Reunião: Controle de alocação de veículos para viagens e outros fins

• Controle de alocação de veículos para viagens e outros fins.

Administração do prédio da reitoria

• Todos as unidades da universidade podem solicitar o uso de algum carro da Reitoria(PROAD). A solicitação pode ser feita por telefone ou através de memorando.
  • Se for uma solicitação para viagem, pode haver um contato por telefone para saber a disponibilidade, mas deve ser enviado um memorando para poder formalizar a solicitação. Este memorando pode ser enviado para João Batista(PROAD) ou para Otoniel(Administração do Prédio da Reitoria). O memorando deve conter o destino, período de viagem, hora, local de saída, data de retorno, hora de chegada e a equipe que irá viajar.
  • Se não for uma solicitação de alocação de um carro para viajar, ela pode ser feita sem memorando. A maioria das vezes ela é feita presencial na própria administração do prédio da reitoria.
• É possível também que a CGU solicite carros.
• Para verificar a disponibilidade dos carros, otoniel consulta um quadro onde temos os motoristas e carros disponíveis.
• Sendo uma solicitação de viagem, o motorista se dirige ao solicitante e passa os dados pessoais(nome e cpf) e bancários(conta e agência). O solicitante deve depositar na conta do motorista o valor correspondente as diárias do motorista. A data correta para que seja feita a reserva e o pagamento das diárias do motorista é de 10 dias antes da viagem.
• Caso um carro quebre em outra outra cidade, normalmente um motorista da universidade irá enviar outro motorista para auxiliar no retorno do veículo e da equipe que viajou. Todas as despesas são arcadas pelo setor “dono” do carro.
• Anualmente é gerado um relatório contendo quantidade de carros que cada departamento solicitou.

SAE

• Em geral o diretor do centro ou chefe de departamento solicitam um ônibus para uma viagem ou outra finalidade.
• A solicitação é ser feita através de memorando impresso, o SAE acha importante que venha assinado pelo chefe. Na solicitação deve conter: solicitante, setor, destino, telefone para contato, email e estimativa da quantidade de passageiros.
• O SAE cadastra em planilhas do excel as solicitações por ordem de chegada e de de acordo com a estimativa de passageiros.
• Essas solicitações geram uma pré reserva que é controlada por essas planilhas.
• Uma pré reserva vira uma solicitação quando o solicitante envia o “Protocolo de Segurança de Processo de Trabalho”(pode ser visualizado na Resolução 108/2008 do CONSEPE) completamente preenchido inclusive com o nome do dos alunos participantes.
• Esse protocolo vai para apreciação e críticas devidas do Engenheiro de Segurança.
• Se o engenheiro de segurança julgar que é necessário, ele chama o servidor responsável pala atividade para discutir o conteúdo do protocolo de segurança.
• O protocolo retorna ao SAE. O SAE manda cópia para o DSP, original para o DTO e fica com cópia.
• O DTO envia lista de passageiros para a PRF.
• O DTO libera ônibus para viagem e indica o motorista que responsável pelo ônibus.
• O pagamento das diárias do motorista bem como o abastecimento deve ser resolvido entre a DTO e a unidade solicitante. O pagamento das diárias e do abastecimento é de responsabilidade da unidade solicitante.

• Ficha de requisição de transporte.
• Memorando de Reserva de veículo Memorando 1 Memorando 2.
• Relatório referente as viagens solicitadas a Administração da Reitoria Página 1 Página 2.
• Planilhas de controle do SAE.
• Resolução 108/2008 do CONSEPE

• Concentrar o controle dos veículos da universidade no DTO (Departamento de Transportes e Oficina), delegando ao chefe do setor a incumbência de organizar todas as atividades inerentes às viagens, abastecimento e diárias através do sistema;
• Centralizar as viagens a partir da garagem, deixando todos os veículos aos cuidados do DTO, facilitando, assim, o controle das viagens e dos veículos;
• Realizar revezamento entre os motoristas qualificados através do sistema, de maneira que todos possam ser escalados para viagens, independente das diárias a serem recebidas;
• Liberação das ordens de combustíveis ser realizada através do sistema, já que atualmente o motorista escalado para realizar a viagem é quem se dirige ao setor solicitante em busca do funcionário responsável por despachar a liberação de abastecimento;
• Consulta ou reserva de veículos ser feita através do site.

• A administração da reitoria atende a solicitações de toda a universidade e as vezes da CGU, isso acontece para veículos pequenos(sprinter, gol, parati entre outros ).
• No caso de carros grandes(ônibus e micro ônibus) é com o SAE na pessoa da profª Célia
• Através de pedido por memorando ao reitor, o SAE tentou repassar essa responsabilidade para o DTO mas não obteve sucesso. A administração da reitoria deve tentar a mesmo procedimento
• O SAE deve fazer uma reunião para ajustar alguns detalhes que a resolução 108/2008 não cita claramente.
• É preciso resolver como lhe dar com solicitações urgentes, as vezes os servidores solicitam veículos de última hora.
• É preciso que o sistema ajude a gerenciar prioridades de última hora.

• O setor é formado apenas pelo Otoniel e um Bolsista.

• Solicitação de veículo
• Acompanhamento de Solicitação
• Parecer da solicitação
• Relatórios