Um documento reúne informações que podem tramitar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento.

Esse caso de uso tem a finalidade de realizar a alteração de um documento. Para alterar um documento esse deve ter sido cadastrado.

É utilizado pelos gestores de documentos nas unidades ou por servidores de unidades protocolizadoras.

Esse caso de uso se inicia quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Protocolo → Documentos → Cadastro → Alterar Documento.

O caso de uso começa com o usuário acessando o sistema e listando os documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para a alteração. Estes documentos podem ser buscados utilizando os seguintes filtros:

• Protocolo: Formato - 99999.999999/AAAA-99 [RADICAL.NÚMERO-ANO/DÍGITO VERIFICADOR], Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Formato - INTERNA | EXTERNA, Tipo - TEXTO.
• Identificador: Tipo - TEXTO.
• Número: Tipo - NUMÉRICO.
• Ano do Documento: Formato - AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
• Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO | DENOMINAÇÃO , Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Unidade de Origem: Formato - CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Órgão Externo de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Período do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Período do Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Todos os Documentos: Tipo - LÓGICO
• Dados da Última Movimentação:
  • Unidade de Origem: Formato - CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Órgão Externo de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Período do Envio: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Período do Recebimento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.

Os documentos são listados exibindo os seguintes dados:

• Protocolo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.

• Identificador: Formato - IDENTIFICADOR DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Número: Formato - NÚMERO DO DOCUMENTO, Tipo - NUMÉRICO.
• Ano: Formato - AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO DOCUMETO, Tipo - TEXTO.
• Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO
• Assunto do Documento(RN05): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
• Observação: Tipo - TEXTO .
• Para cada documento existem as opções:
• Exibir Detalhes, onde são exibidos os dados detalhados do documento:
  • Protocolo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
  • Protocolo Original do Documento: Formato - XXXXXXXX , Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
  • Assunto do Documento(RN05): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
  • Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO DOCUMETO, Tipo - TEXTO.
  • Documento: Formato - IDENTIFICADOR DO DOCUMENTO/AAAA, Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Data do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO. Exibido caso seja um documento de origem interna.
  • Órgão Externo de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - TEXTO. Exibido caso seja um documento de origem externa.
  • Data de Autuação Original: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Exibido caso seja um documento externo.
  • Data de Autuação: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Exibido caso seja um documento interno.
  • Usuário de Autuação: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO. Exibido caso seja um documento interno.
  • Data de Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Observação: Tipo - TEXTO .
  • Processo Associado: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO. Exibido caso o documento seja uma peça de um processo.
  • Memorando respondido:
    • Tipo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO, Tipo - TEXTO.
      • Visualizar Memorando
    • Data: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
    • Documento: Formato - IDENTIFICADOR DO DOCUMENTO/AAAA, Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
    • Identificador: Formato - CÓDIGO DO MEMORANDO, Tipo - NUMÉRICO.
    • Origem: Formato - CÓDIGO UNIDADE - NOME DA UNIDADE, Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
    • Observação: Tipo - TEXTO.
  • Movimentações do Documento:
    • Data Origem: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
    • Destino: Formato - SIGLA DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
    • Enviado Por: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
    • Recebido Em: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
    • Recebido Por: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
    • Obs.:: Tipo - TEXTO.
      • Despacho: Formato - DD/MM/AAAA - NOME DA UNIDADE (CODIGO DA UNIDADE) , Tipo - DATA, TEXTO e NUMÉRICO.
  • Ocorrências deste documento:
    • Ocorrência: Tipo - TEXTO.
    • Data do Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
    • Data Ocorrência: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
    • Usuário: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
  • Arquivos anexados ao Documento:
    • Nome: Formato - NOME DO ANEXO, Tipo - TEXTO.
    • Descrição: Formato - DESCRIÇÃO DO ARQUIVO ANEXADO, Tipo - TEXTO.
    • Para cada arquivo temos a opção:
      • Baixar Arquivo: Usado queria fazer o download do anexo.
• Selecionar Documento, onde segue para o fluxo de Cadastrar Documento.

O caso de uso é finalizado (RN08).

As mesmas RNs do caso de uso de Cadastrar Documento e as seguintes:

• RN01 - Só é possível alterar documentos ativos que estejam na unidade do usuário e que tenham sido recebidos por ela.
• RN02 - Apenas os usuários de unidades protocolizadoras ou que apresentam a permissão de gestor de documentos na unidade na qual está logado no sistema podem acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de gestor de documentos, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
• RN03 - Na alteração de documento externos poderão ser alterados o número de protocolo original. Apenas no caso de alterar do número de protocolo original fora do padrão 9999.9999/9999-99, não haverá, no final, mudança do número do protocolo do documento.
• RN04 - No final, as alterações devem ser registradas em uma ocorrência, apenas para fins de informação. Essa ocorrências podem ser visualizados no documento detalhado.
• RN05 - Caso seja um memorando, ao invés do Assunto do Documento será exibido o Assunto do Memorando. Caso ambos não existam o assunto fica como NÃO DEFINIDO.
• RN06 - Na confirmação da alteração do documentos será verificado a duplicidade do mesmo seguindo os critérios do tipo, ano, origem, destino e interessado(s). Caso seja constato documentos com a mesma características será alertado ao usuário com a opção de cancelar a operação ou cadastrá-lo mesmo assim.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

Sistema: SIPAC

Módulo: Protocolo

Link(s): Documentos → Cadastro → Alterar Documento

Usuário: jbb (Gestor Documentos), anamaria (Unidade Protocolizadora)

Papel que usuário deve ter: SipacPapeis.CADASTRAR_PROTOCOLO

• Verificar se é informado o radical do documento pelo sistema corretamente no cadastro. (Ver 2º item abaixo).
• Pode-se verificar se o documento foi alterado corretamente através do caso de uso SIPAC → Protocolo → Consultas/Relatórios → Consultas → Documentos

Para a RN02, podemos usar:

• Para encontrar usuários com a permissão de alterar documento e que apresentam mais de uma unidade, usamos :

SELECT pa.nome, u.login
FROM comum.usuario_unidade uu
     JOIN comum.usuario u ON u.id_usuario = uu.id_usuario
     JOIN comum.pessoa p ON p.id_pessoa = u.id_pessoa
     JOIN comum.unidade un ON un.id_unidade = uu.id_unidade
     JOIN comum.permissao pe ON pe.id_usuario = u.id_usuario
     JOIN comum.papel pa ON pa.id = pe.id_papel
WHERE pe.id_papel = 15
GROUP BY pe.id_unidade_papel, pa.nome, u.login, uu.id_usuario
ORDER BY u.login

• Para saber quais das unidades o usuário tem permissão de alteração de documentos, usamos:

SELECT pa.nome, u.login, un.codigo_unidade, un.nome
FROM comum.usuario u
     JOIN comum.permissao pe ON pe.id_usuario = u.id_usuario
     JOIN comum.papel pa ON pa.id = pe.id_papel
     JOIN comum.unidade un ON un.id_unidade = pe.id_unidade_papel
WHERE u.login LIKE '<LOGIN DO USUÁRIO>'
AND pe.id_papel = 15

Caso nenhuma unidade seja mostrada, significa que não tem restrição de unidade.

Para sabermos os usuários das unidades protocolizadoras usamos:

SELECT u.login, un.nome
FROM comum.usuario u
JOIN comum.unidade un ON un.id_unidade = u.id_unidade
WHERE un.protocolizadora = TRUE

Para a RN03, podemos saber se um documento é externo verificando seu atributo:

SELECT d.*
FROM protocolo.documento d
WHERE d.documento_externo = TRUE;