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Cadastrar Documento
Um documento reúne informações que podem tramitar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento.
Esse caso de uso tem a finalidade de realizar o cadastro de um documento.
É utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de documentos protocolados nas unidades.
Pré-condições:
- O sistema deverá apresentar o parâmetro NUMERO_RADICAL_PADRAO_PROTOCOLO definido ou a unidade do usuário deverá ser ou apresentar uma unidade responsável protocolizadora, ou seja, uma unidade que apresente um radical associado. Caso estas condições não sejam observadas, o usuário será encaminhado para uma página de erro de negocio onde será lhe informada esta condição.
Descrição do Caso de Uso
Esse caso de uso se inicia quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento.
Passo 1
O caso de uso começa com o usuário acessando o sistema e preenchendo os Dados do Documento:
- Origem do Documento*: Nesse campo será informada a procedência do documento, interna ou externa. Formato - ORIGEM DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Documento Interno: Tipo - TEXTO.
- Documento Externo: Tipo - TEXTO. Caso esta opção seja escolhida, surgem os novos campos:
- Tipo do Documento*: Formato - NOME DO TIPO DO DOCUMENTO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Documento (Identificador/Ano): Formato - IDENTIFICADOR/AAAA. Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Assunto do Documento (CONARQ): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
- Data do Documento*: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Suporte*: Formato - Físico/Digital, Tipo - TEXTO. ( RN05 )
- Natureza do Documento*: Formato - Ostensivo/Sigiloso, Tipo - TEXTO.
- Observação: Tipo - TEXTO.
Informações exclusivas para “Documentos Externos”:
- Tipo da Pessoa*: Formato - FÍSICA/JURÍDICA, Tipo - Caractere. ( RN09 )
- Protocolo do registro do documento no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv)?*: Formato - SIM/NÃO, Tipo - LÓGICO.
- Protocolo de Registro Original: Caso seja no formato acima referido, temos: Formato - 99999.99999.AAAA-99, Tipo - NUMÉRICO. Caso contrário, temos: Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Órgão de Origem*: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO (UF - ESFERA ADMINISTRATIVA), Tipo - AUTOCOMPLETE. Aparece apenas quando a opção Documento Externo esteja selecionada.
- Data de Autuação Original*: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Aparece apenas quando a opção Documento Externo esteja selecionada.
Para cada documento, é possível adicionar uma lista de assinantes que irão garantir a autenticidade do documento escrito ou anexado. São exibidas as opções de Adicionar Assinante, onde é possível escolher servidores da unidade do usuário, e Adicionar Assinantes de Outra Unidade, onde poderão ser adicionados servidores de outras unidades. Após adicionar os assinantes, é exibida uma listagem com os dados:
- Assinante: Tipo - TEXTO.
- Unidade: Tipo - TEXTO.
- Situação: Tipo - TEXTO.
É possível remover os assinantes da listagem. Abaixo da listagem de assinantes de um documento anexo, é possível escolher a opção de:
- Incluir Folha de Assinantes ao Final do Documento: Tipo - LÓGICO. ( RN12 ).
Passo 2
- Escrever Documento: o usuário poderá redigir o texto do documento e posterior assinatura. Os documentos gerados no sistema deverão conter um código de autenticidade para verificação no portal público.
- Anexar Documento: usuário poderá anexar o arquivo do documento que está sendo cadastrado. ( RN11 )
- Tipo do Documento*: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Data de Recebimento*: Formato: DD/MM/AAAA.
- Responsável pelo recebimento: Tipo - AUTOCOMPLETE. Lista os usuários da unidade do usuário logado.
- Data do Documento*: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Identificador: Formato - LIVRE, Tipo - TEXTO.
- Ano: Formato: AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
- Número de Folhas: Formato - 999999, Tipo - NUMÉRICO.
- Tipo de Conferência: Combo com as seguintes opções documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
- Arquivo Digital: Possibilidade de se anexar um arquivo ao documento que será inserido no processo, através da opção Enviar arquivo. Os documentos enviados serão destinados ao SIGED e podem ser acessados pelo caso de uso Busca de Documentos.
Passo 3
Continuando o cadastro, o usuário deve informar os interessados deste documento. Os interessados podem ser de 5 categorias:
- Servidor: Servidores da instituição, onde serão identificados pela matrícula SIAPE (Sem o dígito verificador). Tipo - LÓGICO.
- Nome servidor: Formato - NOME DO SERVIDOR | MATRICULA SIAPE, Tipo - AUTOCOMPLETE
- Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
- E-Mail: Tipo - TEXTO.
- Aluno*: Alunos que serão identificados pela matricula. Tipo - LÓGICO.
- Aluno: Formato - NOME DO ALUNO | MATRICULA, Tipo - AUTOCOMPLETE
- Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
- E-Mail: Tipo - TEXTO.
- Credor: Pessoas físicas ou Jurídicas que são interessados em documentos de compra, pagamento, por exemplo. Tipo - LÓGICO.
- Credor*: Pessoas físicas ou Jurídicas. Formato - NOME DO CREDOR, Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
- E-Mail: Tipo - TEXTO.
- Unidade: Uma unidade da instituição. Tipo - LÓGICO.
- Unidade*: Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE | ÁRVORE DE UNIDADES, Tipo - NUMÉRICO, AUTOCOMPLETE e TEXTO.
- Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
- E-Mail: Tipo - TEXTO.
- Outros: Público Externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque aos citados acima. Tipo - LÓGICO.
- CPF/CNPJ: Formato - 999.999.999-99 | 99.999.999/9999-99, Tipo - NUMÉRICO
- Nome do Interessado*: Formato - NOME DO INTERESSADO, Tipo - TEXTO.
- Notificar Interessado: Tipo - LÓGICO.
- E-Mail: Tipo - TEXTO.
Abaixo, é exibida a lista dos Interessados Inseridos no Documento com os dados de acordo com a categoria informada:
- Identificador: Formato: IDENTIFICADOR DO INTERESSADO, Tipo - NUMÉRICO.
- Nome: Formato: NOME DO INTERESSADO, Tipo - TEXTO.
- E-Mail: Tipo - TEXTO.
- Tipo: Formato: NOME DO TIPO, Tipo - TEXTO.
- Para cada interessados temos a opção de Excluir Interessado a qual remove o interessado da lista de interessados.
Serão enviados email aos interessados caso o documento sofra alguma movimentação (Envio, Recebimento, Arquivamento, Cancelamento, Ativação ou em Diligência):
Passo 4
Nesse passo o usuário deverá informar os dados da movimentação inicial do documento, podendo, também, informar um despacho para tal:
- Movimentação Inicial:
- Para os documentos internos temos:
- Origem Interna:*: Nesse campo será informada a procedência interna do documento, unidade do usuário ou outra unidade interna. Formato - ORIGEM INTERNA, Tipo - TEXTO.
- Própria Unidade: Tipo - TEXTO. Para esse caso temos:
- Unidade de Origem( RN01 ): Formato: NOME DA UNIDADE DO USUÁRIO (CÓDIGO DA UNIDADE) - Tipo - TEXTO.
- Unidade de Destino*: Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE | ÁRVORE DE UNIDADES, Tipo - NUMÉRICO, AUTOCOMPLETE e TEXTO.
- Tempo Esperado na Unidade de Destino: Formato - 999 dia(s), Tipo - NUMÉRICO.
- Urgente: Tipo - LÓGICO.
- Outra Unidade: Tipo - TEXTO. Para esse caso temos:
- Unidade de Origem*( RN01 ): Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE | ÁRVORE DE UNIDADES, Tipo - NUMÉRICO, AUTOCOMPLETE e TEXTO.
- Unidade de Destino: Formato: NOME DA UNIDADE DO USUÁRIO (CÓDIGO DA UNIDADE) - Tipo - TEXTO.
- Para os documentos externos temos:
- Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO (UF - ESFERA ADMINISTRATIVA), Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Unidade de Destino: Formato: NOME DA UNIDADE DO USUÁRIO (CÓDIGO DA UNIDADE) - Tipo - TEXTO.
- Informar Despacho:
- Cadastrar Despacho: Formato: SIM|NÃO, Tipo - TEXTO.
- Tipo do Despacho:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'Decisório', 'Ordinatório', 'Interlocutório' ou 'Saneador'.
- Parecer:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'FAVORÁVEL' ou 'DESFAVORÁVEL'. Apenas quando o tipo do despacho for Decisório.
- Servidor Responsável pelo Despacho:* Tipo TEXTO, formato: NOME SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE).
- Público:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções: 'SIM' ou 'NÃO'.
- Forma do Despacho:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções de: 'Informar Despacho' ou 'Anexar Arquivo'.
- Caso selecione a opção Informar Despacho, será exibido um campo denominado Despacho*, para se inserir o texto do protocolo.
- Anexo: Tipo - TEXTO. Para a forma de despacho 'Informar Despacho' é disponibilizada a opção de anexar algum documento junto ao texto do despacho.
- Caso selecione a outra opção, será exibido um campo denominado Arquivo*, para realizar o upload do arquivo do despacho.
Passo 5
No seguinte passo serão apresentados os Dados Gerais do Documento para serem conferidos antes da confirmação do cadastro ( RN08 ). As informações exibidas são:
- Origem do Documento: Formato: INTERNO | EXTERNO, Tipo - TEXTO.
- Protocolo de Registro Original: Tipo - TEXTO.
- Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO. Para Documentos externos.
- Data de Autuação Original: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Para Documentos externos.
- Identificador: Tipo - TEXTO.
- Ano: Formato - AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
- Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Assunto do Documento (CONARQ): Formato - 999.999 - DENOMINAÇÃO ASSUNTO DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
- Unidade Origem: Formato - SIGLA UNIDADE ORIGEM (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
- Data do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Observação: Tipo - TEXTO.
- Arquivos Anexados ao Documento:
- Nome do Arquivo: Tipo - TEXTO.
- Descrição: Tipo - TEXTO.
- Arquivo: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO ARQUIVO.
- Interessados Inseridos ao Documento:
- Identificador: Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Nome: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO ALUNO.
- E-Mail: Tipo TEXTO.
- Tipo: Tipo - TEXTO.
- Dados da Movimentação, com os dados:
- Para documentos internos:
- Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Unidade de Destino: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Para documentos externos:
- Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO.
- Unidade de Destino: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Para documentos de ofício:
- Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Órgão de Destino: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO.
- Despacho:
- Tipo do Despacho: Tipo - TEXTO.
- Parecer: Tipo - TEXTO, Formato - 'FAVORÁVEL' | 'DESFAVORÁVEL'
- Servidor Responsável pelo Despacho: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO SERVIDOR
- Público: Tipo - TEXTO, Formato - 'SIM' | 'NÃO'
Passo 6
Por fim serão exibidas as informações do documento gerado:
- Número: Formato - AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
- Protocolo: Formato - 23077.999999/AAAA-99, Tipo - NUMÉRICO
- Protocolo de Registro Original: Tipo - TEXTO.
- Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO. Para Documentos externos.
- Data de Autuação Original: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Para Documentos externos.
- Identificador: Tipo - TEXTO.
- Ano: Formato - AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
- Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Assunto do Documento (CONARQ): Formato - 999.999 - DENOMINAÇÃO ASSUNTO DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
- Unidade Origem: Formato - SIGLA UNIDADE ORIGEM (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
- Data do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Observação: Tipo - TEXTO.
- Arquivos Anexados ao Documento:
- Nome do Arquivo: Tipo - TEXTO.
- Descrição: Tipo - TEXTO.
- Arquivo: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO ARQUIVO.
- Interessados Inseridos ao Documento:
- Identificador: Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Nome: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO ALUNO.
- E-Mail: Tipo TEXTO.
- Tipo: Tipo - TEXTO.
- Dados da Movimentação, com os dados:
- Para documentos internos:
- Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Unidade de Destino: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Para documentos externos:
- Órgão de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO.
- Unidade de Destino: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Para documentos de ofício:
- Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Órgão de Destino: Formato - NOME DO ÓRGÃO ( UF - ESFERA ADMINISTRATIVA ), Tipo - TEXTO.
- Despacho:
- Tipo do Despacho: Tipo - TEXTO.
- Parecer: Tipo - TEXTO, Formato - 'FAVORÁVEL' | 'DESFAVORÁVEL'
- Servidor Responsável pelo Despacho: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO SERVIDOR
- Público: Tipo - TEXTO, Formato - 'SIM' | 'NÃO'
O usuário também poderá Imprimir Comprovante, nele conterá as informações do documento cadastrado juntamente com seu código de barra respectivo.
Na página da comprovante serão mostrados os dados principais do processo e suas movimentações associadas.
O caso de uso é finalizado.
Principais Regras de Negócio
- RN01 - A unidade de destino escolhida deve possuir pelo menos um usuário cadastrado no sistema para receber o documento.
- RN02 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de cadastrar protocolo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de cadastrar protocolo, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
- RN03 - O Assunto do Documento (CONARQ) apenas será solicitado caso o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ seja verdadeiro.
- RN04 - Caso o documento seja do tipo MEMORANDO ELETRÔNICO ou MEMORANDO CIRCULAR, o seu identificador deve ser apenas numérico.
- RN05 - O campo suporte deve aparecer apenas quando o parâmetro PERMITE_SUPORTE_PROTOCOLO for verdadeiro.
- RN06 - O campo Grau de Sigilo dele aparecer apenas quando a natureza do documento for classificada como Sigiloso.
- RN07 - O grau de sigilo pode ser: confidencial, reservado, secreto ou ultra-secreto.
- RN08 - Na confirmação do cadastro de documentos será verificado a duplicidade do mesmo seguindo os critérios do tipo, ano, origem, destino e interessado(s). Caso seja constato documentos com a mesma características será alertado ao usuário com a opção de cancelar a operação ou cadastrá-lo mesmo assim.
- RN09 -
Para origem do documento externa e tipo da pessoa como física o campo de Protocolo de Registro Original será facultativo, já para pessoa como jurídica será obrigatório.(Removida obrigatoriedade sempre. Tarefa 202500). - RN10 - O sistema deve realizar a contagem de páginas do arquivo inserido pelo usuário.
- RN11 - Só serão permitidos adicionar documentos nos formatos definidos em Listar/Alterar Formatos de Documento Permitidos
- RN12 - Opção disponível apenas para documentos do tipo pdf.
Resoluções/Legislações Associadas
PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.