Este caso de uso possibilita o encaminhamento de Memorandos Eletrônicos. Ao receber um Memorando Eletrônico o usuário poderá encaminhá-lo para outra unidade ou servidor. Veja também a especificação: Cadastrar Memorando.

O encaminhamento gera uma movimentação pode ser interna ou para outra unidade.

Todos os servidores ativos da instituição, seguindo a RN03, possuem acesso a esta funcionalidade através da seleção da opção Encaminhar Memorando existente na especificação: Listar Memorandos a Receber.

Este caso de uso pode ser iniciado através do link:

• SIPAC → Protocolo → Processo → Memorandos → Consultas → A Receber → Encaminhar Memorando
  
• SIPAC → Protocolo → Processo → Memorandos → Consultas → Listar Recebidos → Encaminhar Memorando.
• SIPAC → Protocolo → Processo → Memorandos → Movimentação → Encaminhar Memorando

O sistema inicia exibindo os seguintes Dados do Memorando:

• Documento: Formato 99/AAAA. Tipo NUMÉRICO.
• Assunto: Tipo TEXTO.
• Tipo: Tipo TEXTO. São exibidas as opções de: MEMORANDO ELETRÔNICO ou MEMORANDO CIRCULAR.
• Data do Documento: Formato DD/MM/AAAA. Tipo DATA.
• Observação: Tipo: TEXTO.

Abaixo serão solicitados os dados da movimentação. O usuário pode encaminhar o memorando Para uma unidade, Para unidades subordinadas ou Para funcionários da sua unidade (internamente). Em ambos são mostrados a unidade de origem como sendo a unidade do usuário.

• Tipo de Encaminhamento*: Formato: PARA UMA UNIDADE ou PARA UNIDADES SUBORDINADAS ou PARA FUNCIONÁRIOS DA SUA UNIDADE, Tipo - TEXTO.

Para movimentações para uma unidade são solicitados:

• Unidade de Destino*: Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE . Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
• Servidor responsável pela unidade selecionada: Formato - NOME DA SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE), Tipo - TEXTO.
  • Atividade: Formato - NOME DA ATIVIDADE OU CARGO, Tipo - TEXTO.
• Selecione o nível de acesso ao memorando na unidade: Tipo - TEXTO. Formato: RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE, RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE,TODOS SERVIDORES DA UNIDADE ou TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE.

Para movimentações para unidades filhas da unidade do usuário:

• Unidades Subordinadas:
  • Código: TIPO - NUMÉRICO, Formato - 99.99.99.
  • Nome: Tipo - TEXTO.
• Selecione o nível de acesso ao memorando na(s) unidade(s): Tipo - TEXTO. Formato: RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE, RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE,TODOS SERVIDORES DA UNIDADE ou TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE.

Para movimentações internas para funcionários da unidade do usuário é solicitado:

• Destinatário*:
  • Todos Funcionários da Unidade: Tipo - NUMÉRICO.
  • Funcionário da Unidade*: Tipo - AUTOCOMPLETE, Formato - NOME DO USUÁRIO (LOGIN).
    • Destinatários Selecionados: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO USUÁRIO (LOGIN).
    • Para cada destinatário selecionado temos a opção Remover Destinatário.

Existe a opção de receber uma confirmação da leitura do Memorando que está sendo cadastrado, quando este for enviado.

• Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando: Tipo - LÓGICO. Habilita a opção de receber uma confirmação, por e-mail, da leitura do Memorando pelo usuário destinatário.

No passo seguinte serão mostrados os dados do encaminhamento para a verificação e confirmação. Neste passo também é possível a adição de despachos ao memorando.

As seguintes informações são mostradas:

• Dados do Memorando:
• Documento: Formato 99/AAAA. Tipo NUMÉRICO.
• Assunto: Tipo TEXTO.
• Tipo: Tipo TEXTO. São exibidas as opções de: MEMORANDO ELETRÔNICO ou MEMORANDO CIRCULAR.
• Origem: Formato UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Tipo TEXTO. Referente a unidade de origem do documento.
• Data do Documento: Formato DD/MM/AAAA. Tipo DATA.
• Servidor(es) de assinatura: Tipo TEXTO. Servidor(es) responsável(is) pela assinatura do documento.
• Observações: Tipo: TEXTO.

• Dados do Encaminhamento:
  • Para movimentações para uma unidade, são mostrados:
    • Tipo de Encaminhamento: Tipo - TEXTO, Formato - Para uma unidade
    • Unidade de Origem: Tipo - TEXTO, Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
    • Unidade de Destino: Tipo - TEXTO, Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
    • Nível de Acesso: Tipo - TEXTO, Formato - RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE, RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE,TODOS SERVIDORES DA UNIDADE ou TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE.
    • Observação: Tipo - TEXTO.
  • Para movimentações para unidades subordinadas, temos:
    • Tipo de Encaminhamento: Tipo - TEXTO, Formato - Para unidades subordinadas
    • Unidade de Origem: Tipo - TEXTO, Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
    • Unidades de Destino:
      • Código: TIPO - NUMÉRICO, Formato - 99.99.99.
      • Nome: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE.
    • Nível de Acesso: Tipo - TEXTO, Formato - RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE, RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE,TODOS SERVIDORES DA UNIDADE ou TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE.
    • Observação: Tipo - TEXTO.
  • Para movimentações internas para funcionários, são mostrados:
    • * Tipo de Encaminhamento: Tipo - TEXTO, Formato - Para funcionários da sua unidade
    • Unidade: Tipo - TEXTO, Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
    • Destinatário: Tipo - TEXTO, Formato - Todos funcionários da unidade. Caso escolha a opção Todos Funcionários da Unidade do passo anterior
    • Destinatários Selecionados: Caso escolha a opção Funcionário da Unidade do passo anterior
      • Funcionário: TIPO - TEXTO, Formato - NOME DO FUNCIONÁRIO(LOGIN).
      • Ramal: Tipo - NUMÉRICO, Formato - 9999.
    • Observação: Tipo - TEXTO.
• Informar Despacho: Tipo - LÓGICO.
  • Tipo do Despacho:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'Decisório', 'Ordinatório', 'Interlocutório' ou 'Saneador'.
  • Parecer:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'FAVORÁVEL' ou 'DESFAVORÁVEL'. Apenas quando o tipo do despacho for Decisório.
  • Servidor Responsável pelo Despacho:* Tipo TEXTO, formato: NOME SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE).
  • Público:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções: 'SIM' ou 'NÃO'.
  • Forma do Despacho:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções de: 'Informar Despacho' ou 'Anexar Arquivo'.
    • Caso selecione a opção Informar Despacho, será exibido um campo denominado Despacho*, para se inserir o texto do protocolo.
    • Caso selecione a outra opção, será exibido um campo denominado Arquivo*, para realizar o upload do arquivo do despacho.

Ao confirmar são mostrado as informações do encaminhamento cadastrado com os dados do passo anterior.

O Memorando encaminhado já foi autenticado anteriormente e já estará visível para o(s) destinatário(s). (RN01)

• RN01 - O conteúdo do Memorando Eletrônico é enviado por e-mail para os destinatários do encaminhamento.
• RN02 - Ao encaminhar um memorando, o mesmo será marcado como lido pelo usuário que lhe encaminhou.
• RN03 - O usuário só poderá encaminhar memorandos caso ele seja um servidor responsável da unidade ou tenha permissão, não expirada, de acesso a memorandos eletrônicos nela.
• RN04 - Para encaminhamentos a um unidade, a unidade de destino selecionada deve ser diferente da unidade do usuário.
• RN05 - Ao encaminhar um memorando é criado um novo documento de memorando referenciando o original aos destinatários, com o movimento de encaminhamento como sendo a movimentação inicial, evitando, assim, que futuras alterações feitas pelos destinatários do encaminhamento no memorando não sejam repassadas aos memorandos originais.
• RN06 - Os níveis de acesso TODOS SERVIDORES DA UNIDADE e TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE só aparecem para os usuários responsáveis pelo unidade.
• RN07 - Para um memorando encaminhado a um usuário ou, caso não seja especificado o usuário, a uma unidade (considerando nível de responsabilidade), este ficará visível, como pendente de leitura, na caixa de entrada do usuário quando:
  1. É destinado ao usuário
  2. Ou o memorando não foi destinado a um usuário, ou seja, a uma unidade, onde:
     1. O servidor tenha uma responsabilidade na unidade de destino de memorando (No movimento atual), responsabilidade, essa, ativa, tendo o nível de responsabilidade dentre os níveis de acesso do memorando
     2. Ou o usuário tenha permissão de leitura ativada na unidade de destino de memorando (No movimento atual), mesmo não sendo responsável dela, no período do encaminhamento (envio) do memorando
     3. Ou o memorando seja acessível para todos os servidores da unidade
        1. E a unidade de destino do memorando (No movimento atual) seja:
           1. Ou a unidade de exercício do servidor
           2. Ou a unidade onde o servidor está localizado
           3. Ou uma das unidades dentre as quais o servidor é responsável vigente
     4. Ou o memorando seja acessível para todos os funcionários da unidade
        1. 3.2.4.1. E a unidade de destino do memorando (No movimento atual) seja:
           1. 3.2.4.2.1. A unidade do usuário
           2. 3.2.4.2.2. Ou uma unidade extra do usuário
  3. Ainda não lido pelo usuário (leitura ativa)
  4. Ou lido pelo usuário (leitura ativa) mas marcado para acompanhamento

Não se Aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: Portal Administrativo

Link(s):

1. Módulos → Protocolo → Processo → Memorandos → Consultas → A Receber → Encaminhar Memorando
2. Módulos → Protocolo → Processo → Memorandos → Consultas → Listar Recebidos → Encaminhar Memorando.

Usuário: marcilia, jbb, paulinho.

Papel que usuário deve ter: Sem checagem de papéis.

Ao encaminhar um memorando para as quatro situações:

1. Uma outra unidade
   1. Para os quatro níveis de acesso:
      1. RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE
      2. RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE
      3. TODOS SERVIDORES DA UNIDADE
      4. TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE
2. Para unidade subordinadas
   1. Para os quatro níveis de acesso:
      1. RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE
      2. RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE
      3. TODOS SERVIDORES DA UNIDADE
      4. TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE
3. Para todos os funcionários da unidade
4. Para certos funcionários da unidade

Ao encaminhar um memorando ainda não lido, deve-se marcá-lo já como lido, após a confirmação de encaminhamento, pelo usuário que realizou o encaminhamento.

Para saber se um memorando aparecerá na listagem de memorandos recebidos, temos:

1. O memorando não esteja cancelado
2. E não apresente autenticações pendentes
3. E tenha sido lido pelo usuário, e esta leitura esteja ativa
4. E o memorando não tenha sindo cadastrado pelo usuário
5. E o memorando não tenha sindo autenticado pelo usuário

Para saber se um memorando aparecerá na listagem de memorandos a receber, temos:

1. O memorando não apresente autenticações pendentes
2. E seja um memorando enviado (ou seja, não encaminhado) ao servidor ou a sua unidade (considerando nível de responsabilidade), onde:
2.1. Seja destinado ao servidor
2.2. Ou o memorando não foi destinado a um servidor, ou seja, a uma unidade
2.2.1. E o servidor tenha uma responsabilidade na unidade de destino de memorando (No documento), responsabilidade, essa, ativa, tendo o nível de responsabilidade dentre os níveis de acesso do memorando
2.2.2. Ou o usuário tenha permissão de leitura na unidade de destino de memorando (No documento) ativada, mesmo não sendo responsável dela, no período do cadastro do memorando
2.3. E não possua leitura ativa 
2.4. Ou está marcado para acompanhamento.
3. Ou seja um memorando encaminhado ao usuário ou, caso não seja especificado o usuário, a sua unidade (considerando nível de responsabilidade), onde:
3.1. Seja destinado ao usuário
3.2. Ou o memorando não foi destinado a um usuário, ou seja, a uma unidade, onde:
3.2.1. O servidor tenha uma responsabilidade na unidade de destino de memorando (No movimento atual), responsabilidade, essa, ativa, tendo o nível de responsabilidade dentre os níveis de acesso do memorando
3.2.2. Ou o usuário tenha permissão de leitura ativada na unidade de destino de memorando (No movimento atual), mesmo não sendo responsável dela, no período do encaminhamento (envio) do memorando
3.2.3. Ou o memorando seja acessível para todos os servidores da unidade
3.2.3.1. E a unidade de destino do memorando (No movimento atual) seja: 
3.2.3.1.1. Ou a unidade de exercício do servidor
3.2.3.1.2. Ou a unidade onde o servidor está localizado
3.2.3.1.3. Ou uma das unidades dentre as quais o servidor é responsável vigente
3.2.4. Ou o memorando seja acessível para todos os funcionários da unidade
3.2.4.1. E a unidade de destino do memorando (No movimento atual) seja: 
3.2.4.2.1 A unidade do usuário
3.2.4.2.2. Ou uma unidade extra do usuário
3.3. Ainda não lido pelo usuário (leitura ativa)
3.4. Ou lido pelo usuário (leitura ativa) mas marcado para acompanhamento
4. E O memorando não esteja na situação:
4.1. CADASTRADO (Ainda não autenticado e nem enviado)
4.2. CANCELADO (Sem mais validade)
4.3. CONCLUÍDO (Situação de conclusão de leitura para o usuário)

Para saber se um memorando aparecerá na listagem de memorandos a enviados, temos:

1. Não seja um memorando cópia, ou seja, sem documento principal associado
2. Não seja um memorando encaminhado, ou seja, sem documento original associado
2.1. Tenha sido cadastrado pelo usuário
2.1. Ou tenha sido autenticado pelo usuário
3. Ou seja um memorando encaminhado pelo usuário, ou seja, onde um dos movimentos seja de encaminhamento e feito pelo usuário
4. Ou seja um memorando que foi enviado (cadastrado) pela unidade cujo usuário seja um responsável, desconsiderando os encaminhamentos
5. O memorando não esteja CANCELADO