A nota fiscal é um documento usado com o objetivo de registrar uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa ou pessoa física para uma pessoa física ou outra empresa.

Nas situações em que se registra transferência de valor monetário entre as partes, também deve haver o recolhimento de impostos e sua não execução caracteriza crime de sonegação fiscal. Entretanto, as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos, tal qual a: regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora.

Adicionalmente, destaca-se o fato de uma nota fiscal poder ser utilizada para cancelar a validade de outra nota fiscal, como por exemplo na devolução de produtos ou cancelamento de contratos de serviços.

Este caso de uso realiza o cadastro de notas fiscais em lote no sistema, de forma que a partir deste pode ser dada a entrada de itens no almoxarifado, pode ser feito o tombamento de bens patrimoniais ou a adição de notas fiscais a um contrato. Dessa forma, diversos gestores da instituição estão aptos a realizar o cadastro de uma nota fiscal, dos quais pode-se generalizar para os Gestores de Almoxarifado, Patrimônio, Biblioteca e de Contratos.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa SIPAC → Patrimônio Móvel → Bens → Nota Fiscal em Lote → Cadastrar → Cadastrar .

O sistema disponibiliza opção de seleção para o tipo de nota fiscal, que pode ser 'Orçamentária' ou 'Extra-orçamentária'. (RN01)

Para cadastrar nota fiscal em lote orçamentária é necessário adicionar empenhos à nota fiscal (RN03, RN15), sendo para isto necessário incluir os dados:

• Número*: Tipo - NUMÉRICO.
• Ano*: Formato - 9999. Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade*: Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.

Os empenhos associados à nota fiscal são exibidos numa lista com os seguintes dados:

• Número/Ano: Formato: 9…/AAAA, tipo NUMÉRICO.
• Unidade: Tipo - TEXTO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Valor: Tipo - NUMÉRICO.
• Saldo: Tipo - NUMÉRICO.
• Total: Campo subdividido em:
  • Total Valor: Tipo - NUMÉRICO.
  • Total Saldo: Tipo - NUMÉRICO.

Para cadastrar uma nota fiscal orçamentária (RN02, RN13), o usuário precisa informar os seguintes dados sobre a nota fiscal:

• Número*: Tipo - NUMÉRICO.
• Série*: Tipo - TEXTO.
• Data de Emissão*: Tipo - DATA.
• Data do Atesto da Nota*: Tipo - DATA.
• Fornecedor*: Formato - NOME OU RAZÃO SOCIAL. Tipo - TEXTO. (RN03).
• CPF/CNPJ: Formato - 999.999.999-99 ou 99.999.999/9999-99. Tipo - NUMÉRICO. Campo preenchido automaticamente através do Fornecedor.

É possível ainda associar requisições de material a cada uma das notas inseridas de acordo com os seguintes campos:

• Associar uma requisição de materiais informacionais de um contrato*: Tipo - LÓGICO.
  • Caso seja selecionada, então o campo a seguir ficará disponível para preenchimento:
  • Número/Ano*: Formato: NÚMERO DA REQUISIÇÃO(CÓDIGO)/AAAA, tipo NUMÉRICO.
• Associar uma requisição de material importado*: Tipo - LÓGICO.
  • Caso seja selecionada, então o campo a seguir ficará disponível para preenchimento:
  • Número/Ano*: Formato: NÚMERO DA REQUISIÇÃO(CÓDIGO)/AAAA, tipo NUMÉRICO.

Deverá ser possível adicionar várias notas fiscais.

Para cadastrar uma nota fiscal do tipo extra-orçamentária, o usuário terá que preencher as mesmas informações necessárias para o caso de nota orçamentária. Porém, não será necessário adicionar empenhos (RN04).

Deverá ser possível adicionar várias notas fiscais.

No passo 2 são inseridos os itens da nota fiscal.

Caso os empenhos dessa nota fiscal tenham itens de processos de compra associados, o sistema exibe uma lista de itens destes processos, contendo:

• Código: Formato - 999999999999. Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Qtd. Compra*: Tipo - NUMÉRICO.
• Qtd. Disponível*: Tipo - NUMÉRICO.
• Qtd. a Inserir: Tipo - NUMÉRICO.
• Validade: Tipo - DATA (RN10).
• Garantia: Tipo - DATA (RN11).
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO. Formato - 99,9999.

Deverá ter um campo para o usuário informar em qual nota fiscal o item será incluído com a quantidade. O mesmo item pode estar em mais de uma nota fiscal. Ex.: o empenho está associado a 100 resmas de papel, 50 pode estar na nota 1 e 50 na nota 2;

Para cada item é possível ver os detalhes do material, ver últimas compras ou adicionar à nota fiscal, procedimento que será descrito mais abaixo.

Caso os empenhos desta nota fiscal não tenham itens de processos de compra associados, deve ser feita uma busca de material. O objetivo é selecionar materiais a serem adicionados na nota fiscal. As seguintes informações são solicitadas, pelo menos uma delas deve ser fornecida:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.

Também são exibidas as informações gerais das notas fiscais selecionadas, a saber:

• Número: Tipo - NUMÉRICO.
• Série: Tipo - CARACTER.
• Fornecedor: Tipo - TEXTO.
• Tipo de Entrada:
• Data de Emissão: Data de emissão da nota fiscal associada.

Abaixo é descrito a legenda referente aos campos que possuem o “*”:

* - Não estão sendo consideradas as quantidades solicitadas por participantes externos nos itens do processo de compra.

Efetuada a busca: o sistema exibe uma lista de materiais encontrados contendo as seguintes informações:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Unidade de Medida: Tipo - TEXTO.
• Valor: Formato - 99,99. Tipo - NUMÉRICO.
• Especificação: Tipo - TEXTO.

Escolhido o material, o sistema exibe os dados do material:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO. Esta informação já vem é exibida pelo sistema com a denominação do material selecionado. Porém pode ser editada antes de ser inclusa na nota.
• Preço de Compra: Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade de Medida: Tipo - TEXTO.
• Especificação: Tipo - TEXTO.

e solicita:

• Quantidade: Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total: Tipo - NUMÉRICO.
• Data de Validade: Tipo - DATA (RN06).
• Data de Garantia: Tipo - DATA
• Nota Fiscal: Tipo - SELECT.

Os itens inclusos na nota são exibidos em uma listagem com as seguintes informações:

• Cadastro: Tipo - DATA.
• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Quantidade: Tipo - NUMÉRICO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Total (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total da Nota (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Saldo Orçamentário Disponível: Tipo - NUMÉRICO. (RN07)

Para cada item da nota fiscal, é possível alterá-lo ou removê-lo.

Ao selecionar a opção de continuar irá para o próximo passo. (RN09)

São exibidos os dados da nota fiscal associada, com os seguintes campos:

• Número: Formato - 99999, Tipo - NUMÉRICO.
• Série: Formato - X, Tipo - TEXTO.
• Fornecedor: Tipo - TEXTO.
• Tipo de Entrada: Tipo - TEXTO.
• Data de Emissão: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Associada a Mat. Informacional: Tipo - LÓGICO.
• Associada a Mat. Importado: Tipo - LÓGICO.

Adicionalmente, será exibida uma listagem contendo os empenhos associados à nota (caso possua), com os seguintes dados:

• Número/Ano: Formato - 99999/AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade: Tipo - TEXTO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Saldo (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Total: Campo subdividido em:
  • Total Valor: Tipo - NUMÉRICO.
  • Total Saldo: Tipo - NUMÉRICO.

Também é exibida outra listagem contendo os itens da nota fiscal, com as seguintes informações:

• Código: Formato - 999999999. Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Formato - TEXTO.
• Quant.: Tipo - NUMÉRICO.
• Total (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total da Nota (R$): Formato - 999,99. Tipo - NUMÉRICO.

Caso seja permitido solicitar a criação de um de documento de protocolo para tramitação da nota fiscal, a opção é mostrada (RN11):

• Deseja Criar Documento para Tramitação?(RN14).:
  • SIM: Formato - SIM, Tipo - TEXTO.
    • Caso a seja marcada esta opção, serão pedidos os Dados da Tramitação da Nota Fiscal:
      • Unidade Destino*: Formato - CÓDIGO UNIDADE | NOME UNIDADE, Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
  • NÃO: Formato - NÃO, Tipo - TEXTO.

e pode-se opcionalmente adicionar uma Observação (Tipo - TEXTO).

Serão exibidos as notas fiscais, e ao lado um opção para detalhar a nota com os seguintes campos:

• Número: Formato - 99999, Tipo - NUMÉRICO.
• Série: Formato - X, Tipo - TEXTO.
• Fornecedor: Tipo - TEXTO.
• Tipo de Entrada: Tipo - TEXTO.
• Data de Emissão: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Associada a Mat. Informacional: Tipo - LÓGICO.
• Associada a Mat. Importado: Tipo - LÓGICO.
• Protocolo do Documento (RN12): Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.

Após são exibidos os Dados do Fornecedor:

• Fornecedor: Formato - NOME DO FORNECEDOR, Tipo - Tipo TEXTO.
• CPF/CNPJ: Formato - 999.999.999-99 ou 99.999.999/9999-99., Tipo - NUMÉRICO.
• Endereço: Formato - LOGRADOURO | BAIRRO | CIDADE/UF, Tipo - TEXTO.

Adicionalmente, é exibida uma listagem contendo os empenhos associados à nota (caso possua), com os seguintes dados para cada empenho:

• Número/Ano: Formato - 9…/AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade: Tipo - TEXTO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Saldo (R$): Tipo - NUMÉRICO

Pode ser exibida uma listagem contendo o histórico de mudança de status associados à nota (caso possua), com os seguintes dados:

• Data: Formato: DD/MM/AAAA HH:MM. Tipo DATA e HORA.
• Usuário: Tipo TEXTO.
• Status: Tipo TEXTO.

Outra listagem contendo os itens da nota fiscal é exibida, com as seguintes informações:

• Código: Formato - 999999999999. Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Quantidade: Tipo - NUMÉRICO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Total (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total da Nota (R$): Tipo - NUMÉRICO.

São exibidas também as informações de entrada no Almoxarifado, a saber:

• Data: Formato - DD/MM/AAAA. Tipo - DATA.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Medida: Tipo - TEXTO.
• Quantidade: Tipo - NUMÉRICO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO. Formato: 9999,9999.
• Total (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total da Nota (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Observações: Tipo - TEXTO.

Caso seja possível a tramitação da nota fiscal são exibidas também as informações das suas movimentações (RN12):

• Movimentações da Nota Fiscal:
  • Data Origem: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Destino: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
  • Enviado Por: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
  • Recebido Em: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Recebido Por: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.

Cadastrada a nota, existe a opção de cadastrar outra nota fiscal, imprimir esta, ou exibir o resumo contábil de material, que apresenta o seguinte formato:

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Apenas os usuários com privilégios de gestor de: patrimônio, biblioteca, contratos e almoxarifado, tanto da instituição como das unidades gestoras poderão cadastrar notas fiscais orçamentárias. Caso o usuário possua o papel de GESTOR_PATRIMONIO_FUNDACAO não é exibido a tela de escolha, sendo selecionada a opção extra-orçamentária.
• RN02 - A nota fiscal é dita orçamentária quando possui um empenho associado à ela.
• RN03 - Para as notas orçamentárias, o fornecedor da nota será o credor do empenho, logo, para preencher este campo (Fornecedor), é necessário associar um empenho à nota.
• RN04 - A nota fiscal é dita extra-orçamentária quando não possui um empenho vinculado à ela. Ou seja, quando o item é adquirido por doação ou transferência, por exemplo.
• RN05 - A quantidade na nota não pode ser superior à quantidade comprada no processo de compra.
• RN06 - A exibição do campo Data de Validade depende do grupo de material do item em questão, se este pertencer a um grupo de material permanente, o campo Data de Validade não é exibido.
• RN07 - O campo Saldo Orçamentário Disponível está disponível somente para notas fiscais orçamentárias.
• RN08 - Uma nota fiscal que seja para consumo imediato deve, ao final, realizar uma saída avulsa para todos os materiais constantes desta.
• RN09 - O valor da soma dos itens da nota fiscal não pode ser maior que o valor da soma do saldo dos empenhos inseridos
• RN10 - A terminologia Grupo de Material pode ser ajustada para Elemento de Despesa Detalhado, ver Terminologias.
• RN11 - A opção de tramitação da nota fiscal apenas será mostrada caso o parâmetro NOTA_FISCAL_GERA_PROTOCOLO seja verdadeiro.
• RN12 - Quando a nota fiscal está associada a um documento de protocolo usado para a tramitação da mesma, são mostrados o número de protocolo do documento e suas movimentações realizadas na visualização dos dados da nota fiscal cadastrada.
• RN13 - Não é permitido o cadastro de notas duplicadas com mesmo fornecedor, número e série.
• RN14 - Quando definimos uma unidade de destino para tramitação de um documento, o fornecedor da nota fiscal é inserido como um interessado no documento.
• RN15 - É possível adicionar empenhos com naturezas de despesa “MATERIAL PERMANENTE” ou uma natureza associada a um grupo de bens intangíveis. (Adicionado em 23/12/2016, referente a tarefa 189975)

Não se Aplica

Sistema: SIPAC

Módulo: Patrimônio Móvel

Link(s): SIPAC → Patrimônio Móvel> Bens → Nota Fiscal em Lote → Cadastrar

Usuário: diretordmp

Papel que usuário deve ter: SipacPapeis.GESTOR_ALMOXARIFADO.

• Verificar detalhadamente todas as regras de negócio.
• Realizar o teste cadastrando Notas Fiscais Orçamentárias.
• Após o cadastro da Nota Fiscal em Lote, pode-se verificar que o cadastro foi realizado com sucesso no caso de uso Patrimônio → Nota Fiscal → Consultar/Alterar/Remover informando na busca o número da Nota Fiscal cadastrada.

• Para o caso de Nota Fiscal orçamentária, os dados referente ao empenho devem ser encontrados em Patrimônio → Consultas → Gerais → Empenho.

• Para encontrar números de requisições de materiais importados usar o Portal Administrativo > Consulta de Requisições e selecionar no campo “Tipo de Requisição” a opção “Requisição para Importação de Meterial para Importação”.

• Verificar se foi criado um histórico de mudança de status de nota fiscal com status de PENDENTE referente à criação da nota fiscal no caso de uso de Listar/Alterar Nota Fiscal.

Este caso de uso é compartilhado por outros módulos do sistema. Especificação centralizada no módulo do almoxarifado, Clique Aqui