Reunião: Gestão Documental - Estado da arte Departamento de Polícia Federal

O principal objetivo desta reunião é observar e entender o atual funcionamento da gestão documental no órgão, visando identificar aspectos que possam resultar em aprimoramentos no SIPAC.

Foi realizada uma reunião com representantes dos setores mais envolvidos com a tramitação de documentos e processos. Os principais pontos discutidos foram:

• SIAPRO.
• XDOC.
• GESP.

Atualmente a instituição dispõe de dois sistemas para a gestão documental, sendo o SIAPRO (documentos protocolados, geralmente com origem externa a instituição) e o XDOC (controle de documentos não protocolados). Há ainda o GESP que é utilizado para o controle dos processos em empresas de segurança privada.

Isso gera a ocorrência de 'ilhas' no controle de documentos e processos, onde informações comuns estão espalhadas nos diversos sistemas. Este problema despertou interesse no SIGED, visando unificar a base de informações. O foco da instituição é a redução da utilização de papel, optando exclusivamente pela gestão eletrônica onde for possível.

Alguns detalhes da ferramenta GESP utilizada na segurança privada:

• Possui decreto legalizando o contexto GESP (documentos/processos 100% digitais).
• Repositório central para armazenamento de documentos/processos.
• Programa semelhante ao de imposto de renda, com documentos digitalizados.
• Possui assinatura digital.
• Workflow apenas no âmbito do GESP.

O Sistema de Acompanhamento Processual (SIAPRO) é a ferramenta oficial para controle de protocolos utilizado em várias instituições federais (Departamento de Polícia Federal, Tribunais Regionais Federais). Possui uma interface de texto para utilização apenas via teclado.

Limita-se ao controle de informações básicas de processos, sem muitas funcionalidades. Possui manual para orientação ao usuário sobre as operações básicas.

Não possui nenhum mecanismo que estimule o usuário a alimentar as informações no sistema.

A geração de número de protocolo é o primeiro passo para o registro de processos no SIAPRO. Este procedimento consiste em reservar um lote de números. Cada unidade possui seu controle manual sobre a numeração sequencial válida, normalmente os usuários anotam em papéis o último número utilizado e deixam do lado do computador. O sistema não faz críticas caso o usuário digite uma numeração já utilizada anteriormente.

No processo de registro de processo todas as informações são digitadas manualmente, estando sujeito a falhas do usuário.
Nesse momento é necessário informar um número válido, criado anteriormente.

• Número de protocolo (reservado na geração da numeração).
• Assunto (campo aberto).
• Data de autuação (deverá ser do mesmo ano do processo).
• Três palavras-chave (deveriam ser utilizadas na consulta, mas isto não acontece).
• Interessado (campo aberto, limite máximo de 18 caracteres por palavra):
  • Apenas um interessado (quando possui mais de um coloca-se no mesmo campo separado por vírgula ou apenas “e outros”).
  • Nome do pai (campo aberto, julgado desnecessário).
  • Nome da mãe (campo aberto, julgado desnecessário).
• Procedência (origem do processo, campo aberto).
• Espécie (campo aberto).
• Número do documento.
• Data de expedição.

Ao final do registro de processo é possível imprimir uma etiqueta, que deverá ser colada na primeira página do processo. A etiqueta contém todas as informações anteriormente preenchidas.

O cadastro de unidades e servidores é independente e defasado, o ideal é acessar a base do RH para obter informações reais.

Na tramitação externa há um problema adicional no controle de malotes. O envio é realizado apenas entre as unidades das capitais, o registro das informações dos correios é realizado de forma manual em um computador do setor de protocolo, em documentos a parte.

A tramitação de processos é realizada pelas unidades protocoladoras em alguns passos:

• Órgão de destino:
  • Campo aberto, sem nenhuma relação com a base de unidades e servidores.
• Número do processo:
  • Pode informar vários processos para tramitação.
• Despacho:
  • Uma observação, para cada processo. Este é o único momento que se pode dar um despacho em um processo.

• Geração do número da Guia de movimentação de Processo:
  • Neste momento é gerado o número da Guia de movimentação de Processo sendo sequêncial por unidade e ano.
  • O usuário deve anotar para utilizar no passo seguinte.

• Geração da guia:
  • Nesse momento deve-se informar o número gerado no passo anterior.
  • Gera-se duas guias idênticas para permitir imprimir “duas vias”.

O registro de recebimento pode ser feito pelo número do processo ou pelo número da Guia de Movimentação de Processo. É possível receber vários processos ao mesmo tempo.

A funcionalidade de juntada é precária, apenas registra que dois processos estão juntos a partir deste momento.
Sem regras quanto a cronologia dos processos (pode anexar um mais velho a um mais novo). Sem regras quanto a processos que estão em unidades distintas.

Como a maior parte das informações é informada manualmente, fica extremamente difícil obter informações realistas quanto a processos. Cada usuário informa as unidades, interessados, assuntos de forma própria (uns digitam as siglas das unidades, abreviam nomes, etc).

Não há geração de relatórios. Há necessidade de contabilização estatística da quantidade de processos.

O sistema possibilita a realização de consultas simples, com alguns detalhamentos:

• Detalhes do processo.
• Visualização das tramitações:
  • Detalhamento para verificação da confirmação de recebimento.

Registro parcial das operações, julgado precário.

O XDOC foi desenvolvido e é utilizado apenas na Coordenação de Tecnologia da Informação, contempla somente o controle de documentos não protocolados (não inclui processos). É desenvolvido em plataforma WEB utilizando Java, O acesso é realizado pela intranet (SISSEG) e possui manual do usuário.

Possui integração com o banco corporativo, para utilização de informações de unidades e pessoas.

Divisão do sistema:

• Caixa de entrada:
  • Pode ser pessoal ou da unidade.
• Área de trabalho:
  • Documentos manipulados no momento.

O cadastro de documentos é semelhante ao SIAPRO, com algumas validações adicionais. É possível realizar a tramitação inicial do documento já na hora do cadastro, informando a unidade de destino.

A numeração dos documentos é gerada pelo sistema, sendo sequencial por unidade e tipo, zerada a cada ano. Há possibilidade de informar o número do próximo documento, caso a unidade já possua alguns documentos o número não será necessariamente 1 (um), podendo começar do número que for informado em configuração específica.

As seguintes informações são necessárias no momento do cadastro:

• Assunto (campo aberto).
• Tipo do documento:
  • Os tipos de documentos são pré-cadastrados.
• Data de cadastro.
• Interessado:
  • Apenas um interessado. Este é um campo aberto para livre digitação.
• Número do protocolo (SIAPRO):
  • Apenas a referência do número, sem nenhuma integração.
• Signatário
• Descrição
• Observação

Envio com cópias

É possível enviar um documento para uma unidade e cópias para várias outras. Cada cópia é um documento independente, com mesmo número e ano, diferenciado pelo número da cópia e pela unidade de destino.

Vincular documento

É possível vincular dois documentos, sendo uma associação informal (não é juntada). No momento do cadastro do documento pode-se informar o documento principal ao qual será vinculado (o documento cadastrado será o 'acessório').

O sistema controla o registro de tramitações dos documentos. A tramitação pode ser interna ou externa:

• Tramitação interna com cadastro de unidades:
  • Na tramitação interna há o cadastro das unidades que podem ser utilizadas como destinatário.
• Tramitação externa com campo aberto:
  • Na tramitação externa há um campo aberto para informar qual a instituição de destino.

É possível marcar vários documentos para tramitação no registro de envio. Há um campo para observação da tramitação, onde será válido para todos os documentos em questão.
Quando há uma tramitação externa o sistema permite o registro do retorno, já que a instituição de destino não utiliza o XDOC. Assim, a própria unidade de envio registra o recebimento da instituição de destino.

O sistema permite o registro de anotações, sendo informações adicionais que seguirão com o documento. Esta funcionalidade é utilizada como registro de Despacho, já que não há um local oficial para despachos.

O sistema permite o registro de avocação de documentos, que consiste em atrair para si a responsabilidade pelo documento (puxar o documento de volta).

O sistema permite pesquisa por vários campos do documento, a visualização da localização do documento e a situação atual.

Estes são alguns dos relatórios gerados pelo sistema:

• Quantidade de documentos tramitados por caixa (servidor):
  • Possibilidade de detalhamento dos documentos, com quantidade de dias que o documento está na caixa.
• Quantidade de documentos no momento por caixa (servidor).

O sistema registra Todas as operações realizadas pelos usuários.

A instituição enfrenta problemas com a utilização da ferramenta atual de gestão documental, uma vez que não há um controle sobre a alimentação do sistema. Muitas vezes a tramitação física acontece mas os usuários não registram no sistema. Isto acontece por dois principais motivos:

• A ferramenta não possui os controles necessários, há muitos campos para livre digitação. Isso favorece a falta de prestígio da ferramenta.
• Os usuários não tiveram o treinamento necessário sobre gestão documental. São leigos em termos e operações específicas. É comum a prática de criar ofícios (um novo documento) para a tramitação junto ao documento, quando deveria-se fazer um despacho.

A instituição possui uma visão de futuro quanto a gestão eletrônica de documentos. O GESP é um sistema utilizado na segurança privada, representa um caso de sucesso onde os documentos são 100% digitais, sem a necessidade de papel.

As sugestões do Ministério da Justiça se aplicam aqui. Além disso foi ressaltada a necessidade da automação de tramitações entre os órgãos, onde o envio do documento/processo aconteceria com a transmissão das informações detalhadas.