação faz necessário o preenchimento prévio da entidade comum.unidade e protocolo.processo, que se refere o processo que vai ser movimentado entre as unidades.

(Figura 11)

A entidade protocolo.movimento armazena as movimentações de processo para recebimentos e envio, segue abaixo o dicionário de dados da entidade.

(Tabela 9)

(Figura 12)

Não existem, entretanto recomenda-se o povoamento prévio das entidades auxiliares designadas no tópico 4.1.5 entidades auxiliares e tipos.

A entidade protocolo.mudanca_processo registra as mudança significativas ocorridas em um processo. As mudanças registradas na entidade são: registro de diligências; encerramento de diligências, alterar o encaminhamento (alterar a unidade de destino do movimento) de processo; arquivamento de processo; atualização de processo e devolução de processo. A entidade possui um relacionamento obrigatório N x 1 com a entidade protocolo.processo. E possui também um re

(Figura 13)

• Entidade comum.usuario
• Entidade protocolo.status_processo
• Entidade protocolo.processo

A movimentação de documentos segue como sendo um modelo relacional semelhante a funcionalidade de movimentação de processos citada anteriormente. As entidades envolvidas dizem respeito, a movimentação de documentos. Um Diagrama Modelo Relacional é apresentado conforme figura 14.

(Figura 14)

A entidade protocolo.documento representa um documento de protocolo. Esta entidade armazena todas as informações de um documento, esse documento pode ser um suporte de material, estudos, provas, pesquisas, atas, certificados, contratos, ofícios e portarias são exemplos de documentos manipulados na instituição. Segue abaixo o dicionário de dados da entidade.

(Tabela 10)

A entidades que necessitam de um preenchimento prévio para a criação da entidade protocolo.documento são:

• protocolo.tipodocumento
• comum.unidade
• comum.usuario

Para o caso de instituições que se utilizam da Classificação de Documentos Conarq, deverá também ter preenchido a entidade protocolo.classificacao_conarq. Caso se utilize da classificação já existente no sistema de protocolo, então deverá ter a tabela protocolo.tipoprocesso.

Um documento de protocolo pode tramitar por diversas unidades da instituição. Esta tramitação é realizada fisicamente e também via sistema, para fins de histórico. Essa entidade representa uma movimentação de um documento de protocolo e armazena informações sobre o caminho que o documento percorreu, com unidade, servidor que enviou e o que recebeu, armazenando data e hora do trâmite. A entidade possui um relacionamento N x 1 entre a entidade protocolo.documento.

Entidade protocolo.documento; (Entidade que armazena o documento a ser tramitado)