Registro de Ocorrência de Documento

Um documento reune informações que podem tramitar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar observações no documento em forma de Ocorrência de Documento.

Uma Ocorrência de Documento é uma informação adicional que é incluída durante uma movimentação de um documento. Esta informação se refere a uma observação que o usuário apresenta sobre eventos ocorridos enquanto o documento permanecia em sua unidade. O usuário pode fazer o Registro de Ocorrência nas movimentações de documentos destinados a sua unidade que ainda não foram enviados, ou seja, o documento ainda permanece em sua unidade.

O Registro de Ocorrência de Documento é feito através da informação da data da ocorrência e uma observação. O que difere uma Ocorrência de um Despacho é que este último representa uma posição final sobre o trâmite, algo mais formal, enquanto uma ocorrência é uma observação corriqueira.

O caso de uso inicia-se quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Ocorrência.

São exibidas as seguintes opções para buscar documentos (RN01):

• Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Código de Barras: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Formato - Interna ou Externa, Tipo - TEXTO.
• Identificador: TIPO - TEXTO.
• Número: TIPO - NUMÉRICO.
• Ano do Documento: Formato - 9999, Tipo - NUMÉRICO.
• Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Tipo do Documento: Formato - NOME DO TIPO, Tipo - TEXTO.
• Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO), Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Órgão Externo de Origem: Formato - DESCRIÇÃO DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Período do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Período do Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Todos os Documentos na Unidade

Inicialmente já são listados todos os documentos que estejam na unidade atual ou na unidade responsável.

Na listagem são exibidas as seguintes informações do documento:

• Protocolo: Formato - RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS, Tipo - NUMÉRICO.
• Identificador: Formato - IDENTIFICADOR DO DOCUMENTO, TIPO - TEXTO.
• Número: Formato - NÚMERO DO DOCUMENTO, TIPO - NUMÉRICO.
• Ano: Formato - NÚMERO DO DOCUMENTO, TIPO - NUMÉRICO.
• Data do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Tipo do Documento: Formato - NOME DO TIPO, Tipo - TEXTO.
• Origem do Documento: Formato - DESCRIÇÃO DA UNIDADE OU ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - TEXTO.
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN04): Tipo TEXTO.

Para cada um dos documentos apresentaram as seguintes opções:

• Visualizar Documento: Serão exibidos detalhes do documento selecionado especificados em Documento Detalhado.
• Adicionar Ocorrência: Segue para a página para informar os dados da ocorrência (RN05):
  • Documento : Formato - NÚMERO/ANO, Tipo - NUMÉRICO.
  • Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
  • Data da Ocorrência*: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Prazo de Término (Em Dias): Formato - 999, Tipo - NUMÉRICO.
  • Ocorrência*: Tipo - TEXTO, representa a ocorrência propriamente dita.
  • Situação*: Formato - NOME DA SITUAÇÃO, Tipo - TEXTO.
• Visualizar/Alterar Ocorrências: Segue para a página onde serão exibidas as ocorrências já cadastradas para o documento e na qual permitirá a modificação ou exclusão destas ocorrências. Serão mostradas os seguintes dados das ocorrências:
  • Ocorrência: Tipo - TEXTO, representa a ocorrência propriamente dita.
  • Data do Cadastro: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Data Ocorrência: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Usuário: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO. Usuário que cadastrou a ocorrência.
  • Situação: Formato - NOME DA SITUAÇÃO, Tipo - TEXTO.
  • Para cada ocorrência são apresentadas as opções:
    • Alterar Ocorrência: Segue para a página do Adicionar Ocorrência com os dados populados para a alteração (RN06).
    • Excluir Ocorrência: Remover a ocorrência do processo, pedindo a confirmação antes.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Só é possível cadastrar ocorrências para documentos que estão na unidade do usuário ou unidade responsável.
• RN02 - O campo Assunto do Documento (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
• RN03 - O campo Título do Memorando só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento seja um memorando.
• RN04 - O campo Assunto só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento NÃO seja um memorando.
• RN05 - Após cadastrar uma ocorrência é criado um novo registro de histórico de ocorrência com a situação da ocorrência e o usuário que a cadastrou.
• RN06 - Após alterar uma ocorrência, se a situação da ocorrência for modificada, será criado um novo registro de histórico de ocorrência contendo a nova situação e o usuário responsável pela alteração.

Não se Aplica.