Pagamento Online - Negócio

O módulo Pagamento Online reúne funcionalidades de outros módulos do SIPAC, que foram aprimoradas para que as interações entre instituição e fornecedor pudessem ser realizadas integralmente pelo sistema. Além dessas funcionalidades, outras foram criadas e incorporadas no pagamento online e nos módulos que possuem relacionamento com este.

A motivação para o aprimoramento e criação dessas funcionalidades surgiu a partir de uma demanda do FNDE (Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação), que possuía um cenário distinto de outras instituições devido às suas aquisições serem muito elevadas e com uma característica peculiar, que é o de distribuir em todo o território nacional. Esse cenário aduzia duas problemáticas: o cadastro das notas fiscais e a necessidade de tramitação do processo completo durante todas as fases do processo. As duas são facilmente percebidas quando se considera uma quantidade muito elevada de aquisição com entregas em endereços distintos. Um exemplo foi a aquisição de 600.000,00 tablets pelo FNDE que seriam distribuídos entre várias escolas de vários estados. Com isso, a quantidade de notas fiscais geradas, associadas com todos os documentos comprobatórios necessários torna a atividade de cadastro e conferência muito custosa e o processo com muitos papéis. Além disso, esse processo precisa tramitar entre várias áreas da instituição, gerando “carrinhos” de processos e dificultando a consulta das informações pelos atores envolvidos em cada etapa.

A partir dessas problemáticas a UFRN identificou funcionalidades que deveriam ser aprimoradas e/ou criadas com o objetivo de incluir o fornecedor no fluxo de pagamento através do cadastro das notas fiscais e documentos, permitir a validação dessas informações pelos gestores e a autorização do despacho de pagamento pelo sistema, agilizar a tramitação do processo pelo sistema, além de disponibilizar e integrar as funcionalidades necessárias para o pagamento com o SIAFI.

Como o módulo possui funcionalidade de outros módulos do SIPAC, os perfis envolvidos são aqueles dos módulos que possuem relacionamento com este.

Os perfis estão descritos na página que contém os manuais das funcionalidades do módulo.

O módulo de pagamento online necessita da implantação de outros módulos para que a realização do fluxo e o uso das funcionalidades sejam possíveis.

Os relacionamentos estão descritos também na página que contém os manuais das funcionalidades.

O fluxo do módulo pagamento online se inicia no momento do registro do contrato com o fornecedor. Nessa etapa o gestor do contrato, após a concretização da licitação, toma conhecimento dos fornecedores vencedores e registra o contrato de prestação de serviço ou entrega de materiais, para cada fornecedor, no SIPAC e insere os itens licitados para que eles sejam incluídos nas ordens de fornecimento. Para realizar essa etapa, o SIPAC disponibiliza as funcionalidades de registrar contrato e cadastrar item do contrato.

A ordem é encaminhada para o fornecedor, que recebe uma comunicação por email e a própria ordem através do portal do fornecedor. Realizada o serviço e/ou entrega de materiais, o fornecedor cadastra as notas fiscais, com todos os documentos necessário, através da funcionalidade “Meus contratos”, disponível no módulo portal do fornecedor. Essas notas são encaminhadas para o fiscal do contrato que realiza um processo de validação das informações inseridas e encaminha para o gestor do contrato para reavaliar e cadastrar o processo de pagamento. O fiscal e o gestor realizam essa validação através da funcionalidade “Documentos Pendentes de Validação pelo Fiscal/Gestor” e o gestor cadastra o processo de pagamento através da funcionalidade de mesmo nome, disponível na aba pagamento, do módulo pagamento online. Em cada uma dessas etapas, o fiscal e o gestor podem retornar as notas para ajustes. Toda a tramitação das notas fiscais e documentos são feitos baseados nos status das notas fiscais e ordens de fornecimento.

Cadastrado o processo de pagamento, o coordenador valida as informações inseridas e em seguida o processo vai para o ordenador de despesa autorizar o despacho de pagamento. Essas etapas são realizadas pelo SIPAC, através de funcionalidades disponíveis na aba pagamento, do módulo pagamento online. Após a autorização, o processo segue para o executor financeiro que cadastra os documentos hábeis com todas as informações necessárias (Documentos de origem, informações orçamentárias,Deduções, Encargos, etc.) no SIPAC. O SIPAC realiza a integração com o SIAFI e lança esses documentos no CPR. Após essa etapa, o executor financeiro acessa o SIAFI e no gerenciamento de compromissos, agenda o pagamento das ordens bancárias.

Em termos gerais esse é o fluxo previsto pelo módulo, podendo ser melhor visualizado na imagem abaixo:

Figura 1 - Fluxo de execução

Além do fluxo geral, o SIPAC também permite aos gestores o envio e recebimento do empenho através do sistema. Com isso, o acompanhamento dos envios, o controle sobre os fornecedores que estão em atraso no recebimento e as notificações do empenho são registradas via sistema, agilizando a comunicação entre instituição e fornecedor.

O fluxo incia-se quando o empenho é emitido no SIAFI em nome do fornecedor. Após esse registro, o departamento de contabilidade e finança envia o empenho assinado pelo ordenador para o setor que possui contato com o fornecedor (setor de compras, de contratos, etc). Esse setor digitaliza o documento e envia para o fornecedor pelo sistema, que o recebe através do portal do fornecedor, com a possibilidade de baixar o documento e/ou visualizar as informações do empenho pelo sistema.

O sistema realiza alguns controles, por exemplo, a contagem do prazo de recebimento a partir do envio, que no caso é de 48 horas. A partir desse tempo o fornecedor é identificado pelo fornecedor como em atraso e pode ser notificado pela instituição. O SIPAC auxilia todas essas estas descritas com funcionalidades para o envio de empenho, recebimento do empenho no portal do fornecedor, envio de notificação e recebimento da notificação pelo fornecedor.

Esse fluxo está relacionado ao fluxo de pagamento online, pois o envio do empenho precede a prestação de serviço.

No relacionamento entre instituição e fornecedor, a prestação de serviço e/ou fornecimento de material contrata dentro dos prazos determinados no contrato e registrados nas ordens de fornecimentos pode não ser cumprida. Para isso, a instituição possui medidas administrativas para resolver os conflitos existentes para não prejudicar a administração pública. Um desses instrumentos é a notificação dos fornecedores e as multas aplicadas.

No pagamento online, o SIPAC realiza o controle desse atraso através do prazo informado nas ordens de fornecimento, exibindo em forma de alerta visual os fornecedores que estão em atraso na entrega ou execução dos serviços. a partir desse atraso, o sistema permite que os gestores enviem notificações pra o fornecedor pelo sistema e auxilia também no cálculo de multas a serem aplicadas, considerando os itens das ordens de fornecimento que estão em atraso.