No âmbito de uma instituição, é comum as demandas para aquisição de materiais e sua movimentação entre os diversos setores. Com isso, a necessidade de padronizar as informações referentes a esses materiais é de fundamental importância para os sistemas que se propõem a gerenciar tais demandas. Nesse contexto está inserido o Módulo Catálogo de Materiais, com a finalidade de permitir a catalogação, de forma padronizada, dos itens a serem adquiridos pela instituição.

Através do Módulo Catálogo de Materiais, é possível cadastrar materiais, solicitar um cadastro de material, bem como atender, negar ou retornar essas solicitações. Quanto ao material cadastrado, ele possui uma identificação padronizada composta por Grupo, Subgrupo e uma sequência numérica. Com relação aos outros módulos do SIPAC, o cadastro de material é essencial para as atividades de cadastro de notas fiscais, tombamento de bens, entrada de material em um almoxarifado, nas requisições de material.

Este módulo é parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) da UFRN e está em operação desde 2006, fazendo parte das atividades diárias do Departamento de Materiais e Patrimônio da Pró-Reitoria de Administração (DMP/PROAD).

Os fluxos relacionados ao módulo Catálogo de Materiais podem ser agrupados em três fases: O cadastro dos grupos, subgrupos e descritores pelos gestores do catálogo; a solicitação de cadastro de material ou atualização de preço pelo requisitor de material e, por fim, o atendimento das solicitações pelos gestores do catálogo.

Para que um material seja cadastrado, é necessário que o gestor do catálogo cadastre um grupo. Adicionalmente, pode-se cadastrar subgrupos e descritores para uma melhor identificação do material.

Sendo pré-requisito que o material a ser requisitado seja cadastrado no módulo catálogo de materiais, antes de cadastrar uma requisição de material, o requisitante deverá consultar o material a ser solicitado e, caso não encontre o material desejado, ele solicita o cadastro daquele material.

Em uma requisição de material para compra, ao identificar que determinado material possui preço divergente do preço médio praticado no mercado, o requisitante pode solicitar que o material em questão tenha seu preço atualizado.