Liquidação de Despesas - Negócio

A Liquidação de Despesas consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito (Art. 63, conforme Lei 4.320). Na liquidação da despesa é verificado se o contrato ou a entrega dos bens adquiridos foi efetivamente cumprido pelo fornecedor. A liquidação compreende o 2º estágio de execução da despesa e é caracterizada pela entrega da obra, bens, materiais ou serviços, objeto do contrato com o fornecedor. Após a conclusão do serviço ou entrega dos bens, essa liquidação é realizada formalmente no SIAFI, através da NL. Essa verificação tem por fim apurar:

• a origem e o objeto do que se deve pagar;
• a importância exata a pagar e a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

Segundo a Lei 4.320, a liquidação da despesa deve ser operacionalizada da seguinte forma: O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação (Art. 62).

A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:

• o contrato, ajuste ou acordo respectivo;
• a nota de empenho e os comprovantes da entrega do material ou da prestação do serviço.

Este documento tem a finalidade de apresentar todo o fluxo de negociações, do processo de Liquidação de Despesa, desde a criação da Minuta de Licitação (antigo pré-empenho) até serem realizadas punições, penalidades ou o fornecedor ter cumprido o prazo com sucesso para com o contratrante, quanto a entrega do produto ou realização de um serviço.

• É iniciado um processo licitatório para escolha do fornecedor;

• É gerado a Minuta de Licitação pelo Setor de Compras da UFRN;

• Após a geração da minuta de licitação (antigo pré­-empenho) de um dado processo de compra, eles são encaminhados ao DCF;

• No DCF são gerados empenhos referentes as Minutas de Licitação que são enviados ao DMP. Um processo de Compras deve ter no mínimo um pré­-empenho para cada fornecedor ganhador da licitação por unidade orçamentária. No máximo, pode­-se ter dois pré­-empenhos por fornecedor para cada unidade orçamentária, um referente ao processo de licitação original e o outro referente a um possível processo carona;

• Quando os empenhos chegam ao DMP, eles são encaminhados aos seus respectivos fornecedores. Cada fornecedor recebe o empenho em uma determinada data. Essa data deve ser lançada no sistema, em sua proposta;

• A partir da data lançada, começa a contagem em relação ao prazo de entrega dos itens licitados. Então, se inicia o acompanhamento da liquidação de compras;

• Em caso de o fornecedor entregue a mercadoria no prazo: A entrega das mercadorias é feita ao setor de Almoxarifado ou de Patrimônio. À medida que, as mercadorias são entregues por cada fornecedor, são lançados no sistema os itens entregues e o valor total referente a esses itens juntamente com o número da nota fiscal. Um fornecedor deve entregar a mercadoria dentro do prazo de entrega (definido no edital da licitação), que conta a partir do recebimento do empenho. Essa entrega pode ser parcial ou total e pode ter uma ou mais notas fiscais associadas. No momento que o fornecedor realiza a entrega de todos os seus itens dentro do prazo, ele apresenta um estado de regularizado;

• Em caso de não entrega da mercadoria no prazo pelo fornecedor, a partir da contagem do prazo: Os fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados (aplicar ao fornecedor a Notificação de Atraso) para que atendam a(s) nota(s) de empenho(s) pendente(s). Cada notificação é identificada por um número seguido do ano de emissão;

• A data de recebimento da notificação pelo fornecedor deve ser lançada no sistema para que seja feita a contagem do prazo de pronunciamento. Esse prazo é informado no momento do cadastramento da notificação;

• Se o fornecedor se pronunciar no prazo determinado, após a Notificação de Atraso, e cumpra com as suas obrigações, ele informa para a instituição contratante um novo prazo para entrega das mercadorias;

• O Novo prazo informado pelo fornecedor é contado a partir da data de pronunciamento. Se entregar nesse prazo, ele passa para o estado regular;

• Se o fornecedor descumprir com o prazo novamente, é gerada uma Notificação de Penalidade, comunicado mais serevo da instituição contratante para à entidade fornecedora do produto, informando que é a última notificação antes da multa/advertência. Neste caso, o fornecedor tem tempo para se estabelecer novamente e regularizar a sua situação. O fornecedor não cumprindo novamente o segundo prazo determinado, o mesmo recebe Advertência/Multa. A penalidade é definida através de medidas administrativas tomadas por autoridades superiores(Reitor ou Pró­-Reitor). Caso a penalidade seja multa, é gerado um relatório contendo o número da nota fiscal em atraso, o valor atrasado, a quantidade de dias em atraso, o percentual de multa de atraso (usado 0,33%) por dia, o total do percentual referente à quantidade de dias em atraso, e o valor total da multa. O máximo total do percentual de multa a ser aplicado deve ser de 20%. Caso a multa exceda esse percentual, ela deve ser mantida em 20%.
  • O cálculo do valor da multa obedece a regras específicas:
    • 0,33% sobre o valor do empenho, por dia de atraso;
    • Limite máximo de 20%;
    • O limite máximo passa a ser aplicado após 60 dias de atraso, pois 61 dias de atraso (sendo 0,33% ao dia) resulta em 20,13%;
    • Exemplo:
      • Um determinado fornecedor possui um empenho com 10 itens, onde cada um custa R$ 50,00.
      • O fornecedor deixou de entregar os itens faz 20 dias.
      • 20 (dias) * 0,33% = 6,6%
      • 10 (itens) * R$ 50,00 = R$ 500,00
      • Multa = 500,00 * 6,6% = R$ 33,00

• Os fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados para que atendam a(s) nota(s) de empenho(s) pendente(s). Cada notificação é identificada por um número seguido do ano de emissão. A data de recebimento da notificação pelo fornecedor deve ser lançada no sistema para que seja feita a contagem do prazo de pronunciamento. Esse prazo é informado no momento do cadastramento da notificação no sistema.

Além da advertência e multa, o fornecedor não pode ter o direito de participar de licitações púbilcas, fica suspenso por 5 anos, isto é, ele não pode fornecer para nenhuma instituição pública durante o prazo de 5 anos. Portanto, é gerado um registro no SICAF, que é lançado manualmente pelo o usuário.

Em situações extraordinárias, depois da geração de um empenho para um dado fornecedor, pode­-se ocorrer um cancelamento do contrato com o mesmo. Esse cancelamento pode ser parcial ou total e deve ser justificado.