Esse caso de uso é utilizado pelos usuários com a finalidade de realizar o registro eletrônico do envio de processo(s) entre unidades.

Quando a tramitação precisar ser feita para um órgão externo, ela deverá ser originada em uma unidade parametrizada. No caso da UFRN, a unidade é o GABINETE DO REITOR.

Pré-condições:

• O sistema deverá apresentar o parâmetro NUMERO_RADICAL_PADRAO_PROTOCOLO definido ou a unidade do usuário deverá ser ou apresentar uma unidade responsável protocolizadora, ou seja, uma unidade que apresente um radical associado. Caso estas condições não sejam observadas, o usuário será encaminhado para uma página de erro de negocio onde lhe será informado esta condição.

O caso de uso começa quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Protocolo → Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída).

O caso de uso inicia-se através da consulta dos processos na unidade do usuário(RN01) pelo Consultador Geral de Processos.

• Processos dependentes de autenticação de despacho: Tipo - LÓGICO. Lista todos os processos que estão com despacho pendente de autenticação na unidade.

Cada processo apresenta uma caixa de seleção a sua esquerda, a qual deve ser selecionada caso o usuário deseje registrar o envio dele e assim escolher a opção Registrar Envio (RN05).

• Para os processo ativos: Segue passo 2.1
• Para os processo que estão em diligência: Segue passo 2.2

Nesse passo são mostrados os Processos Selecionados para Envio, com os seguintes dados:

• Processo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Processo (RN02): Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO PROCESSO, Tipo - TEXTO.
• Assunto do Processo (RN03): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
• Assunto Detalhado: que será abordado pelo processo. Tipo - TEXTO.
• Para cada um dos processos serão apresentadas as seguintes opções:
  • Processo detalhado: Onde podemos visualizar todos os detalhes do processo.
  • Descartar Processo do Envio: Remover o processo da lista dos processo selecionados para envio.
  • Além da lista de despachos cadastrados pela unidade do usuário na movimentação atual do processo, com os dados:
    • Cadastrado Em: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA.
    • Tipo de Despacho: Tipo - TEXTO.
    • Servidor Responsável: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA).
    • Autenticado Em: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA HH:MM.
    • Público: Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO.
    • E as opções:
      • Cadastrar Despacho: A qual podemos cadastrar um despacho para o processo antes de envia-lo.
      • Visualizar Despacho: Mostra o documento de despacho seguindo o modelo:

Abaixo desses processo é solicitada a unidade de destino para a qual os processos acima serão enviados (RN04):

• Tipo de Unidade: Formato - SETOR INTERNO | ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - TEXTO.
  • Caso seja informada a opção SETOR INTERNO, temos:
    • Destino: Formato - FLUXO DO PROCESSO | OUTRA UNIDADE, Tipo - TEXTO.
      • Para a opção FLUXO DO PROCESSO (RN06):
        • Unidade de Destino: Formato - NOME UNIDADE (CÓDIGO UNIDADE), Tipo - TEXTO E NÚMERO.
      • Para a opção OUTRA UNIDADE:
        • Unidade de Destino: Formato - CÓDIGO UNIDADE | NOME UNIDADE | ARVORE DE UNIDADES, Tipo - NÚMERO, TEXTO E AUTOCOMPLETE.
    • Responsável (RN08): Tipo - AUTOCOMPLETE, Formato - NOME DO USUÁRIO
    • Tempo Esperado na Unidade de Destino: Formato - 999(Em Dias), Tipo - NUMÉRICO. (RN07)
    • Urgente: Tipo - LÓGICO.
  • Caso contrário, se a opção ÓRGÃO EXTERNO for informada, temos:
    • Unidade de Destino: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.

Para confirmar o envio dos processos selecionados o usuário deve escolher a opção Enviar.

• Envio de Processos:
  • Processo: Tipo - NUMÉRICO, Formato - 23077.999999/AAAA-99.
  • Tipo do Processo: Tipo - TEXTO.
  • Assunto do Processo: Tipo - TEXTO.
  • Natureza do Processo: Tipo - TEXTO.
  • Origem: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE)
  • Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Dados do Envio:
  • Unidade de Retorno: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE)
  • Responsável: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO USUÁRIO RESPONSÁVEL
  • Tempo Esperado na Unidade: Tipo - NUMÉRICO
  • Observação*: Tipo - TEXTO
  • Público: Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO.
  • Informar Despacho*: Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO.
    • Caso se deseje informar um despacho, é apresentada a seguinte opção:
    • Dados Gerais do Despacho :
      • Cadastrar Despacho: Formato: SIM|NÃO, Tipo - TEXTO.
      • Unidade de Origem: Será a unidade do usuário. Formato: NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
      • Tipo do Despacho:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'Decisório', 'Ordinatório', 'Interlocutório' ou 'Saneador'.
      • Parecer:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'FAVORÁVEL' ou 'DESFAVORÁVEL'. Apenas quando o tipo do despacho for Decisório.
      • Servidor Responsável pelo Despacho:* Tipo TEXTO, formato: NOME SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE).
      • Público:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções: 'SIM' ou 'NÃO'.
      • Forma do Despacho:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções de: 'Informar Despacho' ou 'Anexar Arquivo'.
        • Caso selecione a opção Informar Despacho, será exibido um campo denominado Despacho*, para se inserir o texto do protocolo.
          • Anexo: Tipo - TEXTO. Para a forma de despacho 'Informar Despacho' é disponibilizada a opção de anexar algum documento junto ao texto do despacho.
        • Caso selecione a outra opção, será exibido um campo denominado Arquivo*, para realizar o upload do arquivo do despacho.

Para confirmar o envio dos processos selecionados o usuário deve escolher a opção Enviar.

Após a confirmação do envio no passo posterior, é exibido um comprovante com as Informações sobre o Envio:

• Data de Envio: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Unidade de Destino: Formato - NOME UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
• Processos Enviados:
  • Processo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
  • Tipo de Processo (RN02): * Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO PROCESSO, Tipo - TEXTO.
  • Assunto do Processo (RN03): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
  • Assunto Detalhado: que será abordado pelo processo. Tipo - TEXTO.

Ainda é dado ao usuário a opção para Imprimir a Guia de Movimentação ou Imprimir a Guia de Movimentação Atual, com o seguinte formato:

E a opção de Enviar Outros Processos

Fim do caso de uso.

• RN01 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de envio de processo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso.
• RN02 - O Tipo do Processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_TIPO_PROCESSO seja verdadeiro.
• RN03 - O Assunto do processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ seja verdadeiro.
• RN04 - Apenas os usuários das unidades com permissão de tramitação externa de processo poderão enviar processo para um órgão externo. Caso a unidade não possua essa permissão, apenas a opção de unidade interna será mostrada.
• RN05 - Não é possível realizar a tramitação de processos com o status de SOLICITADO CANCELAMENTO.
• RN06 - Caso o usuário informe a opção de destino como sendo FLUXO DO PROCESSO, as unidades de destino possíveis serão as das próximas sequências de cada fluxo dos processos escolhidos para envio.
• RN07 - Ao se informar uma unidade de destino do fluxo do processo, será informada automaticamente o tempo esperado do processo em cada unidade, esse tempo sendo o maior tempo médio dos fluxos cuja a próxima unidade seja a escolhida.
• RN08 - O responsável só será solicitado caso os processo a serem enviados sejam sigilosos.
• RN09 - Os processos sigilosos só poderão ser enviados separados dos demais processos, ou seja, não é possível selecionar processos sigilosos e não sigilosos para o mesmo envio.
• RN10 - Quando informado, o responsável deverá ter acesso ao módulo de protocolo, ou seja, possui algum papel deste módulo.
• RN11 - Para os documentos protocolados, ou seja, processos, documentos e memorandos eletrônicos, suas tramitações só poderão acontecer caso todos os despachos, cadastrados pela unidade onde o documento se encontra, estejam autenticados pelos seus servidores responsáveis.
• RN12 - Apenas servidores da unidade poderão cadastrar despachos durante o envio de processo e documento.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

Sistema: SIPAC

Módulo: Protocolo

Link(s): Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída)

Usuário: mirian, marcilia e bruma

Papel que usuário deve ter: ProtocoloPapeis.ENVIAR_PROTOCOLO (RN01)

• Verificar se é informado inicialmente o radical do processo correto pelo sistema e na busca.
• Verificar se o envio de processos para órgão externos está funcionando corretamente e se isso só é possível quando o usuário for de uma unidade com permissão de tramitação externa.
• Verificar, caso haja um envio para um órgão externo, se nas página que listam a movimentação do processo estão aparecendo o órgão externo na coluna Unidade Destino, naquelas movimentações que foram feitas para unidades externas. Por exemplo, na opção Imprimir Guia de Movimentação, após ter enviado um processo para um órgão externo, surge a guia de movimentação cujo destino deve ser a unidade externa.
• Verificar se o envio de processos seguindo o fluxo do processo está funcionando corretamente.

Para que possa ser registrado um envio (saída) é necessário que haja um processo cadastrado para a unidade do usuário.

Para as pré-condições:

Primeiro devemos saber se o parâmetro NUMERO_RADICAL_PADRAO_PROTOCOLO está presente no sistema, para isso usamos a consulta:

SELECT p.nome, p.valor AS radical
FROM comum.parametro p
WHERE p.nome = 'NUMERO_RADICAL_PADRAO_PROTOCOLO'

Onde seu valor será o radical que virá inicialmente informado pelo sistema no campo correspondente na busca de processos. Caso este não esteja presente, devemos saber a unidade do usuário que realiza o cadastro. Sabendo isso, podemos procurar a unidade protocolizadora responsável por esta unidade, usando recursivamente a consulta:

SELECT u.radical, u.nome, u.codigo_unidade, u.unidade_responsavel, u.id_unidade
FROM comum.unidade u
WHERE u.id_unidade = <ID DA UNIDADE>

O valor recursivo será o identificador da unidade responsável.

As condições de parada são:

1. A coluna radical não esteja nula, cujo valor será o radical correto para o processo.
2. A coluna radical esteja nula e o identificador da unidade seja igual ao identificador da unidade responsável. Nesse caso, o usuário é encaminhado para uma página de erro de negocio onde será informado que para prosseguir a unidade do usuário deverá ser ou apresentar uma unidade responsável protocolizadora.

Para saber o identificador da unidade do usuário, podemos usar:

SELECT u.id_unidade, u.codigo_unidade, u.nome
FROM comum.unidade u
WHERE u.codigo_unidade = <CÓDIGO DA UNIDADE>

O radical de uma unidade pode ser cadastrado pelo SIGAdim, no cadastro/alteração de unidades.

Para a RN01, podemos usar:

• Para encontrar usuários com a permissão de registrar envio de processo e que apresentam mais de uma unidade, usamos :

SELECT pa.nome, u.login
FROM comum.usuario_unidade uu
     JOIN comum.usuario u ON u.id_usuario = uu.id_usuario
     JOIN comum.pessoa p ON p.id_pessoa = u.id_pessoa
     JOIN comum.unidade un ON un.id_unidade = uu.id_unidade
     JOIN comum.permissao pe ON pe.id_usuario = u.id_usuario
     JOIN comum.papel pa ON pa.id = pe.id_papel
WHERE pe.id_papel = 5
GROUP BY pe.id_unidade_papel, pa.nome, u.login, uu.id_usuario
ORDER BY u.login

• Para saber quais das unidades o usuário tem permissão de envio de processo, usamos:

SELECT pa.nome, u.login, un.codigo_unidade, un.nome
FROM comum.usuario u
     JOIN comum.permissao pe ON pe.id_usuario = u.id_usuario
     JOIN comum.papel pa ON pa.id = pe.id_papel
     JOIN comum.unidade un ON un.id_unidade = pe.id_unidade_papel
WHERE u.login LIKE '<LOGIN DO USUÁRIO>'
AND pe.id_papel = 5

Para alterar os parâmetros da RN02 E RN03, podemos usar:

UPDATE comum.parametro SET valor = 'true' WHERE nome = 'UTILIZA_TIPO_PROCESSO'
UPDATE comum.parametro SET valor = 'true' WHERE nome = 'UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ'