Enviar Bens

Esta função do sistema permite que sejam registrados os envios de bem de uma unidade a outra, seja por motivo de transferência, empréstimo ou devolução de bens.

Esta operação é realizada pelos funcionários responsáveis pelo patrimônio de uma unidade, os funcionários de uma unidade gestora e os do setor de patrimônio da instituição.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa SIPAC → Patrimônio → Gerência → Movimentações → Enviar Bens.

Para iniciar o envio de um bem é necessário escolher o tipo de movimentação, que pode ser Transferência, Empréstimo (RN01, RN02) ou Devolução (RN02, RN03, RN04, RN05). Sendo qualquer destas opções escolhidas, devem ser preenchidos os campos a seguir:

• Unidade de Origem*: Formato UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO. (RN06, RN07, RN08)
  • Observa-se também a opção de buscar a unidade, que ao ser selecionada exibe uma busca por unidade através do nome da mesma.
• Localidade de Origem: Formato UNIDADE SIGLA (UNIDADE CODIGO) DESCRICAO LOCAL (CODIGO LOCAL), Tipo - TEXTO, campo preenchimento obrigatório. (RN09)
• Endereço Localidade de Origem: Tipo - TEXTO. Preenchido pelo sistema após a indicação da Unidade de Origem OU Localidade de Origem.
• Unidade de Destino: Formato UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO, campo de preenchimento obrigatório. (RN06, RN07, RN08, RN10, RN11, RN12)
  • Observa-se também a opção de buscar a unidade, que ao ser selecionada exibe uma busca por unidade através do nome da mesma.
• Localidade de Destino: Formato UNIDADE SIGLA (UNIDADE CODIGO) DESCRICAO LOCAL (CODIGO LOCAL), Tipo - TEXTO, campo preenchimento obrigatório. (RN09)
• Endereço Localidade Destino: Tipo - TEXTO. Preenchido pelo sistema após a indicação da Unidade de Origem OU Localidade de Origem.

E as informações gerais da movimentação:

• Ano da Movimentação*: Formato AAAA.
• Data de Saída*: Tipo - DATA.
• Observações: Tipo - TEXTO.

O sistema remete a uma pesquisa pelos bens usando os seguintes critérios: (RN24, RN25, RN26 e RN27)

• Período de Tombamento: Formato - DD/MM/AAAA a DD/MM/AAAA. Tipo - DATA.
• Tombamento: Tipo - NUMÉRICO.
• Faixa de tombamento: Formato: AAAA999999 a AAAA999999. Tipo - NUMÉRICO.
• Nota Fiscal: Formato - Nº DA NOTA - SÉRIE. Tipo - NUMÉRICO.
• Material: Formato: DENOMINAÇÃO DO MATERIAL (999999999999) UNIDADE DE MEDIDA. Tipo - NUMÉRICO E TEXTO.
• Grupo de Material: Tipo - TEXTO. Pode ser introduzido o código do grupo de material também. (RN13,RN14, RN23)
• Estado do bem: Formato - 'EM USO', 'EM MANUTENÇÃO', 'INDISPONÍVEL', 'IRRECUPERÁVEL', 'OCIOSO' ou 'RECOLHIDO'. Tipo - TEXTO.

• Unidade: Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Tipo - TEXTO. Este campo já vem marcado pelo sistema, se tiver sido definido no passo anterior.
• Localidade: Formato - CÓDIGO DA LOCALIDADE - NOME DA LOCALIDADE. Tipo - TEXTO. Este campo já vem marcado pelo sistema, se tiver sido definido no passo anterior.

(RN09)

• Termo de Responsabilidade: Formato - 999999999999/AAAA. Tipo - NUMÉRICO. (RN15)
• Guia de Movimentação: Formato - 999999999999/AAAA. Tipo - NUMÉRICO.

• Nota Fiscal: Tipo - ALFANUMÉRICO.
• Data de Entrada: Formato - DD/MM/AAAA a DD/MM/AAAA. Tipo - DATA.

• Imprimir Especificação: Tipo - LÓGICO.
• Somente Bens de Terceiro: Tipo - LÓGICO.
• Ordenar por: Tipo - TEXTO. São apresentadas as opções Denominação ou Número de Tombamento.

Também é exibido o resumo da Guia de Movimentação, contendo:

• Unidade de Origem: Tipo - TEXTO.
• Localidade de Origem: Tipo - TEXTO. (RN09)
• Unidade de Destino: Tipo - TEXTO.
• Localidade de Destino: Tipo - TEXTO. (RN09)
• Tipo de Movimentação: Tipo - TEXTO.
• Ano: Tipo - NUMÉRICO.
• Data de Saída: Tipo - DATA.

Efetuada uma consulta, é exibida uma lista de bens com os dados a seguir:

• Tombamento: Tipo - NUMÉRICO. É permitido visualizar as informações do bem, conforme especificado em Histórico do Bem.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Termo: Formato: 999999999999/AAAA. Tipo - NUMÉRICO. Há a opção de ver o detalhamento do Termo de Responsabilidade. (RN15)
• Valor (R$): Formato - 9.999,99. Tipo - NUMÉRICO.
• Grupo de Material: Formato - 9999 DENOMINAÇÃO DO GRUPO DE MATERIAL. Tipo - NUMÉRICO e TEXTO. (RN23)
• Qtde. Bens: Tipo - NUMÉRICO.
• Total: Formato - 9.999,99. Tipo - NUMÉRICO.
• Total de Tombamentos no Período: Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total no Período: Formato - 9.999,99. Tipo - NUMÉRICO.

E os bens adicionados (RN16, RN17, RN18), com as informações:

• Tombamento: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Responsável Atual: Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Tipo - TEXTO.

É possível remover os bens já adicionados.

Também é possível anexar um arquivo na movimentação:

• Arquivo: Tipo - TEXTO

Confirmando o envio (RN19, RN20) dos bens escolhidos é exibido o resumo da Guia de Movimentação com as informações:

• Unidade de Origem: Tipo - TEXTO.
• Localidade de Origem: Tipo - TEXTO. (RN09)
• Responsável Unidade Origem: Tipo - TEXTO.
• Unidade de Destino: Tipo - TEXTO.
• Responsável Unidade Destino: Tipo - TEXTO.
• Localidade de Destino: Tipo - TEXTO. (RN09)
• Tipo de Movimentação: Tipo - TEXTO.
• Data de Saída: Tipo - DATA.
• Anexo: Tipo - TEXTO.

Exibido também outras informações relativas a movimentação:

• Usuário: Tipo - TEXTO.
• Data: Tipo - DATA.

Inclui também um resumo dos bens adicionados, contendo as informações de:

• Nº Tombamento: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Tipo de Aquisição: Tipo - TEXTO.

O sistema apresenta a opção de impressão do Termo de Responsabilidade (RN15, RN21 e RN22), da Guia de Movimentação e do Gerar Resumo Contábil. Além desses são disponibilizadas as opções de realizar um novo envio de bens entre a mesma origem e o mesmo destino e realizar um novo envio de bens a partir de uma nova origem para um novo destino.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Só é possível realizar o empréstimo de bens sob a responsabilidade da mesma Unidade do usuário (válido para usuário local, isto é, responsável pelo patrimônio de uma única unidade).
• RN02 - A exibição das opções Empréstimo e Devolução são parametrizadas no sistema. Caso o parâmetro EXIBIR_EMPRESTIMO_DEVOLUCAO_MOV_BEM tenha valor verdadeiro as opções são exibidas.
• RN03 - A Unidade que possuir um bem emprestado não pode movimentá-lo a não ser por devolução.
• RN04 - Só é possível devolver um bem que apresentar o status EMPRESTADO.
• RN05 - Um bem só pode ser devolvido para a Unidade que o emprestou.

• RN06 - As regras a seguir são válidas para os servidores da Instituição que possuem responsabilidade sobre as movimentações patrimoniais apenas de sua Unidade de lotação (são os gestores locais de patrimônio):
  1. É permitido realizar o envio de bens para transferência/empréstimo/devolução somente a partir de sua própria unidade (Unidade de Origem), e a Unidade de Destino deve pertencer à mesma Unidade Gestora a que pertence a Unidade de Origem.
  2. O bem enviado precisa ser recebido pela Unidade de Destino, para que seja validada a transferência/empréstimo/devolução do bem. Neste caso, a emissão do Termo de Responsabilidade é permitida apenas pelo Responsável da Unidade de Destino.
  3. É permitido enviar bens para Localidades ligadas a sua Unidade de lotação.

• RN07 - As regras a seguir são válidas para os servidores da Instituição que possuem responsabilidade sobre as movimentações patrimoniais da sua Unidade Gestora e das suas Unidades vinculadas (são os gestores de patrimônio das Unidades Gestoras):
  1. É permitido realizar o envio de bens para transferência/empréstimo/devolução somente a partir de sua própria unidade (Unidade de Origem), e a Unidade de Destino deve pertencer à mesma Unidade Gestora a que pertence a Unidade de Origem.
  2. O bem enviado precisa ser recebido pela Unidade de Destino, para que seja validada a transferência/empréstimo/devolução do bem. Neste caso, a emissão do Termo de Responsabilidade é permitida apenas pelo Responsável da Unidade de Destino.
  3. O envio de bens pode ser feito para qualquer Unidade/Localidade vinculada à sua Gestora assim como para qualquer Localidade das suas Unidades vinculadas.
  4. É permitido enviar bens a partir de sua Unidade Gestora ou de suas Unidades vinculadas.

• RN08 - As regras a seguir são válidas para os servidores da Instituição que possuem responsabilidade sobre as movimentações patrimoniais de qualquer bem de qualquer Unidade ou Localidade da Instituição (são os gestores globais de patrimônio):
  1. É permitido realizar envio de bens para transferência/empréstimo/devolução a partir de qualquer Unidade/Localidade para qualquer Unidade/Localidade dentro da Instituição.
  2. O bem enviado é automaticamente aceito pela Unidade de Destino. Neste caso, a emissão do Termo de Responsabilidade é permitida ao cedente do bem. Caso o parâmetro VALIDA_TRANSFERENCIA_BENS tenha valor verdadeiro e a Unidade de Origem e a de Destino pertençam a um mesmo grupo de unidades sem validação (Ver Cadastrar Grupo de Unidades sem Validação), o Termo de Responsabilidade não é emitido.

• RN09 - A exibição deste campo depende de um parâmetro do sistema. Se PERMITE_OPERACOES_PATRIMONIO_POR_LOCALIDADE for verdadeiro, é possível realizar operações nas localidades, da mesma forma que nas unidades.
  1. Caso seja exibido o campo Localidade, verifique mais regras de negócio em Cadastrar Localidade.
• RN10 - As Unidades de Origem e de Destino devem ser diferentes caso não hajam Localidades preenchidas.
• RN11 - Não é possível usar a operação de devolução para Unidades/Localidades origem e destino iguais.
• RN12 - Só é possível enviar bens de ou para unidades com responsáveis cadastrados no sistema.
• RN13 - Ao ser escolhido o Grupo de Material, se houverem descritores de materiais cadastrados para aquele grupo ou subgrupo, é possível fazer a consulta por estes descritores também. Para mais informações acesse Cadastrar Descritor de Material.
• RN14 - Caso o usuário seja um gestor do patrimônio de uma biblioteca, só poderá realizar transferências para o grupo de material 5218 - COLECOES E MATERIAIS BIBLIOGRÁFICOS.
• RN15 - O nome do documento Termo de Responsabilidade é controlado através do parâmetro NOME_DOCUMENTO_TERMO_TOMBAMENTO. O documento referido pode ter outra denominação na instituição, como por exemplo Termo de Transferência. Veja mais informações sobre Parâmetros do Sistema.
• RN16 - A Guia de Movimentação deve conter no mínimo um bem.
• RN17 - Não é possível enviar um bem alienado ou com movimentação pendente.
• RN18 - Não é possível enviar bens que tenham sido tombados posteriormente à data de saída desta movimentação.
• RN19 - Caso o parâmetro PERMITE_TRANSFERENCIA_BENS_ENTRE_GESTORAS esteja com o valor verdadeiro e o usuário que estiver fazendo a transferência for um gestor do patrimônio de uma biblioteca, as regras de negócio RN06 e RN07 não se aplicam para as transferências do Grupo de Material 5218 - COLECOES E MATERIAIS BIBLIOGRAFICOS. As transferências são feitas, porém irão necessitar autenticação dos chefes de unidade.
• RN20 - Caso o bem a ser inserido pertença a um grupo de material que necessita de autenticação todos os outros bens a serem inseridos para a transferência devem necessitar autenticação. O mesmo vale se o bem a ser inserido não necessitar de autenticação e os bens inseridos necessitarem, o mesmo não poderá ser inserido.
• RN21 - O envio de bens está parametrizado de tal forma que é necessário a validação de transferência apenas se o parâmetro VALIDA_TRANSFERENCIA_BENS for verdadeiro. Só irá gerar o termo de responsabilidade e mudar a unidade do bem para a de destino quando a unidade de origem e unidade de destino forem do mesmo grupo de transferência ou quando valor do parâmetro for falso.
• RN22 - O modelo do documento Termo de Responsabilidade é controlado pelo parâmetro TIPO_DOCUMENTO_TERMO_TOMBAMENTO, caso este parâmetro tenha valor 1, o documento exibido é o modelo da UFRN, caso tenha valor 2, o modelo exibido é o do MJ.
• RN23 - A terminologia Grupo de Material pode ser ajustada para Elemento de Despesa Detalhado, ver Terminologias.
• RN24 - Bens desmembrados não podem ser movimentados. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74733)
• RN25 - Se o parâmetro TOMBAMENTO_PRIMEIRA_MOVIMENTACAO estiver com valor verdadeiro, os bens que estão com status pendentes de distribuição para uso não poderão ser movimentados. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74733)
• RN26 - Não é possível enviar bens para uma unidade de reserva técnica. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74733)
• RN27 - Ao realizar a transferências de bens com ajustes contábeis de depreciação, tais ajustes acompanham o bem, migrando da unidade gestora de origem para a unidade gestora de destino, após a confirmação do recebimento do mesmo. (Adicionado em 01/11/2011, referente a tarefa 74733)
• RN28 - Se o parâmetro UNIDADE_VEICULO_UNIDADE_RESP_BEM estiver configurado com o valor “true” e se o bem estiver associado a um veículo, no momento da confirmação a unidade do veículo será atualizada para a unidade de recebimento. (Adicionado em 11/03/2015, referente a tarefa 146607)
• RN29 - Durante o envio de bens, aqueles bens que ainda estão pendentes de recebimento não são mostrados no termo de responsabilidade visualizado pela unidade de destino. No entanto, na unidade de origem esses bens devem ser conhecidos. Sendo assim eles devem poder ser visualizados na unidade de origem independentemente do recebimento. Já na unidade de destino eles são visualizados a medida em que são aceitos.
• RN30 - Não é possível enviar bens intangíveis para unidades de recolhimento. (Adicionado em 02/01/2017, referente à tarefa 189749)
• RN31 - Ao realizar a transferências de bens intangíveis com ajustes contábeis de amortização, tais ajustes acompanham o bem, migrando da unidade gestora de origem para a unidade gestora de destino, após a confirmação do recebimento do mesmo. (Adicionado em 02/01/2017, referente a tarefa 189962)

Não se aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: Patrimônio

Link(s): Patrimônio → Gerência → Movimentações → Enviar Bens

Usuário: diretordmp (Gestor_Patrimonio_Global), adaildo(Gestor_Patrimonio_Unidade_Gestora)

Papel que usuário deve ter: GESTOR_PATRIMONIO_GLOBAL , GESTOR_PATRIMONIO_UNIDADE_GESTORA

Testar comportamento dos fluxos do caso de uso para diferentes pápeis de usuários.

Atentar-se a mudança de valor/total de bens na lista da busca na hora de adicionar bens à lista de “bens adicionados”

Verificar a consulta de bens no segundo fluxo com descritores de grupo e sub-grupo.

* A impressão do termo está parametrizada.

• Para alterar: SIGAdmin → Config. do Sistema → Parâmentros → Listar/Alterar Parâmetros; O parâmetro é TIPO_EMISSAO_TERMO_RESPONSABILIDADE.
  • Sendo o valor 1 , a emissão do termo de responsabilidade será ONLINE, que não será possível imprimir.
  • Sendo o valor 2 , a emissão do termo de responsabilidade será IMPRESSO, que será possível imprimir.
  • Sendo o valor 3 , a emissão do termo de responsabilidade será AMBOS, que será possível imprimir.

* O aparecimento da localidade está parametrizada.

• Para alterar: SIGAdmin → Config. do Sistema → Parâmentros → Listar/Alterar Parâmetros; O parâmetro é PERMITE_OPERACOES_PATRIMONIO_POR_LOCALIDADE.
  • Sendo o valor for TRUE , aparecerá a localidade para preenchimento
  • Sendo o valor for FASLE , não aparecerá a localidade durante o fluxo do caso de uso.

* O aparecimento da opção de EMPRÉSTIMO e DEVOLUÇÃO está parametrizada.

• Para alterar: SIGAdmin → Config. do Sistema → Parâmentros → Listar/Alterar Parâmetros; O parâmetro é EXIBIR_EMPRESTIMO_DEVOLUCAO_MOV_BEM.
  • Sendo o valor for TRUE , aparecerá a opção de EMPRÉSTIMO e DEVOLUÇÃO
  • Sendo o valor for FASLE , não aparecerá a opção de EMPRÉSTIMO E DEVOLUÇÃO

* A transferência de bens está parametrizada.

• Para alterar: SIGAdmin → Config. do Sistema → Parâmentros → Listar/Alterar Parâmetros; O parâmetro é VALIDA_TRANSFERENCIA_BENS.
  • Sendo o valor TRUE , e a unidade de origem como unidade de destino não pertencendo a um mesmo grupo de transferência, não irá gerar termo de responsabilidade/transferência, nem irá alterar o bem para a unidade de destino, mas emitirá a guia, a movimentação ficará com o status PENDENTE DE VALIDAÇÃO, onde poderá ser consultada no caso de uso validar transferência

• Sendo o valor FALSE , irá gerar termo de responsabilidade e não precisará de validação de transferência.
• Sendo o valor TRUE, e a unidade de origem como unidade de destino pertencendo a um mesmo grupo de transferência

É preciso cadastrar uma unidade de origem e unidade de destino num mesmo grupo de transferência.

Após realizado o envio, basta o usuário consultar os bens para verificar a nova unidade responsável do mesmo.

Pápel : GESTOR_PATRIMONIO_LOCAL

Login: aldosouza

Só irá permitir de sua unidade de origem à unidade de destino com a mesma gestora da de origem.

Pápel: GESTOR_PATRIMONIO_GLOBAL

Login: diretordmp

Vai permitir transferência/empréstimo/devolução de unidades diferentes.

Pápel: GESTOR_PATRIMONIO_UNIDADE_GESTORA

Login: arthur_luiz

Só irá permitir de sua unidade de origem à unidade de destino com a mesma gestora da de origem.