Reunião: Gestão Documental - Estado da arte Departamento de Polícia Rodoviária Federal

O principal objetivo desta reunião é observar e entender o atual funcionamento da gestão documental no órgão, visando identificar aspectos que possam resultar em aprimoramentos no SIPAC.

Apresentação sobre os sistemas utilizados para gestão documental realizada por Alex Ribeiro com o acompanhamento de Zander Arruda. Os principais pontos discutidos foram:

• SAP.
• SISAQR.
• Necessidades de controle arquivístico.

Em seguida Zander Arruda apresentou o funcionamento do Setor de Arquivo da instituição, estratégias para armazenamento físico de processos, consulta e etc.

• Exemplo de Guia de Movimentação de Protocolo.
• Tabela de regionais da Polícia Rodoviária Federal (códigos das unidades).
• Pacote de arquivos contendo Legislação Arquivistica (Leis, portarias, resoluções Conarq).

O Sistema de Acompanhamento de Processo (SAP) foi implementado em plataforma Web e é utilizado pela instituição desde 2002. Todas as unidades regionais utilizam o mesmo sistema, uma instância apenas está instalada na unidade sede em Brasília.

O sistema apresenta diversos problemas relacionados a utilização e performance. Há relatos que as consultas de Processos são precárias, algumas pesquisas mal formuladas deixam o sistema indisponível. O sistema apresenta erros de modelagem, em tarefas de manutenção foram adotadas ações paliativas que dificultam a utilização do sistema, como por exemplo:

• Há reclamações alegando que as funcionalidades estão sendo reduzidas para os usuários por conta de limitações do sistema.
  • As opções de busca foram reduzidas para evitar que o sistema fique sobrecarregado.
  • Buscas mais gerais foram retiradas do sistema, as buscas agora exigem a informação mais detalhada de vários dados do processo.

Aparentemente o sistema não suporta o volume de dados manipulado nem a quantidade de acessos dos usuários, provocando lentidão em alguns horários do dia. O sistema compartilha recursos de hardware com outros sistemas e com o Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Durante seu desenvolvimento indicaram crescimento desordenado provocando comportamentos inesperados e soluções de correção de emergência. Os entrevistados relataram não crer em sobrevida deste sistema dentro de um ano.

A numeração de documentos é diferenciada da dos processos, são sequências distintas. Não há relação entre documentos e processos. Quando se faz necessário realizar a autuação do documento (para que se torne um processo) é feita a solicitação, porém gera um retrabalho para o cadastro de processo (cadastra-se um novo processo com as mesmas informações do documento). Não há um cadastro de categoria para diferenciar documentos de processos, não há possibilidade e associar documentos e processos.

• Número de origem (campo livre: número/ano sigla setor, todas as informações juntas):
  • Cada setor controla sua numeração sequêncial.
• Data de expedição (data de criação).
• Tipo do documento (pré-cadastrado):
  • Memorando, ofício, etc.
• Assunto (pré-cadastrado):
  • Documentos do CONARQ prevêem os assuntos possíveis.
• Interessado (campo livre):
  • Sempre unidade de origem, que criou o documento. Normalmente usa-se a sigla da unidade.
• Destinatário (campo livre):
  • Não necessariamente utilizado na primeira tramitação, na movimentação pode-se encolher unidade diferente, causando divergência nas informações (pode estar destinado a uma unidade e ser enviado inicialmente para outra). Normalmente usa-se a sigla da unidade.
• Observação:
  • Normalmente usa-se o assunto real do documento (Ex. solicitação → abertura de volume x).

• Cada setor controla sua numeração sequêncial.
• Anota-se o número no próprio documento, a numeração segue o padrão: radical–cincoDígitos/ano.
• O formato da numeração é semelhante para documentos e processos, para diferenciar um documento de um processo utiliza-se o seguinte artifício:
  • Documento: radical–cincoDígitos/ano (o traço simboliza documento).
  • Processo: radical.cincoDígitos/ano (o ponto simboliza processo).

A movimentação de documentos acontece entre unidades. Não há informações sobre despacho, parecer, sobre o que acontece com o documento nas unidades pelas quais tramita.

O fluxo de movimentação é o seguinte:

• Seleciona a unidade de destino (pré-cadastrada).
• O documento vai pra uma área de envio.
• Seleciona os documentos necessários (podem ser vários):
  • Gera-se uma guia de movimentação para todos os documentos selecionados.
• O número da guia é gerado, a numeração segue o padrão: radical-seisDígitos/ano:
  • O formato da numeração é semelhante para documentos e processos, para diferenciar um documento de um processo utiliza-se o seguinte artifício:
    • Documento: radical–seisDígitos/ano (o traço simboliza documento).
    • Processo: radical.seisDígitos/ano (o ponto simboliza processo).
• Possibilidade de impressão da guia de movimentação.
• Total de páginas da guia:
  • Envio de centenas de processos ao mesmo tempo.
• Total de documentos.

No ato do recebimento o usuário assina a guia impressa. Em tramitações entre unidades próximas e quando a quantidade de documentos é pequena, a assinatura da guia é descartada (prevalecendo uma relação de confiança entre as unidades).

O usuário confirma o recebimento do documento:

• O recebimento deve ser seletivo (apenas dos documentos que realmente chegaram fisicamente):
  • Se um documento não chegou fisicamente é preciso registrar o recebimento apenas dos demais documentos de uma guia.
• Há uma opção para o recebimento da guia completa.

O cadastro de processos deixa a desejar informações sobre despachos, controle de arquivamento e temporalidade. Não há possibilidade de digitalização de processos para armazenamento no sistema.

A numeração de processos é diferenciada da dos documentos, são sequências distintas. Não há relação entre processos e documentos.

• A numeração segue o padrão: radical.cincoDígitos/ano.
• O formato da numeração é semelhante para documentos e processos, para diferenciar um processo de um documento utiliza-se o seguinte artifício:
  • Processo: radical.cincoDígitos/ano (o ponto simboliza processo).
  • Documento: radical–cincoDígitos/ano (o traço simboliza documento).
• Para processos internos a numeração é controlada pelo sistema. Para processos externos o campo é de livre digitação.
• Os processos que envolve financeiro usa a mesma regra dos processos externos, onde a numeração é de livre digitação.
  • Esta é uma medida paliativa para suprir uma necessidade da instituição.

O sistema possui a funcionalidade de geração e impressão das etiquetas de Processos:

• A numeração da etiqueta é sequêncial por unidade.
• O sistema faz critica se o usuário tentar gerar uma etiqueta com numeração repetida.

Possibilita impressão da etiqueta com informações do processo, a ser colada na capa:

• Posição da etiqueta.
• Imprimir observação.
  • Há processos sem observação, o sistema poderia ocultar caso não houvesse.
• Imprimir número original.
• Pré-visualização em PDF.

• Assunto (pré-cadastrado).
• Interessado (campo livre, pode ser pessoa, empresa, órgão, unidade interna).
• Destinatário (campo aberto, normalmente sigla).
• Data expedição (geração do documento).
• Número original do documento (aceita S/N):
  • Usado em caso de termo de autuação, auto de infração, etc.
    • Em caso de multa, o processo é encaminhado para a regional para autuação.
  • Como não existe associação entre documentos e processos, este é a única referência existente.
• Tipo do documento (pré-cadastrado):
  • Processo sempre inicia com um documento.
• Observação (campo livre):
  • Aparece na etiqueta.

A movimentação de processos se assemelha a movimentação de documentos. A movimentação de processos acontece entre unidades internas (setores), para unidades regionais (existe uma em cada estado brasileiro) ou para instituições externas. Não há informações sobre despacho, parecer, sobre o que acontece com o documento nas unidades pelas quais tramita.

O sistema emite uma Guia de Movimentação de Processo Detalhado (GMPD) para cada movimentação.

As movimentações entre unidades internas (setores) ou entre unidades regionais da instituição:

• As movimentações entre unidades internas (setores) acontecem sob o controle do Núcleo de Protocolo e Arquivo.
  • O processo tramita para o Núcleo de Protocolo e Arquivo, que se encarregará de fazer as verificações necessárias e encaminhar para a unidade de destino.
• As movimentações entre unidades regionais acontecem sob o controle dos Núcleos de Protocolo e Arquivo de ambas as unidades regionais envolvidas.
  • O processo tramita para o Núcleo de Protocolo e Arquivo da unidade regional, que se encarregará de enviar para o Núcleo de Protocolo e Arquivo da unidade regional correspondente.
  • Todas as tramitações entre unidades regionais são controladas pela unidade sede em Brasília. Esta centraliza as tramitações enviadas pelas unidades regionais e se encarrega de fazer os encaminhamentos necessários.
  • Em caso de tramitação entre unidades regionais (que são intermediadas pela unidade sede em Brasília), é gerada uma guia diferenciada denominada TD (Transporte de Documentos):
  • Guia mais simplificada, contém apenas os números dos processos que estão sendo transportados, sem muitos detalhes. Isso porque normalmente são muitos processos por vez, facilitando a conferência.
  • Há um campo para informar o número do malote dos Correios, já que o transporte entre as unidades regionais é feito utilizando seus serviços.

Há a possibilidade de um processo ser enviado ou recebido de outra instituição. O envio e recebimento externo é muito comum entre a DPRF e o Ministério da Justiça.

A tramitação com outros órgãos acontece como se estes fossem unidades:

• O registro do recebimento é realizado por um usuário da própria DPRF, como se fosse um usuário da instituição de destino:
  • A guia de movimentação assinada pelo usuário da instituição de destino registra o recebimento físico do processo.
• Em caso de tramitação externa são geradas duas vias da guia de movimentação, uma fica na instituição de destino e a outra retorna assinada.

O sistema possui o controle do registro de juntada por apensação de processos, não existe a funcionalidade de juntada por anexação. Apenas os Núcleos de Protocolo e Arquivo das unidades é que podem realizar esta operação.
A solicitação de juntada por apensação de processos é realizada através de despacho ou memorando e é gerada manualmente em separado (modelo de documento no Microsoft Word, disponibilizado na rede interna). O termo de juntada por apensação é gerado manualmente em separado (modelo de documento no Microsoft Word, disponibilizado na rede interna).

• Número do processo principal:
  • Faz critica quanto a temporalidade do processo (este deve ser o processo mais antigo).
• Número do processo apensado (processo acessório)

Após a realização da juntada por apensação o sistema não permite o registro de movimentações do processo acessório.

As consultas no sistema possuem o resultado limitado a 100 (cem) registros, possuem baixa performance e o resultado apresentado é confuso.

• Número do processo.
• Unidade de origem.
• Interessado no processo.
• Assunto do processo.

O sistema apresenta poucas opções de relatórios:

• Relatório gerencial (quantitativo)
  • Quantidade de processos autuados.
  • Quantidade de processos emitidos/recebidos.
  • Quantidade de processos sob a guarda do setor.
  • Quantidade de processos excluídos.

O Sistema de Controle de Arquivo (SISARQ) é desenvolvido para WEB e é utilizado pelo Núcleo de Arquivo da instituição. Trata-se de um sistema independente e experimental, com acesso parcial a base comum. O foco é o controle dos documentos/processos enviados para o arquivo. Não possui manual do usuário.

Algumas soluções paliativas foram implementadas para suprir a deficiência em algumas funcionalidades. Um exemplo é uma numeração diferenciada para Processos financeiros com sequência, para identificação visual.

O setor de arquivo pode alterar o código do assunto, para arquivamento correto.

Informações sobre localização física:

• Corredor
• Estante
• Prateleira
• Caixa

Representantes da instituição demonstraram interesse em conhecer o Sistema de Protocolos do SIPAC.
Demonstração de urgência em uma solução alternativa para Gestão Documental, o sistema atual parece não corresponder a demanda.
Interesse em biometria para registro de envio e recebimento de processos.

As sugestões do Ministério da Justiça se aplicam aqui.

Controle arquivistico

Temporalidade (guarda, do processo, independente dos documentos peças)

• Sugestão de mapa do arquivo para identificação da estrutura (corredores, estantes…)
• Temporalidade (prazo para eliminação de documentos, de acordo com a classificação)
  • Documentos a eliminar por mês/ano
  • Solicitação de eliminação
  • Ratificação do arquivo nacional, publicação em diário oficial, etc…
  • Eliminação acidental

Classificação (decreto)

• Regras para arquivo corrente, do setor (com prazo de permanência, um ano no corrente depois elimina, por ex)
• Regras para arquivo intermediário (com prazo de permanência, depois eliminado, por ex)
• Arquivo permanente

• O sistema deve auxiliar na informação do momento de descartar processo, relatórios que indiquem o que fazer com os processos físicos (destruir, encaminhar para arquivo permanente, etc)