Reunião: Gestão Documental - Estado da arte Ministério da Justiça

O principal objetivo desta reunião é observar e entender o atual funcionamento da gestão documental no órgão, visando identificar aspectos que possam resultar em aprimoramentos no SIPAC.

Apresentação sobre MJDoc realizada por Marcus Vinicius utilizando ambiente de treinamento, com foco negocial e discussões sobre funcionalidades, regras e usabilidade do sistema:

• Visão Geral do MJDoc.
• Geração de número de protocolo.
• Registro de protocolo.
• Tramitação.
• Arquivamento.
• Pesquisas.
• Auditoria.

• MJDoc - Gerenciador de Documentos e Processos, Ministério da Justiça, Cartilha Explicativa 1ª Edição, Maio/2006.
• Portaria nº 765, de 10 de Junho de 2008, Institui o Sistema de Gerenciamento de Documentos e Processos do Ministério da Justiça - MJDoc, e dá outras providências.
• Diário Oficial da União nº 7, de 09 de Janeiro de 2003 (páginas 101 a 105), Portaria normativa nº 5, de 19 de Dezembro de 2002.
• APRESENTAÇÃO MJDOC - 2009 - DPF

O MJDoc é a ferramenta oficial de gestão documental utilizada no Ministério da Justiça. Por meio de convênios, também está sendo utilizada em outras instituições:

• Implantado: Imprensa Nacional, SEDH e Ministério do Turismo.
• Fase de implantação: FUNAI.

Tem como escopo o controle de documentos e processos. Possui manual do usuário (cartilha) para orientação quanto a utilização das funcionalidades.

Quanto a usabilidade, trata-se de um sistema desktop sem necessidade de instalação (pacote JAR, link do sistema acessado em treinamento.mj.gov.br). É utilizado o usuário e senha de rede para logon. Ao acessar o sistema o usuário terá que selecionar uma unidade para trabalhar (poderá possuir mais de uma unidade), todas as operações realizadas serão referentes a esta unidade.

Como recurso utilizado para estimular a utilização do sistema, o usuário que não registrar o recebimento de um documento ou processo no prazo de 48h terá as funcionalidades bloqueadas para uso, ficando disponível apenas para recebimento.

Existe um mecanismo de importação de dados sobre documentos armazenados no GEDOC.

Informações sobre servidores, unidades, lotações são recuperadas da base de Recursos Humanos (SISGEO, SISRH), através de integração/importação.

• Lei nº 9.800 - 26/05/1999
  • Permite a utilização de sistema de transmissão de dados para práticas e atos processuais.
• Portaria - MP nº 05 - 19/12/2002
  • Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
• Portaria - MP nº 02 - 26/02/2003
  • Destinada a orientar os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.

• Caixa de entrada (documentos e processos em transito).
• Caixa de saída (documentos e processos em transito).
• Área de trabalho (documentos e processos trabalhados no momento).
• Área de espera (documentos e processos que não estão sendo trabalhados no momento).

As caixas devem estar descritas formalmente em regimento e decreto, não podem ser criadas caixas de comunicação de forma aleatória.

Dentre as melhorias previstas estão:

• Integração com sistema dos correios:
  • Consiste em firmar convênio com os Correios (termo de parceria), para a realização do rastreamento dos processos em trânsito.

• Visualização eletrônica do documento:
  • Consiste em armazenar uma versão digital do documento, para visualização no próprio sistema.

A geração de número de protocolo é o primeiro passo para o registro de documentos e processos no MJDoc. Este procedimento consiste em reservar um lote de números, que serão impressos em etiquetas adesivas. Estas etiquetas são administradas pelo usuário responsável por fazer o registro de documentos e processos que chegam na unidade (secretária, por exemplo). A numeração gerada é utilizada tanto para documentos quanto para processos.

Cada novo documento ou processo físico que chega recebe uma das etiquetas (cola-se a etiqueta na primeira página), posteriormente o usuário acessa o sistema, informa o número do protocolo impresso na etiqueta e preenche as informações de acordo com o documento ou processo físico.

Cada etiqueta possui a informação do Lote e o Número de protocolo. O número é gerado sequencialmente mas documentos externos podem receber o número manualmente.

Um protocolo cadastrado será sempre do tipo Documento. Para que o documento se torne um processo se faz necessário realizar uma operação denominada Autuação. Esta operação é realizada apenas por áreas competentes (protocolo setorial ou unidades com permissão especial). O registro de uma autuação requer a data de realização e o responsável, é gerado um termo de autuação que irá compor o processo.

No momento do registro o documento físico já recebeu uma etiqueta contendo seu número de protocolo. O usuário acessa o MJDoc para preencher informações, tais como:

• Quantidade volumes do documento.
• Quantidade de páginas do documento.
• Assunto do documento:
  • Os assuntos são pré-cadastrados (Assuntos oficiais, inclusive assuntos comuns as diversas instituições MJ, DPRF…).
  • Novos assuntos são cadastrados pela CGMA, através de solicitação do usuário e análise prévia.
• Resumo do documento (uma descrição, este é um campo aberto).
• Procedência (origem do documento, pessoa física ou jurídica):
  • Em caso de pessoa jurídica deve-se informar um representante legal (cadastro à parte, diferente de pessoa física).

• Número do documento (campo aberto).
• Espécie (oficio, etc).
• Gênero (textual, imagem, etc).
• Acompanhamento externo (sim/não).
• Informações públicas (sim/não):
  • Data, departamento, operação, ficam acessíveis publicamente.

• Uma pessoa interessada pode ser intermediada por um escritório de advocacia, sendo este o solicitante.

Um vinculo é uma espécie de anexo, podendo ser documentos diversos não protocolados (sem número de protocolo).

Por exemplo:

• Parecer (informação manual):
  • Número
  • Espécie
  • Interessado
• Recorte de revista.
• Catalogo de fornecedores para licitação.

São registros textuais de ocorrências/ações dentro do mesmo departamento (um histórico de logs).

Por exemplo:

• Foi emitido parecer.
• Encaminhando para coordenador para anuência.
• Aguardando assinatura da chefia.

Para anexar ou apensar um documento é necessário que este esteja cadastrado do MJDoc.

Deve ser informado o responsável/solicitante pela operação (anexação ou apensamento). Termos de apensação e desapensação são gerados pelo sistema. Deve ser respeitada a ordem cronológica dos documentos (documentos mais antigos devem ser a peça principal).

• Questionamento: Mas e se o processo mais novo for o foco e necessitar que um processo mais antigo seja juntado?

O sistema não permite tramitações dos documentos acessórios, mas eles podem receber alterações, inclusive novos despachos normalmente.
O sistema permite uma visualização clara e sugestiva dos processos juntados, inclusive com seus documentos associados (em forma de árvore).

• Registro de desapensações:
  • Informar o responsável/solicitante.
  • Termos de apensação e desapensação são gerados pelo sistema.
• Desentranhamento de peças
  • Informar o motivo.

Um processo recebido pode estar incompleto ou com informações erradas. Nestes casos é registrada uma diligência para que a origem do processo possa corrigir ou complementar as informações necessárias. O processo pode não tramitar fisicamente, ficando apenas aguardando.

O sistema permite o controle de várias formas de tramitação. Existe uma organização das unidades com regras que regem esta operação. As unidades estão organizadas em grupos de tramite, as unidades do mesmo grupo podem tramitar processos livremente. Cada grupo possui uma unidade responsável pela tramitação com os demais grupos, esta é sua unidade protocolozadora (protocolo setorial). A tramitação para instituições externas é feita pelo protocolo central. O responsável técnico do processos poderá realizar tramitações (tramitação entre pessoas).

A tramitação interna acontece entre unidades de tramite ou entre unidades que possuam permissão especial, dentro da mesma instituição. A tramitação pode acontecer diretamente entre unidades do mesmo grupo, para grupos diferentes a tramitação acontece através do protocolo setorial.

As informações necessárias são:

• Unidade de origem.
• Unidade de destino:
  • Pode-se informar um destinatário (usuário específico da unidade).
• Objetivos:
  • Agendar, conferir, conhecimento, divulgar, emitir parecer, providenciar, responder.
  • Pode-se marca mais de um.
• Atender em (prazo):
  • Pode-se marcar urgente.
  • Quem envia pode aumentar o prazo de resposta a qualquer momento.
  • Apenas identificação visual de documentos/processos dentro/fora do prazo.
• Observação.

A tramitação de processos entre a instituição e outras instituições externas é realizada pelo protocolo central. Esta é a porta de entrada e saída de processos do órgão.

Para tramitação com outra instituição que também utiliza o MJDoc informações adicionais não necessárias:

• Unidade de tramite:
  • Há um cadastro das unidades de tramite da instituição de destino. A unidade de destino deve utilizar a mesma organização (protocolo central, setorial, unidade de tramite).
• Além do protocolo central, podem haver permissões especiais para recebimento externo (para uma unidade ou pessoa específica).
• Não há integração entre os sistemas das instituições.

A tramitação de processos entre a instituição e outras instituições externas é realizada pelo protocolo central. Esta é a porta de entrada e saída de processos do órgão.

Para tramitação com outra instituição que não utiliza o MJDoc informações adicionais não necessárias:

• Instituição de destino (pré-cadastradas: senado, etc).
• Guia de tramite.

Ao realizar um tramite externo, o próprio usuário da instituição de origem é quem deve alimentar informações do processo:

• Confirmar tramite externo:
  • Pessoa que transportou (da minha unidade).
  • Pessoa que recebeu (da instituição de destino).
  • Transportadora (informações da empresa transportadora, serviço Aviso de Recebimento em caso dos correios).

• Receber tramite externo:
  • Processos que nasceram aqui, foram para instituições externas e estão voltando.
  • Instituição de origem (pode ser diferente da qual foi enviada inicialmente na tramitação externa).
  • Pessoa que recebeu em mãos.
  • Além do protocolo central, podem haver permissões especiais para recebimento externo (para uma unidade ou pessoa específica).

Guia de remessa é o documento que lista quais processos estão sendo tramitados. Ao registra um envio a Guia de Remessa é gerada, alguns detalhes devem ser observados:

• A Guia de Remessa pode conter o processo completo ou um documento específico.
• A Guia deve ser impressa no momento, sem possibilidade de reimpressão posterior.
• A Guia é opcional para tramites internos, para tramites externos é obrigatória.
• Previsão de melhoria com a utilização de biometria, substituindo a guia impressa.

Aqui são informadas as informações sobre o recebimento de documentos e processos nas unidades. O recebimento é sempre individual (um documento/processo por vez):

• É possível informar a pessoa que recebeu o processo físico em mãos:
  • A pessoa que recebe fisicamente pode ser diferente da que registra o recebimento no sistema.
• Pode-se informar um responsável técnico para o processo.
• Ao informar a próxima unidade de tramitação o processo é encaminhado diretamente.

Processos que devem ficar aos cuidados de uma pessoa específica, deve ter seu Responsável Técnico informado, como por exemplo processos sigilosos ou que possuem peças sigilosas (decreto 453).
O responsável será o único com permissões de manipular o processo a partir de então.

Um documento ou processo pode ser composto por mais de um volume, mais de um bloco de papel. Cada volume tem uma quantidade máxima de folhas permitidas, definida na legislação específica.

O sistema registra a abertura de volume:

• Página de abertura/fechamento do volume (onde o volume começa e termina).
• O sistema gera o termo de abertura/fechamento de volume.

Documentos e processos que foram concluídos são enviados para arquivo. Isto significa que não serão mais analisados ou manipulados.

Processos que foram concluídos recentemente devem permanecer em arquivo corrente, localizado na unidade onde foi tramitado pela última vez. Esta forma de arquivamento é utilizada para permitir um acesso mais rápido a processos recentes.
Para manipular o processo se faz necessário desarquiva-lo, retornando para a área ativa do sistema.

Algumas informações são necessárias:

• Prazo, tempo em que o documento permanecerá no arquivo corrente antes de ser enviado ao arquivo central.
• Local físico, dentro do arquivo corrente.
• Motivo pelo qual o processo foi arquivado (ex: processo concluído).

Após a permanência necessária no arquivo corrente (prevista em legislação específica), o processo deve seguir para o arquivo central onde permanecerá pelo tempo determinado, de acordo com seu tipo. Após esta permanência no arquivo central o processo será destruído ou enviado para o Arquivo Permanente da união (Arquivo Histórico).
Para manipular o processo se faz necessário desarquiva-lo, retornando para a área ativa do sistema.

Algumas informações são necessárias para o envio ao arquivo central:

• Número guia de arquivamento (informação manual)
• Unidade de origem
• Unidade de destino (Arquivo Central)
• Observações

O controle arquivistico não é completo. Uma vez enviado para o Arquivo Central, não se tem o controle específico desta unidade:

• Localização física.
• Temporalidade.
• Descarte.
• Envio para arquivo permanente.

As pesquisas no sistema podem ser feitas por todas as entradas de dados possíveis. O resultado é disposto em forma de tabela, com informações básicas e uma opção para detalhamento.

Sem relatórios sintéticos e analíticos.

As operações básicas realizadas pelos usuários são registradas para fins de auditoria.

Durante a utilização do MJDoc enfrentou-se algumas dificuldades ao iniciar/logar na aplicação, demorou cerca de 18 (dezoito) minutos para que fosse possível utilizar o ambiente de treinamento/homologação. Suspeita de erros na configuração da JVM.

O sistema apresenta uma interface intuitiva para o uso.

A instituição demonstra ter realizado um bom trabalho em relação a capacitação dos usuários quanto ao rito processual, alinhamento de conceitos, utilização da ferramenta. Isto influenciou no sucesso obtido quanto a implantação do MJDoc.

O sistema apresenta deficiência em relatórios, há poucas opções, alguns são gerados manualmente a partir de selects diretos no banco de dados e enviados ao usuário em forma de planilha eletrônica do Excel.

Aqui estão listadas algumas melhorias que poderiam ser implementadas no Sistema de Protocolos do SIPAC, tendo em vista a necessidade das outras instituições e o alinhamento com a legislação específica:

Protocolos Setoriais e Central

As unidades de protocolos se fazem necessárias para a realização do controle sobre os processos, isto inclui:

• Autuação de processos.
• Tramitação de processos (entre grupos ou externa).

Assuntos

Os assuntos devem ser pré-definidos, de acordo com legislação específica.

Autuação

Todo processo deve ter o registro da Autuação, sendo realizada pela unidade competente (Protocolos Setoriais e Central).
As unidades podem registrar seus documentos, porém nem todas podem gerar processos (autuar).

Anexação/Apensamento

As operações de anexação e apensamento são utilizadas, inclusive com geração dos termos necessários.

Controle Arquivistico

O controle arquivistico é utilizado, porém o MJDoc também não implementa todas as funcionalidades desejadas:

• Localização física.
• Temporalidade:
  • Informações sobre o período que o processo deverá permanecer ali.
• Descarte:
  • Uma vez cumprido o tempo de arquivamento especifico, o processo poderá ser descartado.
• Envio para arquivo permanente:
  • Uma vez cumprido o tempo de arquivamento especifico, o processo poderá ser enviado para o Arquivo Permanente.