Cadastro de autoridade

Autoridades são formas padronizadas de se atribuir nomes alternativos a algumas informações bibliográficas. O sistema trabalha com autoridades de autores e assuntos.

Autoridades também são utilizadas para mantermos uma base na qual o usuário pode registar interesse em determinado autor ou assunto.

Cada autoridade possui uma entrada autorizada e alguns nomes alternativos (entradas remissivas).

• Exemplo de uma autoridade para autor:

Entrada Autorizada:

      "Machado de Assis"
      Entradas Remissivas:
      "Lara"
      "João das Regras"

• Exemplo de uma autoridade para assunto:

       Entrada Autorizada:
       "Aids"
       Entradas Remissivas:
       "Cida"
       "Sindrome da Imunodeficiência adquirida"

Ficou definido que:

1. Entradas autorizadas de para autores: Os campos 100$a 110$a ou 111$a da base de autoridades.
2. Nomes remissivos para autoridades de autores: Os campos 400$a, 410$a e 411$a da base de autoridades

1. Entradas autoridades para assuntos : Os Campos 150$a 151$a 180$x da base de autoridades
2. Entradas remissivas para autoridades de assunto: Os campos 450$a 451$a 480$a da base de autoridades autoridades

Assim quando o usuário digita uma termo existente em algum campo 400$a da base de autoridades o sistema automaticamente recupera os Título que possuem o autor igual a entrada autorizada contida do campo 100$a da mesma autoridade.

Quais são os campos bibliográficos que as entras autoridades da base de autoridades pode ser inseridos (são os campos nos quais as lupas aparecem no momento da catalogação de Títulos) ?

1. Para autores: 100$a 110$a 111$a 700$a 710$a e 711$a da base bibliográfica
2. Para assuntos: 650$a 651$a 600$a 610$a 611$a 653$a e 650$x da base bibliográfica

Assim o campo 100$a pode ser preenchido com a entrada autoridade de um autor e quando a autoridade for alterada o campo 100$a desse título é automaticamente alterado também.

O cadastro dessas informações são realizadas também no formato MARC, mas com etiquetas específicas para autoridades.http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html

Essas informações também são importadas e exportadas. (hoje isso é feito pelo sistema CATBIB, gerando arquivos .AL - cópia local - e .AC - cópia para o arquivo central ).

Além das buscas, quando o usuário escolhe um dado da autoridade o sistema atribuiu ao sub campo do Título selecionado pelo usuário o dado da autoridade escolhida e atribui uma referência da autoridade ao sub campo. Essa referência o sistema usa para quando a autoridade for alterada, atualizar os dados dos sub campos dos Título que possuem referência para a autoridade.

O cadastro de autoridades podem ser feitas no link: Sigaa → Biblioteca → Processos Técnicos→ Cadastro Autoridades → Cadastrar Autoridade.

Existem 3 opções para o cadastro de autoridades:

• Digitar Manualmente (raramente utilizado)

O usuário é levado para uma tela onde deve digitar os dados do campo Líder e em seguida os dados do campo 008 de autoridades. (é diferente do Líder e 008 bibliográfico). Esses dados eram para serem validados igual aos dados bibliográficos, mas até o momento os valores para validação não estão no banco ainda, então o sistema não está validando. Em seguida o sistema irá para a tela de edição dos dados MARC para uma autoridade (a mesma tela dos dados bibliográficos sendo que aqui não possui o formato do material). Na qual é possível adicionar campos de controle e de dados de autoridades http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html. A manipulação da tela é a mesma do caso bibliográfico. https://docs.info.ufrn.br/doku.php?id=desenvolvimento:especificacoes:sigaa:biblioteca:catalogacao:catalogar_tombamento

       Obs.: Até o momento apenas os campo 100 e 400 foram cadastrados para efeito de teste.        
       Obs2.: O sistema não deve deixar o usuário criar vários cadastros de autoridades para a mesma autoridade campo 100$a, 110$a ou 111$a com o mesmo texto.
      Obs3.: Na criação o sistema deve preencher as posições 00 a 05 do campo 008 com a data que o registro está sendo gerado no formato ddMMyy.

       Ao clicar em "salvar" as validação MARC serão feitas e o registro da autoridade será salvo na base.

• Usar planilha (usado quando ocorre uma implantação, ou seja, uma autoridade que não foi encontrada em nenhuma outra biblioteca é criada no sistema)

Igual ao caso bibliográfico, o usuário será levado a uma página onde deve escolher uma planilha (uma espécie de template). Nesse caso apenas as planilhas de autoridades devem ser mostradas. Ao escolher uma planilha o usuário será redirecionado para a mesma tela do caso anterior, só que agora com os dados que já estavam na planilha preenchidos. O resto do caso de uso é igual ao caso anterior. planilhas de autoridades

• Importar dados autoridade (o caso mais usado, geralmente importado da FGV) Importar Autoridades

OBS:

Toda autoridade criada ou alterada será marcada pelo sistema como autoridade pendente de exportação. Essa informação será usada no caso de uso de exportar autoridade. Exportar Autoridade

Assim como na Catalogação de Título existem duas maneiras de catalogar uma autoridade.

REMOÇÃO DE AUTORIDADES

Na página de pesquisa de Autoridades aparece a opção de apagar a Autoridade do acervo. Nesse caso, à Autoridade será atribuído o valor ativo = false e será removido o objeto cache correspondente, assim a autoridade deixará de aparecer nas pesquisas para o usuário.

Também é possível remover a autoridade a partir da página de visualização de catalogações incompletas de autoridades.

FINALIZANDO UMA CATALOGAÇÃO

Na tela de catalogação haverá duas opções de “Salvar” ou “Finalizar” a Autoridade. Ao salvar a Autoridade será gerado um objeto cache normal mais a Autoridade ficará como não catalogada. Autoridades não catalogadas não podem ser exportados. São mostradas da cor Vermelha nas consultas.

Finalizar uma catalogação implica que a catalogação da Autoridade está pronta. Podem ser exportadas. Para finalizar uma catalogação além das informações MARC estarem corretas é necessário que a Autoridade possua um campo remissivo e uma entrada autorizada, além dos campos LDR e 008.

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DE UMA AUTORIDADE

Na página de catalogação é possível verificar o histórico de alterações de uma Autoridade, se essa já foi finalizada. O histório não é gerado quando o usuário salvar a Autoridade, apenas quando a Autoridade é finalizada ou atualizada.

1. RN01 Quando uma autoridade for alterada deve-se alterar automaticamente as informação em todos os Títulos

que usam informação da base de autoridades.

1. RN02 ( é o motivo de se manter um cadastro de autoridades no sistema ) Quando o usuário leigo buscar por uma entrada remissiva, por exemplo, “João das Regras” o sistema deve trazer nos resultados todas as obras de “Machado de Assis”.

Não se aplica.