Reunião: verificar gestão dos processos de protocolo da procuradoria da UFRN
| Assunto | identificação das funcionalidades atuais e necessidades da procuradoria |
| Data | 21/05/2010 |
| Analista | Ilmar Gabriel da Silva |
Entrevistados
| Nome | Função | Fone | |
| João Maria | Procuradoria da UFRN | | Ramal 3107 |
Pontos discutidos
- Recebimentos de processos na procuradoria;
- Emissão do número de processo de protocolo;
- Cadastramento dos processos de protocolo no sistema gerenciador de processos e movimentação (tramitação) dos mesmos com outros setores.
Visão da procuradoria
Fluxo do negócio
- Quando os documentos chegam na procuradoria, o usuário acessa o Portal Adminstrativo/SIPAC (Sistema Intregrado de Patrimônio, Administração e Contratos) para gerar o número de processo de protocolo.
- Uma vez gerado o número do processo de protocolo no SIPAC, a procuradoria informa o processo de protocolo no sistema gerenciador de processos (sistema Desktop, hoje em funcionanemto), informando:
- Número e ano do processo de protocolo gerado no SIPAC.
- Nome do interessado.
- Categoria: Corresponde ao tipo do processo, como por exemplo, AÇÃO CAUTELAR, AÇÃO POPULAR, LICITAÇÃO, PROGRESSÃO POR CAPACITAÇÃO, AÇÃO ORDINÁRIA, entre outros.
- Assunto.
- Número da justiça.
- Vara/Junta.
- Procurador.
- Local do arquivo: É a descrição de onde está localizado o documento na estante. Atualmente possui uma limitação de caracteres no sistema.
- Dados da última movimentação:
- Data da Movimentação
- Localização: Referem-se as UGs do SIPAC.
- Parecer
- Fases: Correspondem ao estado do processo. Exemplo de fases: APELAÇÃO, CITAÇÃO, OFÍCIO ENVIADO, RECEBIMENTO DE APELAÇÃO, SUSPENSÃO DE SEGURANÇA entre outros.
- Movimentação do processo: Na movimentação são listados os atributos Data da Movimentação, Nome do local, e o nome da fase. No sistema atual, mesmo sendo finalizada a movimentação do processo é permitido continuar movimentando.
- Documento fica tramitando entre setores e depois é “Finalizado”.
Documentos coletados
Observações
- Segundo a procuradoria, no sistema atual, não é possível movimentar um determinado processo mais de uma vez na mesma data.
- Sistema não possui bons recursos que sastifaça aos usuários, devido a isso, existe o desejo de migração dos dados deste para o SIPAC, passando a operar no SIPAC.
- O sistema atual passa muito tempo processando relatório de centenas de registros e só permite a impressão de todas as páginas do relatório gerado.
Solicitações do cliente
- Ver a possibilidade de migração dos dados de processos existentes hoje para o SIPAC, além de melhorias na operacionalização do sistema (SIPAC).
O Analista
Sugestões
- Os processos após finalizados devem ficar disponíveis apenas para consulta, salvo se o setor de desejar encerrar e abrir futuramente novamente. O combinado foi encerrar e não poder abrir.
- Não há necessidade de manter o cadastro de locais, pois referem-se as unidades gestoras do SIPAC.
- Nas movimentações dos processos ver a possbilidade de adicionar status para o estado do processo (EM ABERTO, EM ANDAMENTO…)
- Criar relatórios de processos por fases ou assunto.
- Nos relatórios criar filtros por período (Data início e fim) e especificamente por Número de processo.
- Avisar ao destinatário (unidade gestora de destino) o recebimento de processo em seu setor.
Casos de Uso identificados
- Cadastro de procuradores;
- Consulta de procuradores;
- Cadastro de fases;
- Cadastro de processos;
- Acompanhamento das Movimentações/tramites dos processos;
- Consulta de processos;
- Cadastro de categorias;
- Consulta de categorias;
- Cadastro de assuntos;
- Consulta de processos por procurador. São exibidos os atributos protocolo, nome do interessado, número da justiça, vara da justiça, Unidade Gestora e local do processo no arquivo.
- Consulta de processos por procurador (detalhado). São exibidos os atributos Número do protocolo, interessado, categoria, assunto, Número Justiça, vara da justiça, fase, data da última movimentação, Unidade Gestora, local do arquivo e parecer.