Quando um documento está em vigência e é consultado freqüentemente pela administração, ele se encontra no Arquivo Corrente. Após, com uso pouco freqüente, ele é armazenado temporariamente em depósitos, estando agora no Arquivo Intermediário, aguardando sua Destinação Final. A Destinação Final será o destino, decidido a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos processo e documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

O prazo de guarda corresponde ao período em que o documento deve ser mantido nos Arquivo Corrente e Intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento.

Assim, após o prazo guarda corrente e prazo guarda intermediário um documento fica disponível para sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Esse relatório irá listar os processos disponíveis para sua destinação final, ou seja, cujo os prazos de guarda corrente e intermediários já tenhas sido cumpridos em seus respectivos arquivos, a partir da sua data de autuação, estando pronto para a eliminação ou guarda permanente de acordo com o seu conteúdo.

Para isso serão consultados os processos que apresentam uma classificação Conarq e cujos prazos de guarda foram ultrapassados a data atual a partir da data de autuação do processo.

Este caso de uso pode ser utilizado por todos os usuários do sistema mas com mais frenquência pelo setor de gestão de documentos.

Esse caso de uso se inicia quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Módulos → Protocolo → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Disponíveis para Destinação Final.

O caso de uso começa com o usuário informando o período de destinação final, o qual ele deseja gerar o relatório, podendo também ser informados filtros adicionais:

• Período para Destinação Final*: Formato - DD/MM/AAAA a DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Filtros Adicionais:
  • Classificação Conarq: Formato - CÓDIGO - NOME COMPLETO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO (UF - ESFERA ADMINISTRATIVA), Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Unidade da Destino Atual: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - AUTOCOMPLETE.

Após é gerado o relatório exibindo as seguintes informações como modelo:

Fim do caso do uso.

1. RN01 - Este caso de uso só poderá ser acessado caso a Classificação Cornaq esteja sendo usada pela instituição, essa condição é imposta pelo parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ;
2. RN02 - Apenas serão mostrados os processos cuja data de destinação final já tenha sido alcançada, ou seja, que tenha chegado ou seja anterior a data atual;
3. RN03 - A data de destinação final corresponde a data de autuação dos processos somados com os prazos de guarda, corrente e intermediário, os quais representam o tempo, em anos, cujos processos devem permanecer no arquivo corrente e intermediário respectivamente.

Não se Aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: Protocolo

Link(s): Módulos → Protocolo → Consultas/Relatórios → Relatórios → Processos Disponíveis para Destinação Final

Usuário: marcilia, bruma

Papel que usuário deve ter: NENHUM

1. Cadastrar uma Classificação Conarq e informar os prazos de guarda.
2. Cadastrar um processo externo, o qual podemos informar a data de autuação, informando a Classificação Conarq cadastrada e a data de autuação sendo anterior ou igual a data de cadastro do processo somada com os anos dos prazos de guarda informados no passo anterior.
3. No relatório informar um período de destinação final que compreenda a data de autuação do processo cadatrado somada com os anos dos prazos de guarda informados no primeiro passo.
   1. Usar também os filtros adicionais, como a Classificação Conarq e o Órgão de Origem informados no cadastro do processo.

Para alterar o parâmetro da RN01, podemos usar:

UPDATE comum.parametro SET valor = 'true' WHERE nome = 'UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ'

• Para cadastrar um classificação Conarq, o usuário deve apresentar o papel de ProtocoloPapeis.ADMINISTRADOR_PROTOCOLO e acessar o caminho:
  • SIPAC → Módulos → Protocolo → Administração → Cadastro → Classificação Cornaq → Cadastrar

• A data de autuação é atribuída ao processo no seu cadastro:
  • Caso o processo seja interno, a data de autuação será a data de cadastro;
  • Caso seja externo, poderemos informar a data de autuação durante o cadastro.

• Para cadastrar um processo, o usuário deve apresentar o papel de ProtocoloPapeis.CADASTRAR_PROTOCOLO e acessar o caminho:
  • SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo