Consulta de Documentos

Este caso de uso é utilizado pelos gestores de protocolo com a finalidade de verificar os detalhes dos documentos cadastrados na instituição.

O caso de uso é acionado quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Módulo Protocolo → Aba Consultas/Relatórios → Consultas → Documentos.

É exibido um formulário para consultar de documentos. O usuário deve preencher um ou mais campos da consulta:

• Protocolo: Tipo NUMÉRICO, formato: RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES.
• Código de Barras: Formato - RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES, Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Tipo TEXTO, são apresentadas as opções: 'INTERNA' e 'EXTERNA'.
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano do Documento: Tipo NUMÉRICO, formato: AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
• Órgão Externo de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO.
• Período do Documento: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Período do Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Situação: Tipo TEXTO.
• Observação: Tipo TEXTO.
• Assinante do Documento: Formato - AUTOCOMPLETE, Tipo - TEXTO.
• Todos os Documentos: Tipo LÓGICO.

Estão disponíveis para refinamento da consulta os Dados dos Interessados, a saber:

• Interessado: Tipo AUTOCOMPLETE, Formato - NOME DO INTERESSADO.
• Tipo do Interessado: Tipo TEXTO.
• Nome do Interessado: Tipo TEXTO.

Em seguida, estão disponíveis para refinamento da consulta os Dados da Última Movimentação, a saber:

• Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
• Órgão Externo de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO.
• Unidade de Destino: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
• Órgão Externo de Destino: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO.
• Período do Envio: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Período do Recebimento: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Recebido pelo Destino: Tipo TEXTO, são apresentadas as opções de: 'SIM' ou 'NÃO'.

Também está disponível a seguinte opção de visualização:

• Formato de Impressão: Formato - SIM/NÃO, Tipo - LÓGICO.

Uma listagem é exibida relacionando todos os documentos filtrados, com os seguintes dados:

• Protocolo: Tipo TEXTO, formato: RADICAL.NUMÉRO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano: Tipo NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA HH:mm.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Leituras: Tipo NUMÉRICO.
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
• Observação: Tipo TEXTO.
• Para cada documento temos as seguintes opções:
  • Exibir Detalhes: o sistema disponibiliza a visualização dos detalhes do documento em questão.
  • Visualizar Leituras: exibe a lista de leituras do documento:
    • Documento:
      • Tipo: Tipo - TEXTO.
      • Número: Tipo - NUMÉRICO.
      • Assunto: Tipo - TEXTO.
      • Origem: Tipo - TEXTO.
      • Situação: Tipo - TEXTO.
    • Leituras Realizadas no Documento:
      • Data: Tipo - DATA.
      • Usuário Tipo - TEXTO.
      • Unidade Tipo - TEXTO.
      • Situação Tipo - TEXTO.
  • Visualizar Interessados: exibe a lista dos interessados do documento
    • Identificador: Tipo - NUMÉRICO, Formato - 999999999.
    • Tipo: Tipo - TEXTO.
    • Nome: Tipo - TEXTO.
    • E-Mail: Tipo TEXTO.

Caso a opção de Formato de Impressão esteja selecionada, a listagem descrita acima será exibida em um relatório (RN01).

Caso de uso é finalizado.

• RN01 - Caso a opção Formato de Impressão esteja selecionada e a busca retorne mais de 500 registros, o relatório não é gerado.
• RN02 - O campo Assunto do Documento (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
• RN03 - O campo Título do Memorando só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento seja um memorando.
• RN04 - O campo Assunto só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento NÃO seja um memorando.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.