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Abertura de Termo de Acautelamento
Acautelar um bem é transferir a responsabilidade dele a determinado servidor em específico, que guardará o bem com cautela e precaução. Este caso de uso geralmente é usado para armamentos ou material apreendido pela Polícia, por se tratarem de materiais perigosos e a Instituição não ter como garantir a segurança desses materiais sem atribuir um responsável imediato a eles. Além disso, o acautelamento de armas, pela natureza e origem de seu objeto, é provisório e precário, exigindo-se, em razão disto, controle rigoroso e efetivo. Logo as informações necessárias para este controle são solicitadas neste caso de uso.
O gestor de patrimônio será responsável por fazer este controle de acautelamento.
Pré-condições:
- Estar logado no sistema como um gestor de patrimônio global ou da unidade gestora.
Descrição do Caso de Uso
Este caso de uso inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Patrimônio → Bens → Acautelamento → Abertura de Termo de Acautelamento
Passo 1
São solicitadas as informações do Termo de Acautelamento:
Ao escolher o detentor são exibidas as seguintes informações, algumas editáveis:
- Detentor*: Tipo TEXTO. Formato: NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE - CARGO).
- Lotação: Tipo TEXTO. Formato: NOME DA UNIDADE.
- Cargo: Tipo TEXTO.
- Unidade de Acautelamento*: Tipo AUTOCOMPLETE, Formato: UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Entrada de dados: NOME ou CÓDIGO DA UNIDADE.
- Representa a Unidade de onde serão retirados os bens para a cautela do Servidor. (RN03, RN16, RN19).
- Localidade: Tipo AUTOCOMPLETE. Formato: CÓDIGO - NOME DA LOCALIDADE, Entrada de Dados : DESCRIÇÃO DA LOCALIDADE. (RN04, RN16, RN24)
- As localidades podem ser visualizadas através do caso de uso Listar/Alterar Localidade.
- Data Prevista para Fechamento: Tipo DATA. (RN05).
Passo 2
São exibidas as seguintes informações:
- Detentor: Tipo TEXTO. Formato: NOME DO SERVIDOR.
- Lotação: Tipo TEXTO.
- Cargo: Tipo TEXTO.
- Unidade de Acautelamento: Tipo TEXTO. Formato: UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Representa a Unidade de onde serão retirados os bens para a cautela do Servidor.
- Localidade: Tipo TEXTO. Formato: LOCALIDADE. Representa a Localidade da Unidade de onde serão retirados os bens para a cautela do Servidor.
- Data de Abertura: Tipo DATA. (RN06)
- Data Prevista para Fechamento: Tipo DATA.
São disponibilizados os seguintes filtros para a busca dos bens a serem inseridos no termo de acautelamento: (RN18 e RN21)
- Nº. de Tombamento: Tipo NUMÉRICO. Formato: AAAA999999.
- Denominação: Tipo TEXTO.
- Unidade: Tipo Texto. Formato NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Nesse caso a Unidade de Acautelamento escolhida vem preenchida por padrão.
- Localidade: Tipo Texto. Formato NOME DA LOCALIDADE. Nesse caso a Localidade de Acautelamento caso escolhida anteriormente, vem preenchida por padrão, caso não, Tipo AUTOCOMPLETE, Formato: CÓDIGO - NOME DA LOCALIDADE, Entrada de Dados : DESCRIÇÃO DA LOCALIDADE. (RN04)
- Grupo do Material: Tipo AUTOCOMPLETE. Formato: 9999 - NOME DO GRUPO DE MATERIAL, Entrada de Dados: CÓDIGO OU NOME DO GRUPO DE MATERIAL. (RN17)
- Descritores do Grupo de Material (RN22)
- Nome: Tipo TEXTO.
- Destino: Tipo TEXTO.
- Valor: Tipo NUMÉRICO.
Realizada a busca, uma lista de bens encontrados é exibida com os dados abaixo e uma opção para inserção do bem no Termo de Acautelamento:
- Tombamento: Tipo NUMÉRICO. Formato: AAAA999999.
- Denominação: Tipo TEXTO.
- Unidade: Tipo TEXTO.
- Marca: Tipo TEXTO.
- Status: Tipo TEXTO.
Esta lista pode ser exibida em diversas páginas caso fique muito extensa.
Ao inserir um bem no termo, são solicitadadas as seguintes informações: (RN07, RN08, RN09, RN10, RN11 E RN12
- Tombamento: Tipo NUMÉRICO. Formato: AAAA999999.
- Denominação: Tipo TEXTO.
- Data de Entrega: Tipo DATA. Formato: DD/MM/AAAA.
- Esta informação já vem padronizada com a data e hora atual, porém é possível editá-la.
- Data Prevista para a Devolução: Tipo DATA. Formato: DD/MM/AAAA. (RN23)
Passo 3
A seguir, é exibido o Termo de Acautelamento com todas as informações abaixo para conferência (RN13):
- Servidor: Tipo TEXTO. Formato: NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE).
- N°. SIAPE: Tipo NUMÉRICO. Formato: 9999999.
- Lotação: Tipo TEXTO
- Cargo: Tipo TEXTO
- Unidade de Acautelamento: Tipo TEXTO. Formato: UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
- Localidade: Tipo TEXTO. Formato: NOME DA LOCALIDADE (CÓDIGO DA LOCALIDADE).
- Data e Hora de Abertura do Termo: Tipo DATA. Formato: DD/MM/AAAA HH:MM.
- Data Prevista para Fechamento: Tipo DATA.
- N°. Tombamento: Tipo NUMÉRICO. Formato: AAAA999999.
- Usuário: Tipo TEXTO. Formato: login - Nome do usuário. Usuário que inseriu o bem na cautela.
- Denominação: Tipo TEXTO.
- Data Prevista para Devolução: Tipo DATA.
- Valor do Bem (R$): Tipo NUMÉRICO. Formato: 99,99.
- Documento:
- Nota Fiscal: Tipo TEXTO. Formato 9999/XX.
- Emissão: Tipo DATA.
- Atesto: Tipo DATA.
- Grupo do Material: Tipo TEXTO. (RN17)
- Unidade: Tipo TEXTO. Formato: SIGLA.
- Localidade: Tipo TEXTO. Formato: LOCALIDADE (CÓDIGO DA LOCALIDADE). (RN04)
- Marca: Tipo TEXTO.
- Especificação: Tipo TEXTO.
- Valor Total: Tipo NUMÉRICO. Formato: 99,99.
Caso o bem possua descritores específicos associados ao grupo ou subgrupo de material (RN17, RN22), estes também são exibidos.
Passo 4
Após a confirmação, o Termo de Acautelamento é exibido para consulta ou impressão, com os seguintes dados (RN14):
Termo de Acautelamento | |
---|---|
Servidor: <NOME DO SERVIDOR> | |
Nº. SIAPE: <N° SIAPE NO FORMATO 99999> | |
Lotação: <NOME DA UNIDADE> | |
Cargo: <CARGO> | |
Unidade Acautelamento: <NOME DA UNIDADE> | |
Localidade: <NOME DA LOCALIDADE DA UNIDADE> | |
Data e Hora de Abertura: <DATA E HORA NO FORMATO DD/MM/AAAA HH:MM> | |
Data Prevista para Fechamento: <DATA NO FORMATO DD/MM/AAAA> |
Termo de Acautelamento N°. <NÚMERO SEQUENCIAL>/<ANO COM 4 DÍGITOS> | |||||
---|---|---|---|---|---|
Bens Acautelados | |||||
N°. Tombamento: <ANO><NÚMERO SEQUENCIAL DE 6 DÍGITOS> | Denominação: <DENOMINAÇÃO DO BEM> | Data Prevista para Devolução: <DATA NO FORMATO DD/MM/AAAA> | Valor do Bem: <VALOR EM REAIS> | ||
Documento: <Nota Fiscal <9999/XX> e Emissão <DATA» | Grupo do Material: <NOME DO GRUPO RESUMIDO> (RN17) | Unidade: <SIGLA> | Localidade: <NOME> | Marca: <MARCA> | |
Especificação: <TEXTO COM A ESPECIFICAÇÃO> | |||||
Valor Total: <999,99> |
As informações de responsabilidade são exibidas na parte inferior do termo. O caso de uso é finalizado. São enviados alertas por e-mail ao detentor e ao cadastrador dos Termo de Acautelamento. (RN15).
O e-mail enviado apresenta os seguintes dados:
Assunto: Informações diárias sobre Termo(s) de Acautelamento - SIPAC Informações sobre Termo(s) de Acautelamento a Vencer - SIPAC Termo(s) de Acautelamento a Vencer Servidor: <NOME DO SERVIDOR> N°. SIAPE: <N° SIAPE NO FORMATO 99999> Lotação: <NOME DA UNIDADE> Cargo: <CARGO> Número da Cautela: <CÓDIGO DA UNIDADE>_<NÚMERO SEQUENCIAL>_<ANO COM 4 DÍGITOS> Unidade de Acautelamento: <NOME DA UNIDADE> Localidade: <NOME DA LOCALIDADE DA UNIDADE> Bens Acautelados: <NÚMERO> Bens Devolvidos: <NÚMERO> Vence em: <DATA NO FORMATO DD/MM/AAAA>
Principais Regras de Negócio
- RN01 - O usuário comum detentor de carga patrimonial poderá por intermédio de um papel no sistema gerar termos de acautelamentos de seus bens patrimoniais.
- RN02 - Em regra, somente poderão ser acautelados bens patrimoniais a servidores do quadro da Instituição devidamente cadastrados no Sistema de Recursos Humanos – SIGPRH.
- RN03 - Cada servidor poderá ter apenas um termo de acautelamento em aberto por unidade caso o parâmetro 1_600_17 - PERMITE_OPERACOES_PATRIMONIO_POR_LOCALIDADE esteja configurado como false. Caso contrário a regra a valer será que o servidor poderá possuir mais de um termo aberto por unidade, desde que somente um não possua localidade associada e que os demais possuam localidades não repetidas.
- RN04 - A exibição deste campo depende de um parâmetro do sistema. Se PERMITE_OPERACOES_PATRIMONIO_POR_LOCALIDADE for verdadeiro, é possível realizar operações nas localidades, da mesma forma que nas unidades.
- Caso seja exibido o campo Localidade, verifique mais regras de negócio em Cadastrar Localidade.
- RN05 - Não poderá haver acautelamento de materiais com data retroativa.
- RN06 - Um termo de acautelamento terá o prazo máximo a contar da data de sua criação até a data prevista para fechamento do mesmo. Ao completar o referido período – ou até 15 dias antes - o termo de acautelamento deverá ser renovado. A renovação de um termo de acautelamento consiste do fechamento do termo anterior e da criação de um novo termo para os mesmos materiais.
- RN07 - Cada item patrimonial constará em aberto apenas uma única vez em cada termo de acautelamento, ou seja, não pode ter sido gerado dois termos de acautelamento com o mesmo bem.
- RN08 - Um item patrimonial não poderá ser acautelado no mesmo espaço de tempo em termos diferentes - exceto quando a data de abertura do termo de acautelamento posterior for igual a no máximo a data de fechamento (ou data devolução do material) do termo de acautelamento anterior, devendo ser observado o horário do fato.
- RN09 - Um item patrimonial não poderá ser objeto de acautelamento caso esse encontre-se pendente de devolução em outro termo de acautelamento.
- RN10 - Um item patrimonial não poderá ser objeto de acautelamento caso esse tenha sido transferido ou baixado (cessão, doação …).
- RN11 - Um item patrimonial não poderá ser objeto de acautelamento caso encontre-se com restrição por sindicância (indicador de não localizado no levantamento patrimonial).
- RN12 - Após serem inseridos os bens, o sistema verifica se a maior Data de Devolução Prevista é menor que a Data de Fechamento Prevista, senão emite alerta para que sejam adaptadas as datas, levando em consideração a RN06 (“Um termo de acautelamento terá o prazo máximo a contar da data de sua criação até a data prevista para fechamento do mesmo.”).
- RN13 - Em cada termo de acautelamento, serão registradas as devoluções de materiais, bem como o acautelamento de novos materiais com a respectiva data e hora, permanecendo para efeito do prazo máximo de vigência do termo a data da sua criação.
- RN14 - O termo de acautelamento terá numeração única por unidade gestora e ano.
- RN15 - É emitido um alerta diário ao cadastrador e ao detentor da cautela, quando for atingida uma data predeterminada, que deve ser anterior à data prevista para fechamento do termo, por padrão está sendo emitido, 15 dias antes. Necessitando o Detentor renovar o Termo, ou alterar a data prevista para fechamento.
- RN16 - É necessário inserir pelo menos um dos campos de Unidade e Localidade que aparecem no PASSO 1. Quando é informado apenas a localidade, o campo Unidade é preenchido com a unidade da localidade que foi informada.
- RN17 - A terminologia Grupo de Material pode ser ajustada para Elemento de Despesa Detalhado, ver Terminologias.
- RN21 - Não poderá ser acautelado bens com status
PENDENTE DE DISTRIBUIÇÃO PARA USO
e bens recolhidos. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74730) - RN22 - Os campos referentes aos descritores apenas são exibidos caso haja descritores cadastrados para o grupo ou subgrupo do material escolhido. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74730)
- RN23 - Por padrão, o campo Data Prevista para a Devolução é preenchido com a data equivalente a 12 meses após a Data de Entrega. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74730)
- RN24 - Caso o parâmetro OBRIGACAO_LOCALIDADE_TERMO_ACAUTELAMENTO esteja ativo esse campo será obrigatório.
- RN25 - Bens intangíveis não podem ser inseridos no termo de acautelamento. (Adicionada em 04/01/2017, referente à tarefa 189741).
Perfil: Gestor de Patrimônio de Unidade Gestora
- RN18 - Caso os parâmetros PERMITIR_ACAUTELAR_BEM_INDEPENDENTE_UNIDADE_GESTORA e PERMITE_OPERACOES_PATRIMONIO_POR_LOCALIDADE estejam configurados como verdadeiros, o gestor poderá buscar e acautelar também para localidades de outras unidades gestoras. Na situação contrária o gestor de patrimônio de unidade gestora só poderá buscar por localidades da sua unidade gestora.
Perfil: Gestor de Patrimônio Local
RN19 - O gestor de patrimônio local só poderá buscar cautelas na unidade e suas filhas que está associada a permissão GESTOR_PATRIMONIO_LOCAL.(Deletada em 05/03/2012, referente a tarefa 85289)RN20 - O gestor de patrimônio local só poderá buscar cautelas de detentores que estão na unidade associada a permissão GESTOR_PATRIMONIO_LOCAL.(Deletada em 05/03/2012, referente a tarefa 85289)
Resoluções/Legislações Associadas
Não se aplica.
Classes Persistentes e Tabelas Envolvidas
Classe | Tabela |
---|---|
br.ufrn.sipac.patrimonio.acautelamento.dominio.Cautela | administrativo.patrimonio.cautela |
br.ufrn.sipac.patrimonio.acautelamento.dominio.ItemCautela | administrativo.patrimonio.item_cautela |
br.ufrn.sipac.patrimonio.patrimonio.dominio.Bem | admnistrativo.patrimonio.Bem |
br.ufrn.sipac.patrimonio.comuns.dominio.LocalBem | administrativo.patrimonio.local_bem |
Plano de Teste
Sistema: SIPAC
Módulo: Patrimônio
Link(s):
- Aba Bens → Acautelamento → Abertura de Termo de Acautelamento.
Usuário: san (Gestor de Patrimônio Global), adaildo (Gestor de Patrimônio da Unidade Gestora).
Papel que usuário deve ter:
- SipacPapeis.GESTOR_PATRIMONIO_GLOBAL
- SipacPapeis.GESTOR_PATRIMONIO_UNIDADE_GESTORA
- SipacPapeis.GESTOR_PATRIMÔNIO_LOCAL
Cenários de Teste
Realizar testes de abertura de termo de acautelamento. Para verificar se o Termo de Acautelamento foi gerado usar a Consulta de Termo de Acautelamento em Patrimônio > Consultas > Movimentações > Termo de Acautelamento.
Dados para o Teste
Os dados do Servidor são buscados por um Auto Complete e preenchidos automaticamente ao selecionar o Servidor.
Para inserir bens no termo de acautelamento deve-se usar a consulta fornecida no caso de uso, lembrando que ela limita os resultados em 100 registros. Caso a consulta traga mais de 100 resultados será necessário refinar os critérios da consulta.
A critério de teste, recomendo abrir um termo para a unidade 1135 e buscar os bens pela denominação “macbook”.