Cadastrar Documento

Um documento reúne informações que podem tramitar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento.

Esse caso de uso tem a finalidade de realizar o cadastro de um documento.

É utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de documentos protocolados nas unidades.

Pré-condições:

• O sistema deverá apresentar o parâmetro NUMERO_RADICAL_PADRAO_PROTOCOLO definido ou a unidade do usuário deverá ser ou apresentar uma unidade responsável protocolizadora, ou seja, uma unidade que apresente um radical associado. Caso estas condições não sejam observadas, o usuário será encaminhado para uma página de erro de negocio onde será lhe informada esta condição.

Esse caso de uso se inicia quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento.

O caso de uso começa com o usuário acessando o sistema e preenchendo os Dados do Documento:

• Origem do Documento*: Nesse campo será informada a procedência do documento, interna ou externa. Formato - ORIGEM DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Documento Interno: Tipo - TEXTO.
• Documento Externo: Tipo - TEXTO. Caso esta opção seja escolhida, surgem os novos campos:
  • Tipo do Documento*: Formato - NOME DO TIPO DO DOCUMENTO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Documento (Identificador/Ano): Formato - IDENTIFICADOR/AAAA. Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Assunto do Documento (CONARQ): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
  • Data do Documento*: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Suporte*: Formato - Físico/Digital, Tipo - TEXTO. ( RN05 )
  • Natureza do Documento*: Formato - Ostensivo/Sigiloso, Tipo - TEXTO.
  • Grau de Sigilo*: Tipo - TEXTO. ( RN06 )( RN07 )
  • Observação: Tipo - TEXTO.

Informações exclusivas para “Documentos Externos”:

• Tipo da Pessoa*: Formato - FÍSICA/JURÍDICA, Tipo - Caractere. ( RN09 )
  • Protocolo do registro do documento no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv)?*: Formato - SIM/NÃO, Tipo - LÓGICO.
    • Protocolo de Registro Original: Caso seja no formato acima referido, temos: Formato - 99999.99999.AAAA-99, Tipo - NUMÉRICO. Caso contrário, temos: Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
• Órgão de Origem*: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO (UF - ESFERA ADMINISTRATIVA), Tipo - AUTOCOMPLETE. Aparece apenas quando a opção Documento Externo esteja selecionada.
• Data de Autuação Original*: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Aparece apenas quando a opção Documento Externo esteja selecionada.

Para cada documento, é possível adicionar uma lista de assinantes que irão garantir a autenticidade do documento escrito ou anexado. São exibidas as opções de Adicionar Assinante, onde é possível escolher servidores da unidade do usuário, e Adicionar Assinantes de Outra Unidade, onde poderão ser adicionados servidores de outras unidades. Após adicionar os assinantes, é exibida uma listagem com os dados:

• Assinante: Tipo - TEXTO.
• Unidade: Tipo - TEXTO.
• Situação: Tipo - TEXTO.

É possível remover os assinantes da listagem. Abaixo da listagem de assinantes de um documento anexo, é possível escolher a opção de:

• Incluir Folha de Assinantes ao Final do Documento: Tipo - LÓGICO. ( RN12 ).

• Escrever Documento: o usuário poderá redigir o texto do documento e posterior assinatura. Os documentos gerados no sistema deverão conter um código de autenticidade para verificação no portal público.
• Anexar Documento: usuário poderá anexar o arquivo do documento que está sendo cadastrado. ( RN11 )
  • Tipo do Documento*: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
  • Data de Recebimento*: Formato: DD/MM/AAAA.
  • Responsável pelo recebimento: Tipo - AUTOCOMPLETE. Lista os usuários da unidade do usuário logado.
  • Data do Documento*: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Identificador: Formato - LIVRE, Tipo - TEXTO.
  • Ano: Formato: AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
  • Número de Folhas: Formato - 999999, Tipo - NUMÉRICO.
  • Tipo de Conferência: Combo com as seguintes opções documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
  • Arquivo Digital: Possibilidade de se anexar um arquivo ao documento que será inserido no processo, através da opção Enviar arquivo. Os documentos enviados serão destinados ao SIGED e podem ser acessados pelo caso de uso Busca de Documentos.

Continuando o cadastro, o usuário deve informar os interessados deste documento. Os interessados podem ser de 5 categorias:

• Servidor: Servidores da instituição, onde serão identificados pela matrícula SIAPE (Sem o dígito verificador). Tipo - LÓGICO.
  • Nome servidor: Formato - NOME DO SERVIDOR | MATRICULA SIAPE, Tipo - AUTOCOMPLETE
  • Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
    • E-Mail: Tipo - TEXTO.
• Aluno*: Alunos que serão identificados pela matricula. Tipo - LÓGICO.
  • Aluno: Formato - NOME DO ALUNO | MATRICULA, Tipo - AUTOCOMPLETE
  • Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
    • E-Mail: Tipo - TEXTO.
• Credor: Pessoas físicas ou Jurídicas que são interessados em documentos de compra, pagamento, por exemplo. Tipo - LÓGICO.
  • Credor*: Pessoas físicas ou Jurídicas. Formato - NOME DO CREDOR, Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
    • E-Mail: Tipo - TEXTO.
• Unidade: Uma unidade da instituição. Tipo - LÓGICO.
  • Unidade*: Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE | ÁRVORE DE UNIDADES, Tipo - NUMÉRICO, AUTOCOMPLETE e TEXTO.
  • Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
    • E-Mail: Tipo - TEXTO.
• Outros: Público Externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque aos citados acima. Tipo - LÓGICO.
  • CPF/CNPJ: Formato - 999.999.999-99 | 99.999.999/9999-99, Tipo - NUMÉRICO
  • Nome do Interessado*: Formato - NOME DO INTERESSADO, Tipo - TEXTO.
  • Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
    • E-Mail: Tipo - TEXTO.

Abaixo, é exibida a lista dos Interessados Inseridos no Documento com os dados de acordo com a categoria informada:

• Identificador: Formato: IDENTIFICADOR DO INTERESSADO, Tipo - NUMÉRICO.
• Nome: Formato: NOME DO INTERESSADO, Tipo - TEXTO.
• E-Mail: Tipo - TEXTO.
• Tipo: Formato: NOME DO TIPO, Tipo - TEXTO.
• Para cada interessados temos a opção de Excluir Interessado a qual remove o interessado da lista de interessados.

Serão enviados email aos interessados caso o documento sofra alguma movimentação (Envio, Recebimento, Arquivamento, Cancelamento, Ativação ou em Diligência):

Nesse passo o usuário deverá informar os dados da movimentação inicial do documento, podendo, também, informar um despacho para tal:

• Movimentação Inicial:
  • Para os documentos internos temos:
    • Origem Interna:*: Nesse campo será informada a procedência interna do documento, unidade do usuário ou outra unidade interna. Formato - ORIGEM INTERNA, Tipo - TEXTO.
      • Própria Unidade: Tipo - TEXTO. Para esse caso temos:
        • Unidade de Origem( RN01 ): Formato: NOME DA UNIDADE DO USUÁRIO (CÓDIGO DA UNIDADE) - Tipo - TEXTO.
        • Unidade de Destino*: Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE | ÁRVORE DE UNIDADES, Tipo - NUMÉRICO, AUTOCOMPLETE e TEXTO.
        • Tempo Esperado na Unidade de Destino: Formato - 999 dia(s), Tipo - NUMÉRICO.
        • Urgente: Tipo - LÓGICO.
      • Outra Unidade: Tipo - TEXTO. Para esse caso temos:
        • Unidade de Origem*( RN01 ): Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE | ÁRVORE DE UNIDADES, Tipo - NUMÉRICO, AUTOCOMPLETE e TEXTO.
        • Unidade de Destino: Formato: NOME DA UNIDADE DO USUÁRIO (CÓDIGO DA UNIDADE) - Tipo - TEXTO.
  • Para os documentos externos temos:
    • Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO (UF - ESFERA ADMINISTRATIVA), Tipo - AUTOCOMPLETE.
    • Unidade de Destino: Formato: NOME DA UNIDADE DO USUÁRIO (CÓDIGO DA UNIDADE) - Tipo - TEXTO.
  • Informar Despacho:
    • Cadastrar Despacho: Formato: SIM|NÃO, Tipo - TEXTO.
    • Tipo do Despacho:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'Decisório', 'Ordinatório', 'Interlocutório' ou 'Saneador'.
    • Parecer:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'FAVORÁVEL' ou 'DESFAVORÁVEL'. Apenas quando o tipo do despacho for Decisório.
    • Servidor Responsável pelo Despacho:* Tipo TEXTO, formato: NOME SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE).
    • Público:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções: 'SIM' ou 'NÃO'.
    • Forma do Despacho:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções de: 'Informar Despacho' ou 'Anexar Arquivo'.
      • Caso selecione a opção Informar Despacho, será exibido um campo denominado Despacho*, para se inserir o texto do protocolo.
        • Anexo: Tipo - TEXTO. Para a forma de despacho 'Informar Despacho' é disponibilizada a opção de anexar algum documento junto ao texto do despacho.
      • Caso selecione a outra opção, será exibido um campo denominado Arquivo*, para realizar o upload do arquivo do despacho.

No seguinte passo serão apresentados os Dados Gerais do Documento para serem conferidos antes da confirmação do cadastro ( RN08 ). As informações exibidas são:

• Origem do Documento: Formato: INTERNO | EXTERNO, Tipo - TEXTO.
• Protocolo de Registro Original: Tipo - TEXTO.
• Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO. Para Documentos externos.
• Data de Autuação Original: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Para Documentos externos.
• Identificador: Tipo - TEXTO.
• Ano: Formato - AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Assunto do Documento (CONARQ): Formato - 999.999 - DENOMINAÇÃO ASSUNTO DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Unidade Origem: Formato - SIGLA UNIDADE ORIGEM (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
• Data do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Observação: Tipo - TEXTO.
• Arquivos Anexados ao Documento:
  • Nome do Arquivo: Tipo - TEXTO.
  • Descrição: Tipo - TEXTO.
  • Arquivo: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO ARQUIVO.
• Interessados Inseridos ao Documento:
  • Identificador: Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Nome: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO ALUNO.
  • E-Mail: Tipo TEXTO.
  • Tipo: Tipo - TEXTO.
• Dados da Movimentação, com os dados:
  • Para documentos internos:
    • Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
    • Unidade de Destino: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Para documentos externos:
    • Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO.
    • Unidade de Destino: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Para documentos de ofício:
    • Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
    • Órgão de Destino: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO.
• Despacho:
  • Tipo do Despacho: Tipo - TEXTO.
  • Parecer: Tipo - TEXTO, Formato - 'FAVORÁVEL' | 'DESFAVORÁVEL'
  • Servidor Responsável pelo Despacho: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO SERVIDOR
  • Público: Tipo - TEXTO, Formato - 'SIM' | 'NÃO'

Por fim serão exibidas as informações do documento gerado:

• Número: Formato - AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
• Protocolo: Formato - 23077.999999/AAAA-99, Tipo - NUMÉRICO
• Protocolo de Registro Original: Tipo - TEXTO.
• Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO. Para Documentos externos.
• Data de Autuação Original: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Para Documentos externos.
• Identificador: Tipo - TEXTO.
• Ano: Formato - AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Assunto do Documento (CONARQ): Formato - 999.999 - DENOMINAÇÃO ASSUNTO DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Unidade Origem: Formato - SIGLA UNIDADE ORIGEM (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
• Data do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Observação: Tipo - TEXTO.
• Arquivos Anexados ao Documento:
  • Nome do Arquivo: Tipo - TEXTO.
  • Descrição: Tipo - TEXTO.
  • Arquivo: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO ARQUIVO.
• Interessados Inseridos ao Documento:
  • Identificador: Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Nome: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO ALUNO.
  • E-Mail: Tipo TEXTO.
  • Tipo: Tipo - TEXTO.
• Dados da Movimentação, com os dados:
  • Para documentos internos:
    • Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
    • Unidade de Destino: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Para documentos externos:
    • Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO.
    • Unidade de Destino: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Para documentos de ofício:
    • Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
    • Órgão de Destino: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO.
• Despacho:
  • Tipo do Despacho: Tipo - TEXTO.
  • Parecer: Tipo - TEXTO, Formato - 'FAVORÁVEL' | 'DESFAVORÁVEL'
  • Servidor Responsável pelo Despacho: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO SERVIDOR
  • Público: Tipo - TEXTO, Formato - 'SIM' | 'NÃO'

O usuário também poderá Imprimir Comprovante, nele conterá as informações do documento cadastrado juntamente com seu código de barra respectivo.

Na página da comprovante serão mostrados os dados principais do processo e suas movimentações associadas.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - A unidade de destino escolhida deve possuir pelo menos um usuário cadastrado no sistema para receber o documento.
• RN02 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de cadastrar protocolo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de cadastrar protocolo, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
• RN03 - O Assunto do Documento (CONARQ) apenas será solicitado caso o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ seja verdadeiro.
• RN04 - Caso o documento seja do tipo MEMORANDO ELETRÔNICO ou MEMORANDO CIRCULAR, o seu identificador deve ser apenas numérico.
• RN05 - O campo suporte deve aparecer apenas quando o parâmetro PERMITE_SUPORTE_PROTOCOLO for verdadeiro.
• RN06 - O campo Grau de Sigilo dele aparecer apenas quando a natureza do documento for classificada como Sigiloso.
• RN07 - O grau de sigilo pode ser: confidencial, reservado, secreto ou ultra-secreto.
• RN08 - Na confirmação do cadastro de documentos será verificado a duplicidade do mesmo seguindo os critérios do tipo, ano, origem, destino e interessado(s). Caso seja constato documentos com a mesma características será alertado ao usuário com a opção de cancelar a operação ou cadastrá-lo mesmo assim.
• RN09 - Para origem do documento externa e tipo da pessoa como física o campo de Protocolo de Registro Original será facultativo, já para pessoa como jurídica será obrigatório. (Removida obrigatoriedade sempre. Tarefa 202500).
• RN10 - O sistema deve realizar a contagem de páginas do arquivo inserido pelo usuário.
• RN11 - Só serão permitidos adicionar documentos nos formatos definidos em Listar/Alterar Formatos de Documento Permitidos
• RN12 - Opção disponível apenas para documentos do tipo pdf.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.