Cadastrar Despacho

Um documento reúne informações que podem tramitar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento.

Este caso de uso possibilita o cadastro e alteração de despachos eletrônicos em documentos. Um Despacho Eletrônico de Documento é uma informação adicional que é incluída durante uma movimentação de um documento. Esta informação se refere a um parecer que o usuário apresenta após fazer sua análise do assunto abordado no documento. O usuário pode fazer o Despacho Eletrônico nas movimentações de documentos destinados a sua unidade que ainda não foram enviados, ou seja, o documento ainda permanece em sua unidade.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Despacho.

São exibidas as seguintes opções para buscar documentos (RN01):

• Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Código de Barras: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Formato - Interna ou Externa, Tipo - TEXTO.
• Identificador: TIPO - TEXTO.
• Número: TIPO - NUMÉRICO.
• Ano do Documento: Formato - 9999, Tipo - NUMÉRICO.
• Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Tipo do Documento: Formato - NOME DO TIPO, Tipo - TEXTO.
• Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO), Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Órgão Externo de Origem: Formato - DESCRIÇÃO DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Período do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Período do Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Todos os Documentos na Unidade

Inicialmente já são listados todos os documentos que estejam na unidade atual ou na unidade responsável.

Na listagem são exibidas as seguintes informações do documento:

• Protocolo: Formato - RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS, Tipo - NUMÉRICO.
• Identificador: Formato - IDENTIFICADOR DO DOCUMENTO, TIPO - TEXTO.
• Número: Formato - NÚMERO DO DOCUMENTO, TIPO - NUMÉRICO.
• Ano: Formato - NÚMERO DO DOCUMENTO, TIPO - NUMÉRICO.
• Data do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Tipo do Documento: Formato - NOME DO TIPO, Tipo - TEXTO.
• Origem do Documento: Formato - DESCRIÇÃO DA UNIDADE OU ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - TEXTO.
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN05): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN06): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN07): Tipo TEXTO.

Para cada um dos documentos apresentaram as seguintes opções:

• Visualizar Documento: Serão exibidos detalhes do documento selecionado especificados em Documento Detalhado.
• Cadastrar Despacho: Segue para a página para informar os dados do despacho. São exibidas as seguintes informações:
  • Documento: Formato - NÚMERO/ANO, TIPO - NUMÉRICO.
  • Tipo do Documento: Tipo - TEXTO.
  • Unidade de Origem: Formato - NOME UNIDADE DESTINO (CÓDIGO UNIDADE DESTINO), Tipo - TEXTO.
  • E serão pedidas as seguintes informações do despacho:
    • Tipo do Despacho:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'Decisório', 'Ordinatório', 'Interlocutório' ou 'Saneador'.
    • Parecer:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'FAVORÁVEL' ou 'DESFAVORÁVEL'. Apenas quando o tipo do despacho for Decisório.
    • Servidor Responsável pelo Despacho:* Tipo TEXTO, formato: NOME SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE).
    • Público:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções: 'SIM' ou 'NÃO'.
    • Forma do Despacho:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções de: 'Informar Despacho' ou 'Anexar Arquivo'.
      • Caso selecione a opção Informar Despacho, será exibido um campo denominado Despacho*, para se inserir o texto do protocolo.
        • Anexo: Tipo - TEXTO. Para a forma de despacho 'Informar Despacho' é disponibilizada a opção de anexar algum documento junto ao texto do despacho.
      • Caso selecione a outra opção, será exibido um campo denominado Arquivo*, para realizar o upload do arquivo do despacho.
  • Após a confirmação de inserção do despacho, então serão exibidas as informações:
    • Documento: Formato - NÚMERO/ANO, TIPO - NUMÉRICO.
    • Tipo do Documento: Tipo - TEXTO.
    • Unidade de Origem: Formato - NOME UNIDADE DESTINO (CÓDIGO UNIDADE DESTINO), Tipo - TEXTO.
    • Tipo do Despacho: Tipo TEXTO.
    • Servidor Responsável pelo Despacho: Tipo TEXTO.
    • Público: Tipo TEXTO.
• Editar Despachos: Segue para a página onde serão exibidos os despachos já cadastrados para o processo e na qual permitirá a alteração destes despachos. Serão então serão exibidas as seguintes informações dos despachos:
  • Data do Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Unidade: Formato: NOME UNIDADE (CÓDIGO UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
  • Situação: Formato: SITUAÇÃO DO DESPACHO, Tipo - TEXTO.
  • Para casa despacho serão mostradas as opções:
    • Visualizar Despacho (RN03): Será exibido o despacho com o seguinte o modelo abaixo
    • Editar Despachos: Segue para a página do Cadastrar Despacho exibindo os dados do despacho para a alteração.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - É possível cadastrar e alterar mais de um despacho para um mesmo documento.
• RN02 - Não é possível realizar despachos em documentos que não tenham sido recebidos pela unidade do usuário.
• RN03 - Despachos só podem ser visualizados após a autenticação do usuário responsável
  • Apenas o usuário que cadastrou o despacho poderá visualizá-lo antes da autenticação
  • Se o despacho for público poderá ser visualizado por todos os usuários
  • Se o despacho não for público só poderá ser visualizado pelos usuários da mesma unidade do usuário que cadastrou
• RN04 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de cadastrar protocolo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de cadastrar protocolo, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
• RN05 - O campo Assunto do Documento (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
• RN06 - O campo Título do Memorando só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento seja um memorando.
• RN07 - O campo Assunto só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento NÃO seja um memorando.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.