Os Órgãos Externos são instituições que representam uma fonte ou destino para as tramitação. Quando o sistema recebe dados de uma outra instituição ou fornecem dados a ela, aquela outra instituição é considerada órgão externo. Ao identificar uma instituição como órgão externo, estará afirmando, implicitamente, que esta instituição está fora dos limites do sistema.

Os processos protocolados na instituição possuem tramitação interna, ou seja, apenas dentro da instituição. Porém, existem situações em que os processos podem ser encaminhados para órgão externos, como por exemplo, Ministério da Educação, Ministério do Planejamento, entre outros. Caso também observado para documentos de oficio cadastrados pela instituição. Essas tramitações externas são realizadas por unidades internas que apresentam a permissão de tramitação externa.

Esse caso de uso tem como finalidade inserir unidades internas entre aquelas com permissão de tramitação externa. Nesse caso de uso também podemos inativar ou reativar a permissão de uma unidade interna já inserida.

Este caso de uso é utilizado por usuários administradores de protocolos do Departamento de Administração de Pessoal (DAP) e do Gabinete do Reitor.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Protocolo → Administração → Cadastro → Unidades para Tramitação Externa

O caso de uso começa com o usuário acessando o sistema e informando a unidade interna que deseja dar a permissão de tramitação externa:

• Unidade: Formato: NOME DA UNIDADE | CÓDIGO DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE.

Abaixo são listadas as unidade já inseridas, mostrando os seguintes dados:

• Unidade: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
• Data de Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Situação Formato - ATIVO | INATIVO, Tipo - TEXTO.

E as possíveis opções:

• Ativar Unidade: Ativa a permissão da unidade inserida para tramitação externa.
• Inativar Unidade: Desativa a permissão da unidade inserida para tramitação externa.

Não se aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: Protocolo

Link(s): Administração → Cadastro → Unidades para Tramitação Externa

Usuário: elizabete

Papel que usuário deve ter: ProtocoloPapeis.ADMINISTRADOR_PROTOCOLO

Inserir unidades internas entre as unidades de tramitação externa e após verificar os casos abaixo para estas unidades e unidades não inseridas.

Para os usuários das unidades de tramitação externa é mostrada a opção de tramitação externa nos seguintes casos:

• Registro de saída de processos:
  • Módulos → Protocolos → Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída)
• Alteração de encaminhamento de processos:
  • Módulos → Protocolos → Processos → Movimentação → Alterar Encaminhamento
• Registro de saída de documentos:
  • Módulos → Protocolos → Documentos → Movimentação → Registrar Envio (Saída)
• Alteração de encaminhamento de documentos:
  • Módulos → Protocolos → Documentos → Movimentação → Alterar Encaminhamento

Também será possível o cadastro de órgãos externos pelo caminho:

• Módulos → Protocolos → Processos → Cadastro → Cadastrar Órgão Externo

Nas opções de cadastro de documentos será mostrada a opção de cadastro de documentos que representam ofícios:

• Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar

E na consulta de documentos, caso a unidade não seja uma unidade de tramitação externas, são omitidos os documentos de ofício que foram gerados por unidade de tramitação externa.

• Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Documentos

Não se aplica.